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折返し電話への対応について

折返し電話への対応

電話応対スーパーバイザー:雪野朱音


電話応対、不思議な会話?

電話代行の業務で、ほぼ毎日のように起こる不思議な会話について、
お伝えしたいことがあります。通常、

「はい、〇〇会社でございます。」
「△△ですが、□□さんいますか?」
「外出しておりますので、折り返しご連絡致します」
「はい、番号は000―000―000です」
「かしこまりました」
「失礼致します」

といった対応をしています。
普通であれば、この流れで何も問題は起こらないのですが、例外もあります。

「はい、〇〇会社でございます。」
「△△ですが、□□さんいますか?」
「外出しておりますので、折り返しご連絡致します」
「え?いま電話あったんだけど?」
「申し訳ございません外出しておりますので...」

おかしな会話が発生してしまいます。なかには、名乗らず
「いま電話あったんだけど」とかかってくる場合もあります。
着信あった番号にすぐ折り返しかけてくださったのですから、当然の反応だと思います。
ですが、こちらでは外出の対応をするしかできません。

曖昧な応対を回避するには?

電話代行サービスを利用してこういった場合を回避するためには、
いちばん簡単ですぐできる方法は、転送を切っていただくことです。
転送を切っていただければ、自分で電話に出ることができます。
外出の際にはまた転送をかければ、こちらで電話に出て外出対応をすることができます。

もうひとつは、スケジュールを入れていただくことです。
スタンダードプランビジネスプランエグゼクティブプランでは
担当者別でスケジュール対応をすることができます。

スケジュールはメールもしくは電話にて、電話秘書にお知らせいただければ対応致します。
スケジュールが入っていないときには通常通り外出対応を致します。

おそらく、時間ができたときや帰社時にまとめて電話をかける方も
多いのではないでしょうか。もし相手の方が不在だった場合、
次の方に電話をかける。不在だった方が折り返しをしてくれる。
その際に電話中ということも普通にあります。

ですが、「いま電話をもらったのにいないのはおかしい」
と理解をされない方は少なくないのです。そのため、
指示をいただくことによって、よりスムーズな対応ができお客様にも
安心していただけるかと思います。

おすすめとしては「席外し」「電話中」
等をうまく取り入れることです。

<例>
9:00~12:00 打ち合わせで外出、12:00頃戻り。
12:00~13:00 他の電話対応中。
13:00~15:00 会議で外出、17:00頃戻り。
17:00~18:00 席外し。

未定と伝えても、だいたいでいいから何時くらいに電話もらえるかを
知りたいという方もいるので、目安の時間を提示すると親切です。
あくまでも「予定」ですので。

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