外出時や業務が立て込んでいる時間帯の電話対応を外部化し、業務効率を高めることを目的に電話代行サービスを導入しました。検討を進める中で、「重要な電話は取り次いでほしい」という希望にも対応できるサービスを探していたところ、渋谷オフィスの「シンプルプラン」に辿り着きました。
民事・家事・債務整理などの一般民事を中心に、地域の個人の方からの相談を幅広く受けている弁護士です。
日々の相談対応にあたっています。独立後は紹介やWeb経由での問い合わせが増え、相談対応や外出、期日の準備などで事務所を不在にする時間も多くなりました。
その中で、「電話を取りこぼさずに対応したい」という思いと、「目の前の業務にしっかり集中したい」という両立が課題となっていました。
弁護士業務は、裁判所対応、外回り、依頼者との面談などで、どうしても事務所を離れる時間が発生しています。そのため、
という状況が続き、「忙しい時・外出時の電話対応」を外部化して業務効率を改善させたいと思うようになりました。
電話代行導入にあたって、解決したい課題は次の3点です。
1ヶ月にかかってくるコール数と用途を踏まえ、「シンプルプラン」を検討しています。最初はスタータープランがリーズナブルで気に入りましたが、コール数が20件では足りないと思いました。
＜選定理由＞
・スタータープランの2倍となる40件/月のコール数。忙しい月でも“最低限の受電枠”を確保できる
・必要なときは電話を取り次げる（通話接続で「秘書経由→本人へ」）
・応対内容をメールで連絡してくれる
＜必要な機能＞
・ある程度のコール数
・電話の取次ぎ
・応対内容のメール連絡
電話秘書
ご要望の相談内容ですと、月額5,000円の「シンプルプラン」に、オプション機能として「通話接続サービス (月額500円)」を追加頂くことで応対が可能になります。
シンプルプランは1ヶ月に対応可能なコール数40件、メール連絡、時間外アナウンス（定型文）が含まれています。
そのため、営業時間外の着信にも電話秘書のメッセージを流してご案内することができます。
電話の取次ぎに関しては、 オプション機能の通話接続を利用することで、大事なお客様からの電話があった場合は、電話秘書が一次応対をしてから、そのままお電話を本人様の携帯電話に内線電話のようにお繋ぎすることもできます。
電話代行を導入後、特に大きな変化を感じたのは、外出中でも「重要な電話はつないでもらえる」という安心感が得られた点です。
すべての電話をそのまま取り次ぐのではなく、まず電話秘書の方で要件を整理してもらえるため、折り返し対応もスムーズになりました。
また、コストを抑えながら月40件の受電枠があることで、忙しい時は電話対応をお願いして自分の業務に集中することができています。
「できるだけリーズナブルに、最低限の受電数を確保しつつ、必要なときだけ確実に取り次いでほしい」という目的に対して、シンプルプラン＋通話接続は非常にバランスの取れた選択だったと感じています。
