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求人先から折返し電話がかかってきたときの受け答え方

求人先から折返し電話がかかってきたときの受け答え方

皆さんこんにちは。求人電話関係のアップ3連投の電話秘書ユッチです。
さて、今回は求人先からの折り返し電話についてです。

折返し電話の受け答え方

求人応募先からの折返し電話は突然かかってきて
びっくりしてしまいますが、折返しの電話がかかってきた
ということはそれなりに求人の進展があったということです。
うまく受け答えをしてしっかりとチャンスを使いみたいですよね。
じつは私たち電話代行のスタッフを募集するときも、
「この人は!」と思ったときは内定より先にお電話することがあります。

① スマホの設定を確認する

まず、受け答え方をレクチャーする前に
大事なことを押さえておきましょう。

それは「誰から電話が来てもきちんと着信できるように
スマホの設定をしておくこと」です。例えば、
求人募集にかけた時の電話を登録してあったとしても、
折返しの電話がそこからかかってくるという保証は
どこにもありません。実際、渋谷オフィスの電話代行会社も
求人募集電話番号と弊社求人担当者からお掛けする電話番号は違います。

この設定については皆さん意外と忘れがちなんですが、
電話帳にある番号からしか受けられないような設定は
必ず解除しておきましょう。

② 電話の一言目は大事

次に「普段からきちんとした返事をしておくこと」です。
これはどういう意味かと申し上げますと、特にスマホに
慣れた人たちは「はい、〇〇です」と名乗らず
「はーい、もしもし~」のように答える人が多くなっています。

もちろんセキュリティーを考えてそうしている人もいる
とは思いますが、とりあえず折り返しの電話がかかってきそうな期間は、
きちんと名乗るように心がけておきましょう。
電話を受けるときの第一声で名乗るのは、社会人の基本であって、
そういった些細なところで印象が決まってしまいます。

③ 電話ができる環境の準備

そして、もう1つ大事なことは、一旦準備する時間をとること。
これは『求人募集の電話のかけ方講座(準備編)』
でも少し触れておりますが、社会人の電話の受け答えにおいて
大事なことは「静かな場所でメモをとる」ことですので、
相手に失礼な気がしたとしても、
まずはこれを確保するための時間をとってもらいます。

そのためには「メモを用意しますので少しお待ち下さい」や
「静かな場所に移動しますので......」
と本当のことを素直に言えばかまいません。

そして、きちんとメモを用意して、街中であれば少しでも
静かな場所に移動します。特に電車の中や騒がしい店内などであれば、
「今電車移動中なのですが、折返しの電話をさせていただいてよろしいでしょうか?」
などと切り出して、折返しにするとあなたの人間性が垣間見れて丁寧な印象になります。

④ 電話の受け答え方

では、実際の受け方ですが、これは冷静に落ち着いて
しっかりと答えればOKです。基本的に折り返しの電話では、
主導権は向こうにありますので、こちらとしては
聞かれたことにしっかりと答えることができればOKです。

大事なことは、聞き逃しを曖昧にしてスルーせず
しっかりと聞き返すことです。あまりに聞き返しが
多いともちろん失礼にはなりますが、それでも聞き取れないことに関しては、
しっかりと聞いておかないと後々お互いに困ることになります。
ということでメモをしっかり取りながら、
しっかりと必要事項を確認していきましょう。

最後に、担当の方の氏名と折返しの電話番号を聞いて終わりです。
大事なことは、丁寧に冷静に、しっかりと聞き逃さずにという3点です。
それさえ抑えておけば、問題なく受け答えできるはずですよ。
では、がんばってくださいね!

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