不動産管理会社で働く社員のワークライフバランスを見直すため、電話対応による業務負担の軽減を目的として電話代行サービスを導入しました。営業時間中に集中しがちな問い合わせ対応を外部に任せることで、社員は本来注力すべき業務に集中できるようになり、残業時間の削減や精神的な負担の軽減にもつながりました。
弊社は中小規模の不動産管理会社として、賃貸物件の管理および仲介業務を主軸に事業を展開しています。
創業から10年にわたり、地域に根ざしたきめ細やかな対応を強みとして、オーナー様・入居者様の双方に安心してご利用いただけるサービスを提供してきました。
現在の従業員数は10名と少数精鋭の体制で、物件管理から入居者対応、契約手続きまでを一貫して行い、迅速かつ柔軟な対応を心がけています。
物件や内見に関するお問い合わせが多く、特に朝や夕方のピークタイムには電話応対が追いつかない状況が続いていました。
社員はそれぞれ担当するクライアント業務を進めつつ、事務所にいる際に手が空いた人が電話に出るという運用で、専任の電話応対スタッフは置いていません。
そのため、電話が立て続けに入ると業務が中断され、本来の仕事が進まなくなることが多く、社員の負担やストレスが増え、士気の低下につながるのではないかという懸念がありました。
当初は電話応対を担当する事務スタッフの採用も検討しましたが、なかなか良いご縁に恵まれず、人手不足の影響もあって、条件に合う人材はすでに労働市場に出揃っている印象を受けました。
採用後の教育や定着のリスクも考えると、こうした人材ミスマッチは今後さらに進行していくと感じています。
そこで、採用に時間やコストをかけるのではなく、導入後すぐに安定した品質の対応が期待できる「電話代行サービス」を活用する方針へと切り替えました。
プロによる一次対応を任せることで、社員は本来の業務に集中でき、職場全体の生産性向上と働きやすい環境づくりを同時に実現できると考えています。
不動産・物件の内見予約等の電話応対が必要になりますので「各種予約受付」、コール数が160件に対応しています「プレステージプラン」を選択しようと考えています。
また休日、祝日等社員が事務所にいない日は音声ガイダンスを流し、営業時間の案内と伝言を受け付けたいと思いますが、可能でしょうか？
電話秘書
この度は電話代行サービスをご検討頂き誠にありがとうございます。
まずプランについてですが、F様が仰る通り「各種予約受付」に対応しましたプレステージプランがベストだと思います。予約受付に対応していないと、都度ご要件を伺い折り返し応対になってしまうため、F様の場合は「予約受付」に対応したサービスが必須になります。
同プランは、電話のお取次にも対応していますので、緊急を要するお電話があった場合は、お客様から受けたお電話をそのまま内線電話のように担当スタッフの携帯電話にお繋げすることも可能です。
休日など営業時間外の音声案内 & 留守番電話にも対応しております。プレステージプランには「時間外アナウンス＋留守機能」が含まれておりますのでお任せ下さい。
電話代行のおかげで、社員が電話応対に追われることが無くなり、ワークライフバランスが改善されたと実感しています。
電話代行を導入してから、クライアントとのミーティングやシステム開発に集中することができ、業務効率が大幅に向上しました。
電話代行を導入してから、社員がクライアント業務に専念できる環境が整いました。以前は電話応対が本業の妨げになっていましたが、今はその心配もなくなりました。
また当たり前の話かもしれませんが、電話応対の質が向上し、顧客からの反応も前より良くなったように感じています。当初は事務スタッフを雇うことを考えていましたが、思い切って電話代行を導入して成功でした。ありがとうございます。
