今回は電話代行を利用した顧客管理をスムーズに行う方法についてご紹介します。電話代行を利用することで、電話に出ることができない時にかかってきた電話をオペレーターが応対して、応対内容をすぐにメールやチャットで知らせてくれます。
事業者やスタッフは送られてきた応対内容の詳細を確認し、すぐに顧客に折返すことができます。そのため、顧客管理がスムーズになり、顧客の印象も良くなります。
電話代行を利用していなければ、外出時や不在時にかかってきた電話は受けられませんので、誰からどんな電話がかかってきたのか？はブラックスボックスのままです。
もしかしたら顧客が在庫確認や用事があって電話をかけてきているかもしれませんが、電話に出れないため、ビジネスチャンスやコミュニケーションのロスにつながります。
なぜ電話代行で顧客応対がスムーズになるのか？
なぜ電話代行を利用することで、顧客応対がスムーズになるのでしょうか？その背景には、電話代行を導入することで、情報共有の仕方がガラリと変わるからです。
通常の電話応対では、電話に応対した人が担当者に取次ぐなど、応対内容の共有は担当者間に限られていました。また電話応対した人が、聞き間違いや聞き漏らしがあれば、その情報は正確には伝わらないという問題点がありました。
電話代行を導入することで、まず、プロの電話秘書により聞き間違いや聞き漏らしが皆無になります。もちろんプロだからということもありますが、応対内容は音声で録音されるため、システム的に聞き間違い、聞き漏らしが無くなります。
電話秘書が応対した内容は、メールやチャットでテキストで受け取ることができるため、会社や部署で簡単に応対内容を瞬時に共有することができるようになります。これにより、担当者だけではなく、用途に合わせて会社全体、部署、チームで応対内容を認知することができます。
実際に電話代行を利用し、顧客応対がスムーズになった！という利用者様の声には以下のような感想がございます。
- 受電報告を全員で同時に確認できることで、情報共有がとても楽になった。
- 受電報告のテキストを確認できることで、折り返す前にお客様がどんな方かを確認でき、落ち着いて対応できるようになった。
- 電話取次が非常に楽になり、応対内容を書き起こしてテキストで通知してくれることが非常に便利です。
電話に出れない時の顧客応対はできていますか？
- 不在時/外出時の電話応対
- 緊急時の顧客応対
- 営業終了後、休日は音声ガイダンスで対応
電話代行を利用することで、電話に出れない、電話がつながらない ... ということを無くし、事業者様とお客様の橋渡しを行います。
不在時、外出時でもお客様の電話応対が可能
電話代行を利用することで、電話に出れない時にかかってきた電話を電話秘書に代行してもらい、応対内容をメールやチャットで報告して貰うことで、内容を確認して顧客に折返しフォローすることが可能です。
電話代行を利用していなければ、電話に出れない時にどんな電話がかかってきたか？を知る由もないため、ビジネスチャンスや顧客の需要を100%フォローすることができません。
ビジネスチャンスを漏れなく把握し、フォローするには電話に出られない時には、電話代行サービスを活用することでこの部分の顧客管理が可能になります。
チャット通知なら応対内容をみんなに共有できる
電話代行は応対内容をメールやチャットで通知してくれるため、社内のコミュニケーションツールとしてチャットを取り入れている場合は、応対内容をチャットで通知して貰うことで、みんなで共有することが可能です。
電話応対やメールでは、電話を受けた人、メールを受信した人しか応対内容を知ることはできません。しかしチャットであれば、部署や会社で共有することができ、顧客管理に漏れなく対応することが可能です。
顧客管理を迅速かつ的確に行うことで、企業や個人は顧客とのコミュニケーションをスムーズに行うことができ、顧客満足度を向上させることができます。
また、専門的な電話応対スキルを持った電話秘書 (オペレーター) が電話応対を行うことで、会社の印象や信頼性が向上することが期待されます。
電話代行を利用することで、電話がつながらない ... ということが無くなりますので、ビジネスチャンスを逃しませんし、顧客とのコミュニケーションも上手くオペレーターを介してお繋げしますので、顧客満足度の向上にもつながります。
顧客管理で気をつけるポイントとして、顧客ニーズを把握すること、顧客とのコミュニケーションを大切 (円滑) にすること、顧客データを収集・分析することなどが挙げられます。
電話代行は、顧客とのコミュニケーションを円滑にしますのに一役買いますので是非活用下さい。
電話代行を活用した効率的な顧客対応の例
・顧客を待たせない
顧客が電話をかけたら、2コールに以内で電話秘書が応対します。お客様を待たせないことで、会社やブランドの印象が良くなり、信頼にもつながります。
・顧客フォローがスムーズに
電話代行を利用することで、応対内容をテキストや音声で確認することができます。担当者は、応対内容を的確に確認し、その内容を元に顧客に的確な説明や案内をすることが可能になります。
・丁寧な電話応対
プロフェッショナルな電話秘書による、丁寧で明確な電話応対をすることができる。
・不在時の電話の一次応対
電話代行を利用して、顧客からの問い合わせに一次応対することが可能です。これにより、顧客が待つ時間を減らし、担当者が事務所に戻ったタイミングなどに、お客様に折返しの電話を入れることができます。
・無駄な時間の削除
電話代行を利用することで、営業電話に応対する必要がなくなります。これにより、顧客応対や顧客のフォローにのみ集中することができ、効率的な業務運営を実現します。
電話代行を導入することでインサイトを得られる
電話代行を導入した事業者様のなかには、電話の取次が非常に楽になり、電話秘書がお客様やクライアントからかかってきた電話の応対内容を書き起こしてテキストで通知してくれることで、顧客管理のミスがなくなったという報告も頂いています。
このように、電話代行を導入することで、社内の業務、顧客管理、情報共有がスムーズに行うことができるようになります。会社によっては、電話代行を利用したことで見えてくるインサイト (発見) があるかもしれません。
