今回は事業者様が電話代行を検討すべきタイミングについてご紹介します。
人手が足りない、でもなかなか良い人材が見つからない ...、営業電話で社員が疲弊している、仕事が思うように進まない ...、オフィスワークからテレワーク・在宅勤務に移行したい、でも会社で受けていた代表電話の応対をどうしよう ... こんな時こそ電話代行の検討・導入するタイミングです。
人手が足りなくなってしまった
ライフイベントなどで自社の要となる事務スタッフが仕事を辞めることになってしまい、その社員は古株で、自社にとって会社の潤滑油となるような人材でした。この社員が辞めてしまってから、代わりとなるような社員の求人をかけていますが、なかなか良い縁に巡りあいません。
このように会社のキーパーソンとなるような社員が退職することは多くの企業にとって大きな打撃となります。そのような状況で、新しい人材を探すには時間がかかることがあります。
納得いく人材を探したり募集をかけたり、そのような人材に巡り合うには時として時間がかかるものです。なかなか良い人材が見つからないと妥協したくなる気持ちも出てくるかもしれません。
又、その間に他のスタッフの負担が増えることは避けたいところであり、新しい人材探しに焦ってしまうことがよくあります。このような時にどうしたらいいのでしょうか？
一時的なつなぎとして電話代行を活用
こんな時こそ、電話代行サービスを利用することで、一時的に業務の負担を軽減することができます。特に、電話対応は日常業務の中で非常に重要な部分を占めているため、この部分をスムーズに運用することで、他の業務に集中することができます。
電話代行を一時的なつなぎとして利用することで、その間に会社にとって良い人材を見つかるまでの時間稼ぎをすることが可能だと思います。使い方によって電話代行サービスは、一時なつなぎとして、オフィスワークの機能を守ることができます。もちろん電話代行は、長期なサービスとして多くの会社に取り入れられています。
営業電話が多過ぎて仕事が進まない
ある会社では、かかってくる電話の半分以上が営業電話！という会社もあるようですが、営業電話が多いとその電話応対に時間を取られてしまい、本当にやらなくてはいけない仕事が進まない ... というような事態に陥ってしまいます。
営業電話が厄介で困る点には、かかってくる電話が営業電話か？分からないため避けようがなく、発信通知などがあれば着信拒否をすることも可能ですが、番号を変えてきたり発信通知を切って電話をかけてくるなど、なかなか回避することが難しいというのが現状です。
営業電話が長引くと、その時間でできるはずだった他の仕事が滞ってしまいます。さらに、繰り返される営業電話は、社員の精神的な負担も増加させます。
以上のことから営業電話が通常の電話よりも多くなったり、社員が日々の営業電話で疲弊していたり業務に支障が出てきた、という場合は早めに電話代行の利用を検討しましょう。
営業電話を放ったらかしておくと、自社の社員が営業電話に精神的に参ってしまうことがよくあります。こうなると会社運営の損出にもなりますので、営業電話が酷くなってきたら注意が必要です。
テレワークや在宅勤務になったタイミング
オフィスワークからテレワークや在宅勤務に変更になったというタイミングも、電話代行を導入するにはとても良いタイミングです。テレワークや在宅勤務を取り入れている多くの企業が、社内の連絡ツールとしてチャット連絡を取り入れていると思います。
社内の連絡ツールとしてチャットを取れ入れることで、オフィスに出社しなくても密に社内のスタッフ同士で連絡が取れるわけです。テレワークや在宅勤務に切り替わる時には、必ずこれまでオフィスで受けていた代表電話の応対をどうするか？
というような問題が出てくるかと思います。そこで電話代行を利用し、社内で利用しているチャット連絡を組み合わせることで、会社にかかってきた電話内容をチャットで瞬時に社内で共有することができるようになります。
これであれば顧客応対が滞ってしまったり、顧客応対のスピードが損なわれることがないと思いますので、安心してテレワーク、在宅勤務に移行することが可能です。
