同じような質問に応えて貰うことは可能ですか？

Q. 何度もかかってくる同じような質問に応えて貰うことは可能ですか？

A. オプション・サービスの「Ｑ＆Ａ対応」を利用することで、お客様からかかってくる同じような質問に対して、あらかじめ用意しておいた回答を応えることが可能です。

会社員

数人の小規模な会社のため、オフィスにいる社員がかかってきた電話を取っていたのですが、今回のパンデミックを機に電話代行の利用を社員と話して決めました。

電話応対で社員の間で問題になっていたのが、毎回同じような質問に応えることに疲弊してしまいました。弊社は特殊な商品を扱っているのですが、クライアントからはその商品に関する質問が大半です。

仕事ですので大変ありがたいのですが、デスクワークに集中している時にかかってきた電話に応対し、毎回同じような説明をするのですが、この繰り返しに少しマンネリ化を覚えています。

電話秘書

社員様が少ない場合、オフィス出社されています方に電話応対が集中してしまい、電話が多い時は作業も途切れ途切れになってしまいますよね。

また、毎回のように同じような質問に応えるというのは、精神的にも疲弊してしまうかもしれません。これは電話代行の出番です！

会社員

このような「同じような質問」に対して、こちらで用意した応対文言で対応頂くことはできるのでしょうか？

電話秘書

はい、可能でございます。
電話代行プランと合わせて、オプション・サービスの「Ｑ＆Ａ対応」を利用頂きますと、よくある質問に対する回答を事前に用意しておき、同じような質問の電話が合った時に、電話秘書が的確に回答して電話応対いたします。

Q&Aは1セットに付き最大100文字以内となりますので、できるだけ簡潔におまとめて下さい。「Ｑ＆Ａ対応」は、5セットまでのQ&Aに対応しています。

会社員

なるほど、100文字以内で5つ設定することができるのですね。上手く100文字以内にまとまるようにスクリプトを用意してみます。

電話秘書

はい、その通りです。どうぞよろしくお願い致します。

まとめ

会社で電話応対応対をしていて、何度も何度も同じような質問に応対していて疲弊してしまったことはありませんか？もちろん仕事ですので、かかってきた電話には丁寧に応えた方がビジネスに繋がると思います。

しかし社員が少なかったり、個人事業主の場合は同じような質問に何度も応えなければなりません。それにより精神的に追い詰められてしまったり、仕事への指揮が下がってしまう場合は、電話代行サービスでカバーすることが可能です。

できるだけコアな仕事に集中して取り組むことのできる環境を用意しましょう。そのためには、電話代行サービスの導入も一つの手だと思います。

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