不動産管理会社で働く社員のワークライフバランスの改善に電話代行を導入し、職場環境の改善に取り組みました。
弊社は中小規模の不動産管理会社で、賃貸物件の管理と仲介を主な業務としています。創業10年で、従業員数は10名です。
物件・内見の問い合わせが多く、特に朝と夕方のピークタイムに電話応対が追いつかない時があります。社員は各自クライアント業務をこなしながら、事務所にいる時は電話応対するというような感じで、電話応対の担当スタッフはいません。
かかってくる電話が多いと社員も自分の仕事が進みませんので、社員の士気が下がってしまうことを危惧しています。当初は電話応対の事務スタッフを雇おうと思ったのですが、中々良い縁に巡り会えないのと、人手不足の影響か、既に良い人材は労働市場に駆り出されており、そういったミスマッチも既に進行しているように感じています。
そこで、すぐにプロの電話応対が期待できる「電話代行サービス」を導入することにシフト致しました。
不動産・物件の内見予約等の電話応対が必要になりますので「各種予約受付」、コール数が250件に対応しています「エグゼクティブプラン」を選択しようと考えています。
また休日、祝日等社員が事務所にいない日は音声ガイダンスを流し、営業時間の案内と伝言を受け付けたいと思いますが、可能でしょうか？
電話秘書
この度は電話代行サービスをご検討頂き誠にありがとうございます。
まずプランについてですが、F様が仰る通り「各種予約受付」に対応しましたエグゼクティブプランがベストだと思います。予約受付に対応していないと、都度ご要件を伺い折り返し応対になってしまうため、F様の場合は「予約受付」に対応したサービスが必須になります。
同プランは、電話のお取次にも対応していますので、緊急を要するお電話があった場合は、お客様から受けたお電話をそのまま内線電話のように担当スタッフの携帯電話にお繋げすることも可能です。
休日など営業時間外の音声案内 & 留守番電話にも対応しております。エグゼクティブプランには「時間外アナウンス＋留守機能」が含まれておりますのでお任せ下さい。
電話代行のおかげで、社員が電話応対に追われることが無くなり、ワークライフバランスが改善されたと実感しています。
電話代行を導入してから、Tさんはクライアントとのミーティングやシステム開発に集中することができ、業務効率が大幅に向上しました。
電話代行を導入してから、社員がクライアント業務に専念できる環境が整いました。以前は電話応対が本業の妨げになっていましたが、今はその心配もなくなりました。
また当たり前の話かもしれませんが、電話応対の質が向上し、顧客からの反応も前より良くなったように感じています。当初は事務スタッフを雇うことを考えていましたが、思い切って電話代行を導入して成功でした。ありがとうございます。
