個人事業主の場合、お客様に対応中には電話に出ることができません。特にパーソナルスタジオやマッサージ師といった一人で運営する職場では、お客様対応している時に電話に出れないのはビジネスチャンスを逃してしまうため、必ず解決しなければいけない問題です。
個人事業主の事業者様で、電話対応ができない時は留守番電話でも良いのでは?と思われている方もいると思います。外部サービスを利用するのは大変そうだし、留守番電話なら要件がある人は留守電を残してくれるはずなので、ビジネスチャンスを逃すこともないのでは?と。
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この会社に電話しても出ないという烙印を押されてしまう
しかしこれは都合の良い一方的な解釈で、ビジネスはそんなに甘いものではありません。常に留守電を設定することで、顧客やクライアントは「この会社はずっと留守なんだな ... 」というような印象を与え、そのような烙印を押されてしまいます。
もしあなたが顧客やクライアント側で、何か要件があって会社に電話したとします。最初のうちは留守電に要件のメッセージを入れるかもしれませんが、ずっとそれが続く場合、電話を切ってしまうでしょう。
顧客が複数回連絡を試みたにもかかわらず、毎回留守電に切り替わってしまう場合、その会社や事業主に対して顧客は「不信感」や「応答が遅い」といったネガティブな印象を持ってしまいます。
これは特にリピーターや新規顧客の獲得にマイナスで、彼らは「ここはいつも留守のようだ」と感じ、次の候補に移ってしまうでしょう。
顧客は基本的に即時の応答を期待している
電話で連絡をした顧客やクライアントは、基本的に即時の応答を期待しています。特に新規の問い合わせや急な要望を持つ顧客にとっては、すぐに対応してもらえるかどうかが、信頼度や安心感に直結します。
しかし、留守番電話が頻繁に設定されている場合、「この会社は対応が遅い」「忙しすぎて対応できないのでは?」といった不安や不信感を抱かせてしまう可能性もあります。
メッセージを残さない顧客の存在
留守番電話に期待する大きな誤解の一つが、「要件がある顧客なら必ずメッセージを残してくれる」というものです。ですが、実際にはメッセージを残す顧客は少数派です。
多くの人は、ビジネスであれば応答があるのが当然と感じており、メッセージを残すよりも他のサービスに切り替えることがよくあります。
ビジネスを長期的に成長させるためには、顧客の行動パターンを理解し、電話応答できる体制を整える必要があります。
留守番電話ではコミュニケーションが成立しませんので、顧客は見切りをつけてしまいます。ここで必要なものはクッションです。留守番電話ではなく、電話代行サービスなどのような外部サービスを利用して、一次応対に対応することです。
電話代行サービスの必要性
このような留守番電話の課題に対して、電話代行サービスの利用は個人事業主にとっての有効な解決策です。電話代行サービスは、事業主が顧客対応中や外出中でも迅速かつ丁寧な一次応対を提供してくれるため、顧客からの信頼と安心感を維持できます。
・プロによる一次応対で信頼性向上
電話代行サービスでは、プロの電話秘書が顧客からの電話を受け取り、必要に応じてメッセージを記録します。
これにより、顧客は「すぐに対応してくれる」という安心感を持つことができ、事業主も顧客対応の心配をせずに目の前の業務に集中できます。
また、一次応対があることで「きちんと対応してくれる事業」という印象を与えられ、リピーターや口コミによる新規顧客の獲得にもつながります。
・ビジネスチャンスを逃さない対応体制
電話代行サービスでは、営業時間内であれば忙しい時間に部分的に活用するなどフルで利用することも可能です。これにより、営業時間中の電話対応を逃さない体制が整います。
留守番電話では対応できなかった顧客からの問い合わせや相談に即座に対応し、次に繋げることができますので、顧客満足度が高まります。