ビジネスマンは毎日忙しい日々を送っています。オフィスにいる時は電話応対が可能かもしれませんが、会議、営業、外出時など、オフィスを不在にした際の電話応対は難しいでしょう。
それでもお構いなしにかかってくるのが電話というものです。ビジネスマンの皆さんは、電話に出られなかったときには、どのように対処していますでしょうか?
電話に出れない時の対処法
電話に出れない時の対処法として、「できる限り早めに、折り返しの電話を入れる」か「電話代行サービスを利用して不在時の電話応対をアウトソーシングする」の2つの対処法があると思います。以下で詳しく説明します。
1. できる限り早めに、折り返しの電話を入れる
不在時や電話に出ることができなかった時に、着信履歴や留守番電話から相手が誰であるかを確認できる場合は、可能な限り早めに折り返しの電話を入れるようにしましょう。
その際に、留守番電話に留守電が残っている場合には、きちんと要件を確認してから、その要件に答えられるようにしておきましょう。着信履歴のみしか確認できない場合は、相手にきいてみたいと分かりませんので、折り返し電話で要件を確認するしかありません。
・テキストメッセージの送信
状況によって直接電話をかけることができない場合、または相手が忙しそうに見える場合は、メールやチャットなどでテキストメッセージを送ることを検討しましょう。メッセージには、電話に出られなかったことを謝罪し、折り返しの電話をする意向を伝えるようにしましょう。
2. 留守番電話やボイスメールを活用する
不在時には、事前に設定した留守番電話やボイスメールにメッセージを残してもらうよう促します。丁寧な挨拶や折り返し連絡のタイミングを伝えることで、相手に安心感を与えられます。
3. 自動返信メッセージの利用
スマートフォンやVoIPサービスを利用して、不在時に自動でSMSやメールを送信する機能を活用します。「ただいま電話に出られませんが、後ほどご連絡いたします」といった内容を送ると便利です。
4. 電話代行サービスを利用して不在時の電話対応をアウトソーシングする
電話代行サービスを利用して、不在時にかかってきた電話応対がアウトソーシングして、応対内容をメールやチャットで送って貰うことです。詳しく電話が出られな時の対処法を見てみましょう。
折返し電話を入れる際の作法
折り返しの電話を入れる際には、相手に対する礼儀や配慮がとても重要です。まず、できるだけ早めに折り返しの連絡を入れるよう心がけましょう。相手が長時間待たされると、不安や不満を感じることがありますので、迅速な対応は信頼を保つ上で大切です。次の点に注意して電話をかけましょう。
・簡単な謝罪
まず最初に簡単な謝罪の言葉を述べましょう。例えば、「お電話頂きましたようで、出れずにすみません」など簡単で構わないので、電話に出れなかったことをさらりと触れましょう。これはコミュニケーションをスムーズに行う前置きみたいなものですので、あまり大袈裟に謝る必要はありません。
・電話に出られなかった理由を簡潔に伝える
電話に出られなかった理由を簡潔に伝えるのも良いと思います。会議中だった、移動中だった、または単に電話が聞こえなかったなど、電話に出れなかった理由は人それぞれです。
「外出中、移動中で電話に出ることができませんでした」、「取り込み中で電話に出ることができませんでした」など、簡潔に折返し電話の前置きとして理由を述べるのも手です。
・折返し電話を入れるタイミング
そしてもう一つ考慮したいのが、折返し電話を入れるタイミングです。折返し電話は、相手の着信や留守電などに気付いたら、可能な限り早く折り返すことが理想的とされますが、折返し電話に相手が出なければ意味がありません。
例えば、営業終了時間とされる19:00頃に折返し電話を入れても、相手はもう帰路の途中かもしれませんし、電話に出れない可能性もありますし、相手からしたら迷惑な時間かもしれません。その場合は、例えばメールで要件を伺うなど、翌日以降に連絡するなど、相手の状況に合わせて折返し電話を入れるようにしましょう。
折り返し電話のマナーについて
折り返し電話を入れる際には、ただ電話をかけ直すだけではなく、相手への配慮を示すマナーが大切です。以下に挙げるポイントを意識することで、丁寧でスムーズな対応ができ、相手との良好な関係を築くことができます。
