今回は ChatGPT を利用して、営業時間外にかかってきた電話に自動音声で応えるための「時間外アナウンスの例文」作りに挑戦します。今回実際に検証してみた結果、90%くらいの精度で自社に合った時間外アナウンス用の例文作りが可能なことが分かりました。
はじめに
まずは ChatGPT で時間外アナウンスの例文を作る前に、「時間外アナウンス」というサービスについて、弊社が用意しています「時間外アナウンスの例文」を確認してから、実際に ChatGPT で検証していきたいと思います。
時間外アナウンスとは？
「時間外アナウンスとは、会社の営業時間外や定休日など物理的に電話応対ができない時にかかってきた電話に対して、自動音声で流すガイダンス (案内) になります。
弊社では電話代行サービスの一部又はオプション機能、お得な別サービスとして「時間外アナウンス」、「時間外アナウンス+留守機能」サービスを提供しております。
時間外アナウンスの例文を確認
それでは「時間外アナウンス」の例文を先に確認しておきましょう。営業終了後に流す時間外アナウンスの例文は以下のようになります。
「お電話ありがとうございます。本日の営業は終了致しました。恐れ入りますが、おかけ直し下さいますようお願い申し上げます。」
あとはニュアンスや状況に応じて渋谷オフィスでは10個の定型文を用意しています。それでは早速 ChatGPT で時間アナウンスの例文を作ってみたいと思います。
ChatGPT で営業時間外の電話応対用の例文を作成する
まず、ChatGPT で何か文言 (テキスト) を生成する場合は、前の記事「ChatGPT で効率良くビジネスメールを書く方法」でも触れていますようにプロンプトを詳しく明確に詳細を記載することで、ChatGPT が生成するテキストの精度も向上します。
【関連記事】 ChatGPT で効率良くビジネスメールを書く方法
ということで早速以下のように ChatGPT に、営業時間外の例文を作って欲しい旨投げかけました。
Q. 営業時間外用に電話応対する例文を作って。私は不動産会社で、営業時間は9時から19時まで、定休日は土日と祝日です。
普通の人だと「営業時間外用に電話応対する例文を作って」と入力して終わってしまいますが、それだとあなたの会社がどんな会社で、何時から何時まで営業しているのか？定休日はいつなのか？というような情報が欠けていますので、これだとかなりアバウトな (範囲の広い) 例文が返ってきます。
試しに「Q. 営業時間外用に電話応対する例文を作って」だけ入力した場合は、ChatGPT から以下のようなテキストが返ってきます。
A. 「お電話ありがとうございます。こちらは営業時間外のため、現在スタッフが不在となっております。お手数をおかけいたしますが、明日の営業時間に改めてお電話いただくか、メッセージを残していただけますと幸いです。何かご質問やご相談がございましたら、明日以降の対応となりますが、お力になれることがあれば、精一杯ご対応させていただきます。今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。」
お伝えした通り、かなり余計な文言を含んだ例文が出来上がりました。これでも例文の参考になりますが、もっと精度を上げることができます。
そこでポイントになるのが、メタ的な情報を加えます。「不動産会社」であること、「営業時間は9時から19時まで」であること、「定休日は土日と祝日」であること。これで ChatGPT から返ってくるテキストの精度が高くなります。ChatGPT から返ってきた応えが以下になります。
A. 「いつもお世話になっております、XYZ不動産の ChatGPT と申します。大変恐れ入りますが、現在は弊社の営業時間外となっております。営業時間は平日の9時から19時までとなっておりますが、今回はお問い合わせの件につきましては、明日以降に改めてご対応させていただきます。また、弊社の定休日は土日・祝日となっておりますので、ご了承くださいませ。何かご不明点等ございましたら、お手数ですが明日以降にお電話いただけますようお願い申し上げます。今後ともよろしくお願いいたします。」
最後に少し編集を加えて完成
ほぼほぼ完璧というか、少し添削をすればそのまま自社の時間外アナウンスとして利用することが可能です。このままですと少し長いので、少し編集を加えます。
「いつもお世話になっております、〇〇不動産です。大変恐れ入りますが、現在は弊社の営業時間外となっております。弊社の営業時間は平日の9時〜19時までとなっております。大変お手数ですが明日以降にお電話いただけますようお願い申し上げます。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。」
こんな感じでどうでしょうか？このように ChatGPT を使うことで、会社の時間外アナウンスの例文作りもできてしまうことが分かりました。
