こんな緊急時ありませんか？
緊急事態には、迅速かつ効率的な解決策が求められることが多いものです。電話代行サービスは、さまざまな緊急事態に対応することができます。
こちらの記事では、さまざまな緊急事態を想定し、それぞれのケースで電話応対サービスがどのように役立つかを詳しくご紹介します。
以下では、様々な緊急事態の例をご紹介し、そのような時に電話代行がどのように役に立つのかについて一例をご説明します。
大事な電話がかかってくる日に限って外出が入ってしまった
どうしても外出しないといけない時に限って、大事な電話がかかってくる ... というようなことはご経験ありませんか？
この場合、電話がかかってくるのを待っていなければいけないのですが、外出しなければいけない時間も迫っている ...。こういう時に限って ... という緊急時はよくありがちなケースです。
電話代行を利用していれば、外出 (出張など) するスケジュールが決まっていれば、その日の電話応対は電話秘書に任せることが可能なので、安心して外出することができます。
電話秘書は、当日の電話応対を管理し、メールやチャットで応対内容を報告してくれます。これにより、外出先でも電話内容を確認することができます。
スタッフが急遽出勤できなくなってしまった ...
スタッフが体調不良で欠席に、電話応対スタッフがいなくなってしまった。個人事業主や従業員の少ない会社では、スタッフが体調を崩してしまったり不慮の事故や入院などになってしまうと、後をフォローできるスタッフがいなくなってしまい、事業が正常に回らなくなってしまうことがあります。
そんな時は電話代行を利用することで、会社の電話応対部分をまるっとアウトソーシングすることが可能です。電話代行は、予約応対、受注応対など様々な電話応対に対応していますので、電話応対スタッフが出れなくなってしまったような緊急時では、電話代行の利用をおすすめ致します。
急遽会社を10日間くらい空けることになってしまった
急遽海外に出る用事ができてしまい、その間事務所の電話応対ができなくなってしまった ... このようなケースでも、電話代行を利用することで、海外に行っている間にかかってくる電話応対が可能になります。応対内容はメールやチャットで報告致しますので海外でも確認可能です。
また、もし緊急の電話がかかってきて本人を出して欲しい、というような電話がかかってきても、電話秘書が「〇〇は海外出張中でして、〇月〇日には日本に戻りますので、それまではご用件は私が伺い本人にお伝えします ... 」といったように、海外出張中の旨を伝えることが可能です。
そうすることでトラブルになることもなくなります。また緊急電話の要件もメールやチャットで確認できるため、海外からも確認することができます。
事務所の移転に伴い、その間に電話応対ができない
事業が軌道に乗ってきて、小さなオフィスからもう少し大きなオフィスに引越すことになり、その間の電話応対ができないことを電話をかけてくる顧客やクライアントに伝えたい、というケースです。
こんな時でも電話代行の留守電機能を使うことで、任意のメッセージを留守電として設定することが可能です。例えば、「お電話ありがとうございます。〇〇会社は〇月〇日に事務所が移転になり、〇月〇日まではお電話に出ることができません。大変お手数ですが、ご用件のある方はこちらの留守電にご用件をお申し付けください。後ほど担当者より折返し致します。」
のように、事務所が移転になる旨、〇月〇日までには電話応対が可能になる旨をお伝えし、ご用件のある方にはご用件を留守電に入れてもらうという風に設定することが可能です。
まとめ
このように、電話代行サービスは、さまざまな緊急事態に対応し、お客様のニーズに応え、ビジネスを継続するための貴重なサポートを提供します。
