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電話代行を利用する前に知っておきたいこと 〜予備知識として知っておくともっと電話代行が理解できる〜

契約期間の確認

多くの電話代行会社では月額料金となっており、弊社も1ヶ月単位の契約となっています。短期でご利用される場合でも1ヶ月単位でのご契約となりますのでご了承下さい。

「1ヶ月間、短期で利用したい場合は?」

例えば4月5日から電話代行のご利用を開始した場合は、翌月の5月4日までの1ヶ月契約となります。月の途中からでもご利用いただけますのご参考にして下さい。

月額料金とコール数

電話代行を利用する際、まず気になるのが月額料金です。格安の電話代行をお探しの方なら自然と料金が一番安い会社に目がいってしまうでしょう。自分が納得できる料金とサービス内容を照らし合わせて考えるようにしましょう。

そして月額料金と同じくらい確認しておきたいのがコール数です。コール数とは1ヶ月間にかかってきた電話に応対できる回数のことです。例えばコール数が20件であれば、1ヶ月に電話代行会社の電話秘書が応対してくれるのは20件の電話ということになります。

例えばあなたの会社に1ヶ月間にかかってくる電話の件数が平均50件で、コール数20件のプランを利用した場合オーバーした30件分がコールオーバーとして1件数百円 x 30件 = の追加料金がかかってしまいます。

このように自社の毎月かかってくる電話の件数、電話代行をがっつり使いたいのか?、それとも一部の不在時だけ電話代行を利用したいのか?などによって、理想とするコール数は違いますのでコール数がどのくらいあれば足りるのか?などは十分検討するようにしましょう。(営業電話や間違え電話はコール数としてカウントされません)


コール数の参考例

「個人事業主 Aさんの場合」

仕事に集中したいのでかかってくる電話は全て電話秘書に応対願いたい。うちは取引先も限られており、月に20件電話があるかないかなので、コール数は月20件あれば事足りる。

「中小企業 Bさんの場合」

うちはオンラインでも商品を販売しており、お客様からの問い合せも多く1ヶ月平均して100件くらいの電話がある。スタッフがオフィスにいる場合は自社のスタッフで応対するが、いない場合に電話秘書に応対をお願いしたい。自分達も月に20件くらいは応対できるから、残りの80件くらいをカバーできるコール数を目安にしている。

契約前に無料トライアルを!

電話代行初心者の方や、契約する前に実際にサービスを利用したい、サービスを利用してから契約したい、という方は電話代行会社が用意しています「無料期間、無料トライアル」を必ず利用しましょう。

会社のホームページを見ただけ、口コミで評判が良いからというだけで契約してしまうと、いざサービスを使い始めたら思っていたのと違った ... なんてことはザラにあります。そうなると乗り換える手間がかかりますし、最初からサービスに納得した上で契約するようにすれば問題は起こりにくいです。

弊社では「10日間の無料トライアル」「30日間の全額返金保証」を揃えております。ご契約前に思う存分サービスを体験頂き、納得頂いてから契約することが可能です。渋谷オフィスでは、安心してサービスを利用できる環境を整えております。

電話番号を借りることもできる

弊社では東京03の電話番号の貸与もオプションサービスで行っております (貴社専用の電話番号を貸与)。これまで自身の携帯電話で外部とのやり取りをしており、そろそろ専用の固定電話番号が欲しいなあ ... という時に電話番号を借りることができます。

事務所やオフィスは持っていなくても、専用の電話番号を借りて電話代行を利用すれば、自社のオフィスがあるかのような印象を与えることができます。安心や信頼が生まれビジネスを飛躍させるきっかけにもなるかもしれません。また専用番号は名刺、パンフレット、ホームページに掲載してご利用いただけます。

自社番号で電話代行を利用するにはボイスワープの設定が必要

自社所有の電話番号で電話代行を利用するには、各自でボイスワープの設定が必要になります。ボイスワープとは転送電話のことで、貴社電話番号から弊社へ転送することにより、弊社電話秘書が貴社にかかってきた電話に出れるようになります。ボイスワープはNTTに申込みを行うことで簡単に利用することができます。

→ ボイスワープとは?

電話代行会社に電話番号を借りる場合

電話代行会社に電話番号を借りてサービスを利用する場合は、ボイスワープは必要ございません。弊社でお貸しできる電話番号は東京の局番(03-xxxx-xxxx)になります。

どのように電話代行を利用するか?

電話代行の利用例はお客様によって様々ございます。

  • ・仕事に集中したいので、かかってきたお電話は全て電話秘書に応対をお願いしたい
  • ・決まった時間 9:00 〜 12:00 までの午前中のみ応対をお願いしたい
  • ・電話が鳴って8秒以上出られなかった場合に応対をお願いしたい

上記は一部に過ぎませんが、かかってきた電話を応対するだけではなく、会社の状況や、お客様の用途に合わせて電話代行サービスを利用することができます。電話代行の利用を検討される際は、「どのように電話代行を利用するか?」少し考えてみて下さい。