オフィスワークからテレワークへの移行

オフィスワークからテレワークへの移行は、電話応対に関して多くの課題を生じさせます。オフィスでの電話対応が必要なケースは、リモートワークへの移行を困難にしています。しかし、電話代行サービスを導入することで、リモートワークへの移行をスムーズに行うことが可能です。

電話対応・電話応対の問題

テレワークに切り替えると、オフィスでの電話対応・電話応対ができなくなるため、代表電話の応対方法を考慮する必要があります。また、社員が柔軟な勤務体系を取っている場合、電話応対の負担が特定の社員に偏ることがあります。電話代行サービスを利用することで、応対内容をメールやチャットで共有し、電話管理をスムーズに行うことができます。

さらに、電話応対に慣れていない社員が、誰からの電話かを正確に把握できないようなケースも想定されます。このような場合、電話代行サービスの利用を検討することで、電話応対の負担を軽減し、テレワークへの移行を円滑に進めることができます。

以下では、オフィスワークからテレワークへ切り替えた中小企業の実際の声をご紹介します。

電話対応でリモートワークに移行できない

会社での電話対応が必要なため、リモートワークに移行できなかった ... という事業者の声も聞こえてきます。

ある会社では、オフィスでの電話応対が必要なため、リモートワークへの移行が難しいというケースもあるそうです。しかし、社員が必ずオフィスで電話対応をしなければならないという特別な理由がない限りは、電話代行サービスを導入することで、リモートワークへの移行をスムーズに行うことができます。

コロナ以降、多様な働き方のスタイルが認められるようになりましたので、オフィスワークに拘らずに、会社は柔軟な働き方改革を進めるべきでしょう。

リモートワークに切り替わり、出社して電話を取ることができなくなった

会社がリモートワークやテレワークに切り替えとなった場合、オフィスで電話対応することができなくなりますので、これまで会社で行っていた代表電話での応対をどうするのか？を事前に決めておく必要がございます。

中小企業にとって一つの解決策となるのが、コストパフォーマンスの良い電話代行サービスを利用することです。

社員が週3～4日勤務などの柔軟な働き方をしていることもあり、全員が揃うことは少なく電話対応に課題を感じていた

会社の働き方としてテレワークやリモートワークを取り入れていると、社員がオフィスで揃って顔を合わせることもイレギュラーになりがちです。特に、会社の電話対応をオフィスに居合わせた社員が対応している場合、電話対応した人が応対内容をリモートワーク組に共有したり、任意の人に伝えなければいけません。

テレワークやリモートワークを取り入れつつ、オフィスワークも機能させている場合、このチグハグした状態 (会社にいる人といない人) が課題となってしまうことがよくあります。

このような場合も、会社の電話対応を電話代行サービスにアウトソーシングすることで、電話の管理がスムーズになります。なぜか？というと、電話代行サービスは、電話秘書が応対した内容を音声やメールやチャットのマルチ・チャンネルで送ってくれるからです。

応対内容をチャットで通知してくれるのであれば、会社にいる人もいない人 (リモートワーク組) にも同時に共有することができるのです。

誰から誰への電話なのか分からないまま受電し、その後の連携に手間取っていた

電話応対に慣れていない場合、電話応対の内容を鮮明にメモできなかったり、どこの会社の誰から電話がかかってきたのか？を電話応対に夢中になり忘れてしまったりと、手間取ってしまうことがあります。

特に新人社員など、まだ会社に慣れてなかったり、ビジネス電話に慣れていないと、このような問題が起きやすいです。業務に支障が出る場合は、電話代行を検討するなど、社員で電話応対について話し合う機会を設けましょう。

テレワークに移行したことで、電話対応の負担が特定の社員に偏っていた

テレワークへの移行は、企業の働き方改革において重要なステップです。しかし、その過程で新たな課題が浮上することもあります。ある会社がオフィスワークからテレワークに移行するには、これまでオフィスで一元的に管理されていた電話対応が、特定のスタッフに偏るという問題が生じることがあります。

例えば、従来オフィスで行われていた電話対応を、特定のスタッフに依頼する必要が出てきます。この場合、転送設定を行い、会社にかかってきた電話を特定の電話応対担当の携帯電話 (あるいは会社で携帯電話を用意するなど) に転送することで、自宅でも会社の電話応対が可能になります。

しかしこの場合、かかってくる電話の多い会社ですと、電話応対に任命された特定のスタッフの負担が大きく、なかなか持続的ではないかもしれません。色々と工夫することができるでしょうが、オフィスワークからテレワーク等に移行する場合は、ちゃんとした移行期間を設け、電話代行の利用を検討し、速やかに社員全員がテレワークへ移行できる環境を構築することが望ましいでしょう。