在宅勤務をしているという個人事業主様は、電話応対をどのように対処していますか？
まず考えられますのが、コロナ前はオフィス/事務所で働いていたという個人事業主様です。その後コロナ禍で、在宅勤務となり働き方がガラリと変わったという方。
コロナ禍で開業し、個人事業主として在宅勤務で仕事を開始したというような、2通りのケースがあると思います。
・オフィス勤務から在宅勤務になった
・コロナ禍で開業したため在宅勤務という働き方しか知らない
会社の電話番号を転送設定して電話代行を利用する
コロナ前は、オフィスや事務所で勤務していましたが、今は大半を在宅勤務で過ごしているという事業主の例を見てみましょう。
この方の場合は、これまでオフィス勤務で電話応対もスタッフがオフィスで受けていました。しかしコロナ禍で在宅勤務を余儀なくされ、会社の電話応対を100%電話代行会社にアウトそーシングルすることにしました。
会社の電話番号を転送設定し、契約する電話代行会社に転送されるように設定します。これにより仮にA社にかかってきた電話は、電話代行会社に転送され、プロの電話秘書が応対します。
応対内容は音声に確認することもでき、メールやチャットで報告してくれるので、会社で共有することもできます。また緊急の電話の場合は、内線電話のように担当者の携帯電話につなげることもできますので、安心して在宅勤務で業務を進めることができます。
電話代行で電話番号を借りて、転送電話を設定
もう一つのケースでは、コロナ禍の2020年〜2022年の時期に開業届けを出して個人事業主となった方の多くは、シェアオフィスやオフィスを持たずに在宅勤務という形で働いている方が多いのではないか？と予想されます。
在宅勤務として働いている個人事業主の場合、専用の固定電話番号を自分で契約するのも一苦労だと思います。場合によっては回線工事が必要だったり、実家で在宅勤務をしている個人事業主の場合は自宅の電話番号をビジネスに使うことはできないと思います。(当たり前ですが)
そこでおすすめなのが「電話代行」サービスです。電話代行であれば気軽にあなた専用の電話番号を借りることができ、固定の電話機も必要ありません。料金もサブスクのように月額料金で利用することができます。
仕組みとしては、電話代行会社があなたの専用の固定電話番号 03-1234-5678 (例) という番号を取得し、あなたはこの専用の固定電話番号を、会社専用の固定電話番号としてホームページや名刺に記載したりして使用できます。
そしてあなたの専用の固定電話番号 03-1234-5678 (例) にかかってきた電話を、あなたの携帯電話に転送することで応対することが可能です。
もちろん電話代行ですので、あなたの専用の固定電話番号 03-1234-5678 (例) にかかってきた電話は電話秘書に出てもらい、その応対内容を音声で確認したり、メールやチャットで受けとることが可能です。
このように、電話代行であれば在宅勤務の個人事業主も問題なく利用、活用することができます。
まとめ
在宅勤務をしている個人事業主が電話応対をどのように行うべきかについてご説明しました。この記事をまとめますと、
オフィスから在宅勤務への移行
コロナ禍によりオフィスから在宅勤務に移行した個人事業主は、会社の電話応対を電話代行会社にアウトソーシングすることを検討することがあります。会社の電話番号を転送設定し、電話代行会社に転送されるように設定することで、プロの電話秘書が応対します。応対内容は音声で確認することもでき、メールやチャットで報告してもらうことが可能です。
新規開業者の在宅勤務
コロナ禍で新規に開業した個人事業主の多くは、在宅勤務という形で働いています。この場合、専用の固定電話番号を自分で契約するのは一苦労です。そこで、電話代行サービスが有効です。電話代行サービスを利用すれば、専用の電話番号を借りることができ、固定の電話機も必要ありません。
電話代行サービスの活用
電話代行サービスでは、専用の固定電話番号を取得し、それを会社専用の固定電話番号として使用することができます。そして、専用の固定電話番号にかかってきた電話を、自分の携帯電話に転送することで応対することが可能です。また、電話秘書による応対内容を音声で確認したり、メールやチャットで受け取ることができます。
以上のように、在宅勤務の個人事業主でも電話代行サービスを利用することで、電話応対を効率的に行うことが可能です。
