今回は災害時・被災時の備えとしても機能する「電話代行サービス」について詳しくご紹介します。自然災害・地震災害が多い日本では、企業も個人も災害が起こることを前提に、減災、危機管理として備えの準備を前もってしておくことが大切です。
近年、地球温暖化、気候危機が一層と深刻になるにつれて、北半球中緯度地域 (日本を含む) では、より多くの異常気象に備えなければならない事態になっています。
これは何を意味するのか？というと、これまで以上に大雨や洪水、予期せぬ自然災害が増えることを意味します。また、近年日本で起こる地震災害では、毎回インフラが破壊され、停電や通信障害などの混乱を招いています。
このような場合、企業や個人は電話をかけることも受けることができず、機能不全に陥ってしまいます。すると場合によっては、機会損失や顧客を失ってしまう事態になりかねません。
それ以上に、南海トラフ巨大地震など、今後起こることが想定されている災害が起こった場合、企業のライフラインが断たれてしまったらどうにも動くことができなくなってしまいます。
このような事態を防ぐためには、災害が発生する前に、企業や会社は前以て準備しておく必要があるのです。"備えあれば憂いなし"、ということわざがありますが、正にその通りで、地震大国である日本では如何に前もって備えておくか？これに尽きると思います。
今回はいつか起こり得る自然災害を前に、電話代行を導入しておくことで企業や会社にはどんなメリットがあるのか？について考えてみたいと思います。
災害が発生する前に電話代行を導入する理由とは？
災害が発生する前に電話代行を導入しておくことで、何かが起こった時に企業・会社の代表電話が繋がらなくなる、機能しなくなる、ということを防ぎます。
また災害時でもプロフェッショナルな電話秘書が信頼性の高いコミュニケーション、中断のない電話応対サービスを提供します。これにより、企業・会社は大切なライフラインを維持し、予期せぬ災害や障害に直面しても、円滑かつ効率的なコミュニケーションを顧客や取引先に提供することが可能です。
そのためにも自然災害が起こる前に、事前に企業や会社のライフラインを守るために電話代行の利用を検討しておきましょう。何かが起こってからでは手遅れにならないために、です。
災害時に電話代行はどのような効果を発揮するのか？
災害時に電話代行はどのような効果を発揮してくれるのでしょうか？以下で詳しく見ていきましょう。
災害が起こる前に電話代行などのサービスを導入しておけば、危機的状況下でも電話への応答と迅速な対応を確保することができます。この機能を信頼できる電話代行会社にアウトソーシングしておくことで、企業や会社の従業員は他の重要な業務に集中させることができ、顧客を置き去りにすることはありません。
・会社のライフラインの確保
大規模な災害時には、電話回線やインターネットが途絶することが考えられます。このような場合、企業や団体の連絡先として設定されている電話番号への対応ができなくなる可能性があります。
例えば、どこかで大きな地震等が起こり会社が被災してしまった場合、その会社 (代表電話) への連絡手段が断たれてしまうかもしれません。
そんな時、電話代行を利用していれば電話通信を確保し、顧客や関係者とのコミュニケーションを維持することができます。
会社に代わって電話代行会社の電話秘書が電話を受けることができますし、転送機能を使うことで会社にかかってきた電話を会社の担当者の携帯電話に転送することが可能です。
このように災害時に電話代行を利用していれば、会社の大切なライフラインを確保し、情報をスムーズに伝達することが可能です。
・業務の継続性
災害によりオフィスが使用不可能になった場合でも、電話代行サービスを利用すれば業務の継続性を保つことができます。特に、顧客サポートや受注業務など、電話対応が不可欠な業務においては大きなメリットとなります。
・情報の一元化
災害発生時、多くの人々からの問い合わせや情報提供が集まることが予想されます。電話代行サービスを利用することで、これらの情報を一元的に管理し、迅速かつ適切に対応することができます。
・プロフェッショナルな電話応対
災害時は気が動転してしまい、会社の電話応対どころではなくなってしまうかもしれません。そんな時でも電話代行なら、プロフェッショナルな電話秘書が冷静に丁寧な電話応対が可能です。
電話代行は、災害時でもプロフェッショナルな電話応対を提供することができます。これにより、顧客や取引先に安心感を与えることもできると思います。
・柔軟性
電話代行には様々な便利な機能がございます。災害時、数日間は業務どころではない場合、状況に合わせて緊急の音声ガイダンスを設置し、顧客や取引先に向けて会社の状況といつから通常の電話応対ができるようになる ... などの詳細を伝えることもできます。
・精神的なストレスの軽減
災害時は電話応対どころではなくなってしまうというケースも想定されます。社員が精神的なストレスで電話応対ができる状態ではない ... というように、災害時に誰がどのように会社の電話応対をするのか？というは事前に決めておきたい問題です。
電話代行を利用しておけば、災害時の企業、会社、個人のストレスを軽減することができます。信頼できるプロの電話秘書に会社の電話応対窓口をお願いすることができます。
・人的リソースの確保
災害時には、企業や団体のスタッフ自体も被災する可能性があります。このような場合、電話代行サービスを利用することで、限られた人的リソースをより効果的に活用することができます。
電話代行会社が被災してしまうという場合もあると思いますので、電話代行を利用しておけば完全に大丈夫！ということは言えないかもしれませんが、リスクを分散するという観点からは非常に有効だと思います。
まとめ : 自然災害の多い日本では備えが必要
地震大国であり自然災害の多い日本では、企業や個人が災害に対して事前に備えることが如何に重要であるかがお分かり頂けたのではないでしょうか？
こちらの記事で見てきたように、災害が起る前に電話応対を導入することで、緊急時でも顧客とのコミュニケーションラインを維持することができます。
その結果、顧客の信頼を維持し、潜在的な損失を最小限に抑えることができます。事前に準備をすることで、どんな状況でも迅速かつ効果的に対応できるようになり、災害が事業や評判に与える影響を軽減することができます。
プロの電話秘書による丁寧で確実なコミュニケーションは、企業や会社、個人の災害時のストレスを軽減することができます。さらに、電話代行の音声案内、音声ガイダンスを使うことで、緊急時に顧客や取引先に向けて会社の近況や状況をいち早く伝えることができます。
番外編: 災害時優先通信とは？
「災害時優先通信」とは災害時に救援や復旧活動、公共秩序の維持のために、固定電話と携帯電話の通信事業者が提供するサービスで、通常の通信に比べて優先的に通信ができるものです。
しかし、確実な通信を保証するものではなく、他の通信手段も併用すべきであることや、優先電話からの着信については通常の扱いであることなどが注意点です。法令に基づき、指定された機関に提供され、利用料金は通常の通話料金と同様です。また、公衆電話も災害時に優先的な通信ができるようになっています。
