渋谷オフィスの電話代行サービス
渋谷オフィスと他社の電話代行会社の違いについて、サービスを検討中のお客様から多数のお問合せを頂いています。
電話代行の利用シーンとは？
今回は電話代行サービスの利用シーンについて詳しくご紹介します。電話代行サービスと聞いて、どのようなシーンでの利用が思いつくでしょうか？こちらの記事では、こんな時こそ、こんなシーンでは電話代行サービスの出番！というような事例をご紹介していきます。
電話代行サービスを利用したいけど、どのようなシーンに利用できるのか？活用できるのか？分からないという方は、以下の利用シーンをご参考にして下さい。
かかってくる電話が多すぎる
かかってくる電話が多すぎて、電話応対をとてもじゃないけどさばくことが困難になってきたら電話代行サービスの出番です。電話が多過ぎると、その都度電話応対に仕事の手が止まってしまい仕事の効率が悪くなります。
また電話対応するスタッフの精神的な負担も大きくなるため、職場環境の改善のためにも、会社や個人で受けきれない程の電話がかかってくるというような状況では、電話代行サービスを検討しましょう。
外出中、不在の電話対応
仕事の都合で会議が入っていたり、用事があってオフィスを留守にしていたり、物理的に電話に出ることができないシーンや状況は多々あると思います。このような時に電話代行サービスが役に立ちます。
例えば、週に2日は会議や外出の用事で、ある時間帯の電話対応ができない、というようなシーンであれば、その時間に限って電話代行サービスを利用することもできます。
営業時間外の応対
営業時間外の電話応対で悩んでいる事業者は多いのではないでしょうか？既存の電話機では留守電の設定ができないなど、そもそも留守電の設定等を知らないというようなこともあると思います。
大事な電話が営業時間内に来るとも限らないため、営業時間外もビジネスチャンスを逃しなくというようなニーズはあると思います。このようなシーンにおすすめしたいのが電話代行サービスです。
電話代行サービスには、営業時間外に「本日の営業は終了しました。ご用件のある方は、発信音の後にご用件をお知らせ下さい。」のようなメッセージを設置することが可能です。
これであれば、営業時間外の電話応対について心配することが無くなります。
人手不足・人材不足
事務スタッフが辞めてしまい、新しい人材を雇おうとしたが、なかなか新しい人材が見つからない ... というような、人材不足が深刻化しています。
このような場合、時間をかけても新しい人材を見つけられるかどうか？は非常に難しい問題です。このようなシーンでは、電話代行サービスを利用をして、事務スタッフが行っていた電話業務をアウトソーシングするのも一つの手段です。
電話業務を外部化することに不安を覚える事業者もいるかもしれませんが、電話代行サービスなら、新たに人を雇うよりも圧倒的な安さでプロの電話秘書を雇えるようなものですので、利用しない手はないと思います。
営業電話、迷惑電話、クレーム電話
電話業務で最も厄介なのは、業務に関係ない営業電話や迷惑電話の存在です。業務には関係ないのに長電話に付き合わされたり、しつこい営業電話だと精神的なダメージも受けかねません。
また昨今、電話業務で問題となっているのが一方的なクレーム電話やカスハラなどの一部過激な消費者、ユーザーによる行為です。これらは電話応対するスタッフに多大な精神的なストレスを与えるだけではなく、このような事態が慢性化するとスタッフの離職にも発展します。
そのため慢性的で常習犯な、営業電話、迷惑電話、クレーム電話、カスハラなどが応じた場合は、その対策として電話代行サービスを導入し、このような電話を抑止するような対策が必要になります。
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