緊急電話を担当者に取次ぐことは可能？

Q. 電話代行の導入を検討しているのですが、お客様や取引先からかかってきた緊急の電話については担当に繋いで欲しいのですが可能ですか？

A. 弊社の「通話接続サービス」を利用することで、内線電話のような感覚で必要に応じてかかってきた電話を担当者様にお繋ぎすることができます。

会社員

電話代行の導入を検討していたのですが、色々と調べたところ、全ての電話代行会社が電話の取次ぎをしてくれる訳ではないことを知りました。

電話代行会社によっては一次応対のみ、電話の取次ぎには対応していないようで、かかってきた電話に対して全て不在応対とのことでした。これでは弊社の場合困ってしまいます。。。

電話秘書

仰る通り、電話代行会社には一次応対のみの会社もございます。

渋谷オフィスでは、「通話接続サービス」というものがございますので、かかってきた電話を電話秘書 (私たち) が応対して、内線感覚で契約者様に電話を取次ぐことができます。

会社員

助かりました、もう少し詳しく電話の取次ぎについて教えて欲しいのですが、例えば私が外出中でオフィスにいない場合はどうなりますでしょうか？

電話秘書

はい、その場合契約者様の携帯電話にかかってきたお電話を繋ぐことも可能です。その場合、事前に契約者様の携帯電話番号をお知らせ下さい。

取次ぎ先の電話番号は、
・契約者様の携帯電話番号
・担当者Aさんの携帯電話番号
・担当者Bさんの携帯電話番号

のように振分先は10ヶ所まで登録可能です。

会社員

なるほど、それは助かります！
うちのような会社は、クライアントさんからの緊急な在庫確認や発注の電話がありますので、全て不在応対にされてはクレームになってしまいますし、緊急な注文に応えられるのが弊社の長所でもありますので、これで心配なく電話代行の導入に踏み切ることができます。

まとめ

電話代行を導入してから、契約した電話代行会社が不在応対のみだった ... 困ったなぁ ... という事案は結構耳にします。この場合、電話代行会社を乗り換える必要があり、手間とお金が余計にかかってしまいます。

電話代行サービスといえば、「電話の取次ぎに対応していて当たり前じゃないか。」と思う方もいると思いますが、現実には取次ぎに対応していない会社もありますので契約前に注意して確認する必要がございます。

確認する方法としては、検討中の電話代行会社のオフィシャルサイトを確認するか、問合せて「電話の取次ぎには対応していますか？」と契約前に事前に確認を取るようにしましょう。

または、電話代行を利用する場合多くの会社が無料のトライアル期間を設けていますので、その期間を利用して実際にクライアントを装い、電話の取次ぎができるかどうか確認してみるのも一つの手だと思います。

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