電話応対で一言で電話のマナーといっても、なんとなくは分かっているつもりでも立場によってマナーも変わってくるはずだから、どのように整理してどうやって覚えておけば良いのでしょうか。
電話は会社の顔ともいえる重要な要素もありますので、ここはやはり一度はしっかりと学習して覚えておきたいものです。
社会人になる前の最低限の電話のマナー
まず最初は社会人になる前に覚えておきたい電話のマナーからお話ししたいと思います。もちろん社会人になる前からでも最低限の電話のマナーは必須です。
また、面接選考でも人事からは電話がかかってきます。
そのときまともな電話応対ができないとしたら..以下のリクナビサイトでは最低限の電話のマナーから面接選考で人事からの電話での対応方法や説明会等の参加を辞退する応対方法が指南されています。電話のマナーについて何もわからない人は先ずはここからご覧になってください。
https://job.rikunabi.com/contents/manners/1007/
社会人になってからの基本的な電話のマナー
社会人になれば嫌でも少なからず電話応対をしなければならないときがあります。
そんなとき、ぶっつけ本番ではまず上手くはいきません。最低限の予備知識やマナーを心得ていないと社会人として恥をかくことにもなります。
そうなれば今後、あなたの信頼性にも関わることですので、以下サイトでしっかり予習をしておいてください。
https://next.rikunabi.com/journal/20171101_s01/
常識と品格が問われる電話のマナーと言葉使い
電話のマナーでの会話に限らず意外と知られていないのが敬語の使われ方や言葉遣いについてです。
曖昧になんとなく覚えているだけでは、肝心なときに間違えてこれまた恥をかくこともしばしばです。
また正しいメモのとり方や正しいfaxの送り方なども電話のマナーと一緒に覚えておいた方がよいでしょう。
そんなとき、以下のサイトを参考にしてみてください。ここまで出来ると結構周りからの評価も上がってきます。
https://www.jp-guide.net/businessmanner/tel/kakekata.html
多くの人が苦手？敬語の使い方
電話応対で大多数の方が苦手意識をもっているのが正しい敬語の使い方と言葉使いです。
日本語は敬語や謙譲語など難しくもあり美しい言葉ですが、それでもなくても最近の若い人は言葉使いが..
などと先入観を持たれないようにしっかりと学んでおきたいものです。否、学んでおいて絶対に損のない一生使えるスキルです。
そんな中で敬語に苦手意識がある方は、ぜひ以下サイトの敬語変換表をチェックしておくことをお勧めいたします。
https://townwork.net/magazine/knowhow/manners/baito_manners/13309/
最大の難関。クレーム電話について
電話のマナーとは少し違いますが、電話で顧客からクレームがかかってくることもあります。
クレーム電話について何の知識もなく対応するというのは余りにも無謀といっていいかもしれません。
クレーム処理は誰もが難しく正直いってやりたいはない、対応ですよね。しかし、いつ何時あなたが取った電話がクレーム電話なのかわかりません。
一次対応としても最初に間違ったクレーム対応をしてしまうと、後で面倒なことにもなりかねません。
そんな失敗をしないためにも以下サイトでクレーム電話についての予備知識をチェックしてみてください。
https://allabout.co.jp/gm/gc/291833/
電話のマナーについて、いかがでしたでしょうか？
電話のマナーには関係してさらに密接に関連してくるビジネスマナーがまだあります。
それは現代社会では必須ツールのメールのマナーとか手紙のマナーについても必要になってきますよね
あの人は電話では良い印象だったけど、メールや手紙では、・・・？ では困ってしまいますよね。
入口は会社の顔である電話のマナーであっても、その印象に伴って様々なマナーが同調してビジネスマナーが成立していきます。
ぜひあなたも、電話のマナー以外にも幅広いマナー目を通しておけば、きっと更に電話のマナーも磨かれることと思います。
ぜひ今日からチャレンジしてみてください。
電話代行オペレーターが使うヘッドセットは？
一般的な会社では普通の電話機やビジネスホンを使用していると思われますが、私たち渋谷オフィスの電話秘書オペレーターは電話に繋がっている受話器がなくて、インカム（ヘッドフォンとマイクが一体化している機器）というプロ用のヘッドセットを頭に付けて電話応対をしております。
ちなみにお勧めのヘッドセットは、SENNHEISER(ゼンハイザー) のヘッドセットの片耳用です。
お値段はプロ用なので少しお高いですが、ウルトラノイズキャンセル対応なので周囲の騒音をカットしてくれて、隣席の電話秘書の声や周囲の雑音が入りません。このヘッドのおかげでお客様に不快な印象を与えなくて済みますので、電話秘書は電話応対に集中することができます。
電話応対コンクールとは？
ところで、皆さんは「電話応対コンクール」の存在をご存知ですか？
もし、「電話応対コンクールなんて初めて聞いた」「聞いたことはあるけど実際の電話応対はどんなものか知らない」という場合は、ぜひ実際の電話応対を聞いてみてください。
私たちプロから見ても、つい唸るほど上手い電話応対があります。いろいろと参考にさせていただいております。
ちなみに2017年の電話応対コンクールで見事１位に輝いたのは、靖国神社の女性職員の方でYouTubeで観ることができます。（2018年8月22日現在）
10,510人が応募した中で彼女が高い評価を受けたのは、基本応対スキルと営業スキルでした。すべて満点です。
電話応対や営業に興味のある方は、「電話応対コンクール 靖国神社」で検索してみてください。参考になると思います。
そして、あなたの仕事や社内でも電話応対というスキルを一度見直してみたら如何でしょうか？きっと、思わぬ発見があるはずです！
