税理士事務所の「電話対応の悩み」と解決策
税理士は「繁忙期の集中」、「専門的な相談電話が多い」、「クライアントの緊急度が高い」など電話対応の負担が非常に大きいため、電話代行サービスを導入することで電話対応の問題を解決することができます。
【課題】繁忙期（1〜3月）は電話が鳴り止まず業務が止まる
よくある状況
・確定申告期は問い合わせが急増
・書類確認・申告・顧問対応で手が離せない
・電話対応で1日が潰れる
・留守電対応だとクライアントが不安に
渋谷オフィスなら
・事務所名で丁寧に一次受付
・必要項目（氏名／案件内容／期日／折返し希望時間など）をヒアリング
・メール／LINE／Slack／Chatwork に即時通知
・“至急”“通常”を区分した通知も可能
→繁忙期でも作業に集中でき、業務遅延リスクが激減。
【課題】「ちょっと聞きたい」相談電話が多く、中断が増える
よくある状況
・「この領収書は経費になりますか？」
・「消費税の計算方法を教えて」
・「扶養控除はいくら？」
など小さな相談で業務がストップする
渋谷オフィスなら
・“一次受付”に徹するため、専門回答は行わず、内容を明確にヒアリングして 整理して通知
・担当税理士が後からまとめて折返しできる
・対応優先度・期限・資料の有無も確認可能
→税理士が作業の流れを遮られず、生産性が大幅向上。
【課題】顧問先からの書類提出・期日確認の連絡が散発的
よくある状況
・「書類送りました」「資料アップしました」などの連絡電話
・電話が入りすぎて必要なものを見逃すことも
・小規模事務所は受付スタッフの不在で混乱しやすい
渋谷オフィスなら
・書類提出や連絡事項もすべて一次受付
・内容を分類して通知
・担当者名や案件名も聞き取り可能
→情報漏れ・対応遅れがなくなり、顧問先との信頼強化。
【課題】新規問い合わせ（法人設立・顧問契約）が増えると対応しきれない
よくある状況
・新規顧問契約は即対応したいが、作業中は出られない
・書類作成中や訪問中に電話が入る
・対応の遅れで他事務所に流れる
渋谷オフィスなら
・新規問い合わせを確実に一次受付
・必須項目（業種／規模／希望サービス／時期など）を正確にヒアリング
・要件整理して即時通知 → 税理士側で効率的に折り返し可能
→新規案件の取りこぼしがなくなり受注機会が安定。
【課題】クライアントが“担当税理士”に直接つながると思って電話してくる
よくある状況
・「○○先生お願いします」と名指し
・税理士が外出していると対応できない
・不満につながりやすい
渋谷オフィスなら
・オペレーターが丁寧に一次受付
・名指しの電話にも “外出中 / 面談中” と説明
・用件を整理して伝達
・折返し希望時間をヒアリングし、担当者が後で対応できるようにする
→クライアント対応に一貫性が生まれる。
【課題】営業電話が異常に多い
よくある状況
・税務ソフト
・保険
・金融商品
・集客サービス
などの営業電話が毎日多数
渋谷オフィスなら
・営業電話は受電カウント対象外（該当プラン）
・すべてシャットアウトし、本当に必要な電話だけを通知
→営業妨害がなくなり業務効率がUP。
【課題】受付担当を雇う余裕がない
よくある状況
・小規模事務所は受付専任を置けない
・パートスタッフを雇うと教育コスト・人件費が重い
・税理士自ら全対応して疲弊
渋谷オフィスなら
・月額3,000円〜の低コスト
・受付専任スタッフを“外部に常駐させる感覚”
・常に一定品質の対応が可能
→低コストで受付機能を整備できる。
【課題】期日（納付期限・申告期限）の確認電話が頻繁
よくある状況
・「源泉の納付期限は？」
・「決算書の提出はいつ？」
・「申告期限延長できますか？」
これらをレッスンや作業中に聞かれるとストレスが大きい。
渋谷オフィスなら
・期限関連の質問も一次受付
・必要なら「担当が折り返します」で整理し通知
・緊急度の高い案件は“至急”扱いで通知
→雑務が減り、期限管理がしやすくなる。
【課題】税理士 × 渋谷オフィスは非常に相性が良い
税理士事務所の電話対応の悩みは「レッスン中の対応不能」「相談の多さ」「繁忙期の電話殺到」「営業電話」など、時間を奪う要因が多いのです。
このような電話対応の問題を解決するために電話代行サービスを導入することで、
✔ 繁忙期でも電話対応の負荷ゼロ
✔ 新規顧問・問い合わせを確実に拾える
✔ 小さな相談・雑務電話の中断を防げる
✔ 情報を整理して伝えるため業務効率UP
✔ 営業電話を大幅にカット
✔ 受付スタッフを雇う必要なし
というように、税理士が“本業”に集中するための最適なソリューションとして活用することができます。