1. 簡単な謝罪をする
最初に、電話に出られなかったことについて一言お詫びをしましょう。「先ほどはお電話に出られず申し訳ございません」など、簡潔で構いませんが、誠意を伝えることが大切です。
2. 必要に応じて、電話に出られなかった理由を伝える
相手によっては、電話に出られなかった理由を伝えると良い場合があります。例えば、「外出中だったため」「会議中だったため」など、簡潔で差し障りのない理由を述べましょう。ただし、理由を伝える必要がない場合や、言い訳に聞こえそうな理由は避けるのが無難です。
3. タイミングを考慮する
折り返し電話をかけるタイミングはとても重要です。できるだけ早めにかけ直すのが理想ですが、相手が忙しい時間帯を避ける配慮も必要です。特に、早朝や深夜に電話をかけるのは避けましょう。どうしてもその時間帯になってしまう場合は、事前にメールやメッセージで許可を得ると良いでしょう。
4. 自分が誰であるかを明確に伝える
初対面の相手や電話に出た人が自分を知らない場合は、最初に自分の名前や所属、用件を簡潔に伝えましょう。例えば、「先ほどお電話をいただきました、〇〇会社の〇〇と申します」といった形で名乗るのが基本です。
5. 要件をきちんと伺う
折り返し電話をする目的は、相手の要件を確認することです。「先ほどはお電話ありがとうございました。どのようなご用件でしたでしょうか?」と丁寧に伺いましょう。もしその場で対応できない場合は、後ほど改めて対応する旨を伝えると良いです。
【参考例】理由を伝える場合
「先ほどはお電話に出られず、申し訳ございません。外出中で対応ができませんでしたが、改めてお電話させていただきました。お手数ですが、先ほどのご用件をお伺いできますでしょうか?」
折り返し電話は、相手への誠意を伝える大切な機会です。これらのマナーを守り、丁寧な対応を心がけることで、信頼感や印象を高めることができるでしょう。
電話代行サービスを利用して、不在時の電話応対を管理しよう
営業や会議、外出先での仕事が多く、オフィスを留守にすることが多い方にとって、電話応対が難しい状況は珍しくありません。そのような場合、電話代行サービスを利用することで、効率的に電話業務を管理することができます。
電話代行サービスでは、あなたの代わりにプロの電話秘書が対応してくれるため、不在中でも顧客やクライアントに対して迅速で丁寧な応対が可能です。このサービスを活用することで、以下のようなメリットがあります。
・不在時の電話応対をすべて代行
電話代行サービスを利用すれば、あなたがオフィスにいない時でも、電話秘書がすべての着信を対応してくれます。これにより、大切な電話を逃す心配がなくなり、顧客との信頼関係を損なうリスクを大幅に軽減できます。
・応対内容をリアルタイムで共有
電話秘書が応対した内容は、メールやチャットを通じて即座に共有されます。そのため、外出先でもスマートフォンやPCで内容を確認することが可能です。また、通話の音声データを記録し、後で聞き返すことができるサービスもありますので、より詳細な情報を把握したい場合に便利です。
・顧客満足度の向上
不在時に「電話に出られない」という状況を回避できるため、顧客やクライアントの満足度が向上します。特に初めての問い合わせやクレーム対応など、迅速な対応が求められる場面では、電話代行サービスが大きな役割を果たします。
・業務効率の向上
電話対応に追われることが減るため、営業や会議など本来の業務に集中することができます。また、複数の電話が同時にかかってきた場合でも、秘書が分担して対応してくれるため、抜け漏れがありません。
・カスタマイズされた対応
多くの電話代行サービスでは、事前に応対の仕方や回答内容を指定することができます。たとえば、「特定のクライアントからの電話は転送する」「商品の在庫状況に関する質問にはテンプレートで答える」など、あなたの業務に合わせた対応が可能です。
電話代行サービスは、ただ不在時の応対をカバーするだけでなく、業務全体の効率化や顧客対応の質を向上させる強力なサポートツールとなります。忙しい日々の中で「電話に出られない」という悩みを解消し、信頼されるビジネス運営を実現しましょう。