電話応対で上手くて効率的な伝言メモの書き方

電話代行サービスの仕事をしていますと、
折に触れてメモの大切さを痛感することがあります。

もちろんそれは皆さまも同じなのでしょうが、
なかには効率的なメモを取る方法がわからずに
困っていらっしゃる方もいることでしょう。

電話応対時のメモの取り方

本日はここで、電話応対での効率的なメモのとり方を
伝授いたしますので、よろしかったらご覧いただけると幸いです。

とはいえ、伝授と言いましても実は答えはひとつ、それは、
「電話応対用のメモ」を別に持っておくこと、なんです。
これは、メモというものの一番の失敗は『どこにメモしたっけ？』
とメモの存在がわからなくなることだからなんです。

特に電話応対の場合、メモばかりに集中して書くことは難しいです。
そのへんにある紙や手帳にメモをしてしまうと、
電話が長引いたり、応対の最中に電話をしながらなにか
作業をすることがあると、どこにメモをしたか忘れてしまうことがあるんですよね。

しかし、電話専用のメモがあれば、まずこういうことは起こりません。

また、そのメモが保管しておくべき大事な要件である場合も、
電話用のメモがあるというのは大きな利点です。これなら、
その大事な要件を『電話で聞いた』ということだけを覚えておけば、
それは必ずそのメモの中にあります。
電話のメモはそこにしかないのですから、当たり前ですよね。

そして、電話専用のメモの一番の利点は、
聞くべきことを書いておけるということ。

メモする際に必ず抑えておく項目

例えばメモのページに
・（日時）
・（相手方：社名／部署／氏名）
・（宛先）
・（要件：日時／内容）
・（折返し：要・不要／期限）

という項目を区切って先に記入欄を作って
書いておくようなことをしていると、ものすごく便利です。

もちろん、このメモの項目欄を書くのは手間ですが、
それよりも電話応対の手間を減らす効果が大きいんですね。
というのも、これなら電話応対をしながらメモをとるときに、
書いてある項目に従って書き込むだけで良いですし、
なにより電話応対の際に聞くべきことや確認すべきことを忘れない利点があります。

さらに、その企業や部署で特別に聞くべきことがあれば、
ここに書いてあると、ほぼ忘れることはないでしょう。

このとき、大事なのは最後に（その他）の項目を作って
大きくスペースを開けておくことです。これで、
項目にない内容の処理も簡単ですし、
この電話を受けた後に行う対処などを自分でメモっておけば、
電話内容と今後の業務の関連付けもできて一石二鳥です。

ちなみに私は新人の頃『いつも笑顔で』と書いていました。
電話代行サービスの電話秘書オペレーターになる前の話ですが、
メモを開けるたびに気づきがあるのは便利でした。

電話応対に限らずどんなことでも、
効率を上げる唯一の方法は、下準備をしておくことだと思います。

電話応対における効率的なメモのとり方を実践するために、
しっかりとした電話専用メモの作成を、
一回トライしてみてはいかがでしょうか。