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ボイスワープサービスとは

最終更新日:2020年1月18日

ボイスワープとは転送電話のこと

ボイスワープというのは、NTTグループで利用できる転送電話のことです。 では、その転送電話というのはどのようなものなのでしょうか?

転送電話というのは文字通り、かかってきた電話をあらかじめ設定してある番号に転送するサービスのことです。


現在ではNTTの

・ひかり電話:ひかり電話ボイスワープ
・固定電話:ボイスワープ
・ISDN回線:INSボイスワープ

の3種類が利用可能になっています。


さらに、その料金について触れておくと

・ひかり電話ボイスワープ:住宅用と事務用ともに月額使用料は500円(税抜)、工事費は2000円(税抜)

・ボイスワープ:月額使用料は住宅用で500円(税抜)、事務用で800円(税抜)

・INSボイスワープ:月額使用料は住宅用で500円(税抜)、事務用で800円(税抜)
となっています。

ひかり電話ボイスワープの場合だけ、工事費が2000円かかってしまうので注意が必要です。



ボイスワープの転送機能は大きくわけて4つ

ボイスワープの転送機能は大きくわけて4つあります。

「無条件転送」「無応答時転送」「話中時転送」「セレクト機能」の4つなのですが、それぞれについて詳しくご紹介していきましょう。

【無条件転送】
まずは無条件転送についてですが、無条件転送というのは転送元を呼び出さずに即座に転送するというものになります。

企業にも休日は当然ありますし、休日でなくともオフィスに人がいない状態になってしまうということもあるでしょう。

休日にしてもオフィスに人がいない状態にしても、電話をかけてくる側にはその理由が伝わっていないこともあります。

電話に出ないということだけで印象が悪くなってしまうことだってあるのです。 そういったことを避けるためにも、転送元を呼び出さずすぐに転送してくれる無条件転送を活用していきたいところです。

【無応答時転送】
次にご紹介するのが、無応答時転送です。無応答時転送というのは、転送元を呼びだして応答のないときにだけ転送する機能になります。

呼び出しの着信音が鳴っている間に受話器を上げれば、転送せずにそのまま電話にできることもできます。

しかも、着信音を鳴らす待ち時間も5秒から60秒の間で設定ができるようになっています。 繁忙期などで「とにかく忙しい!」というときはもちろん、電話の受信件数が多いオフィスでは大変重宝する機能であるとも言えるでしょう。

ちなみに、無応答転送は転送速度が速いので、応答中に切り替えて転送することもできるようになっています。

【話中時転送】
続いて、話中時転送についてです。これも文字通りの機能で、話し中にかかってきた電話を転送してくれるというものです。

問い合わせがあったときには真摯に対応しなければいけませんし、商品説明などで長い時間、電話をすることになる場面もあるでしょう。

そういった機会が多いオフィスにとっては、話中時転送は特に便利な機能と言えるのではないでしょうか?

【セレクト機能】
最後にご紹介するのがセレクト機能です。

セレクト機能では、あらかじめ登録してある電話番号からかかってきた場合だけ転送し、それ以外の電話は着信するといったこともできますし、逆にあらかじめ登録してある電話番号からかかってきた場合だけ着信し、それ以外の電話を転送するといったこともできるようになっています。

忙しいとかオフィスに人がいないとか長電話になりがちとか、そういった状況に関わらずそういった設定ができるのです。

特定の大切なクライアントがいるといった場合には、重宝する機能と言えるでしょう。 「無条件転送」「無応答時転送」「話中時転送」「セレクト機能」の4つについてご紹介しましたが、今ではこれらの転送方式を利用状況からセットで選ぶこともできるようになっています。


◎転送パターンの組み合わせは以下の9パターンになります。

・パターン0:転送しない
・パターン1:セレクト機能なしでの無条件転送
・パターン2:セレクト機能なしでの無応答時転送
・パターン3:セレクト機能なしでの話中時転送
・パターン4:セレクト機能なしでの無応答時転送+話中時転送
・パターン5:セレクト機能ありでの無条件転送
・パターン6:セレクト機能ありでの無応答時転送
・パターン7:セレクト機能ありでの話中時転送
・パターン8:セレクト機能ありでの無応答時転送+話中時転送

これらのパターン0からパターン8までの9パターンの組み合わせがあらかじめ設定されていて、その中から自由に選べるようになっているのです。


転送電話の通話料に注意!

これまでご説明してきましたように、転送電話というのはとても便利なものです。 ただ、ひとつだけ注意点があります。 それが通話料です。

というのも、通常であれば企業にかかってくる電話料というのはフリーダイヤルでもない限りは、かけた側が負担することになりますよね。

しかしながら、オフィスの電話を経由して転送先に転送されるとその段階で、オフィスから転送先への通話料が発生することになるのです。

改めてその流れというものを考えれば至極当然のことなのですが、実際に転送電話を利用するようになると体感的にはかかってきた電話に通話料がかかることになるのです。

感覚的な部分にはなりますが、転送電話を利用するのであればその点は注意が必要と言えるでしょう。



秘書代行サービスと相性の良いボイスワープ

さて、このようにとても便利な転送電話こと、ボイスワープなのですが、このボイスワープと相性の良いサービスがあります。それが秘書代行サービスです。

秘書代行サービスとボイスワープを組み合わせて活用することによって、ビジネスにおいて費用対効果をグンと高めることができますよ。

ビジネスシーンにおいては待つ時間も当然出てくるのですが、やはりクライアントに電話待ちをさせる時間というのはないほうがいいですし、仮にあったとしても極力少なくしていくべきです。

また、ビジネスにおいてはタイミングも重要になってきます。 ちょっとしたタイミングのズレで大きなチャンスを逃してしまうこともあります。

実際にそういった経験をしたことのある方も多いのではないでしょうか?

秘書代行サービスとボイスワープを組み合わせることによって、不在にしているときでもビジネスチャンスを逃すことがなくなります。

さらに言うと、電話対応用の社員を置く必要もなくなります。電話対応用の社員を新しく雇って、教育をして、お給料を払い続けるという必要がないのですから、人件費の削減、コストカットにつながってきますよね。

現に、弊社の秘書代行サービスを利用している契約者様も約半数の方がボイスワープを利用しております。


ボイスワープを導入して、よりよいビジネスを

ボイスワープは基本料も安く、通話料も通常と変わりません。 しかも、転送した場合、相手に転送であることがわかることはありません。

基本料が安いだけではなく、安心して使える機能なのです。中には「たかが電話の機能ひとつで……」と思う方もいるかもしれませんが、その電話の機能ひとつでビジネスチャンスを逃してしまうこともありますし、場合によってはクライアントからの信用を失ってしまう可能性もあるのです。

ご存知のように、ビジネスの世界において油断は命とりです。「大丈夫だろう」と油断して大失敗してしまった経験は、誰にだってあるでしょう。

ビジネスチャンスを逃さないためにも、クライアントからの信用を失わないためにもボイスワープの導入を真剣に考えてみるべきかと思います。 特に、弊社のような秘書代行サービスとの併用は、是非検討していただきたいところですし、その価値があると自負しております。

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