個人事業主
独立したばかり、清掃業の電話代行導入事例
まずは受注対応を強化するため、電話代行サービスを導入しました。
雑誌やWEB媒体を中心に執筆活動を行う、フリーランスライターです。取材、原稿執筆、編集者とのやり取り、クライアント対応など、日々さまざまな業務を一人でこなしています。特に執筆中や取材中は集中力が必要なため、電話が鳴るたびに作業を中断しなければならないことに悩んでいました。
雑誌やWEB媒体を中心に執筆活動を行う、フリーランスライターです。
取材、原稿執筆、編集者とのやり取り、クライアント対応など、日々さまざまな業務を一人でこなしています。特に執筆中や取材中は集中力が必要なため、電話が鳴るたびに作業を中断しなければならないことに悩んでいました。
そこで当初は、ブラウザベースで利用できる電話代行サービスを導入しましたが、実際に使ってみると「本人が電話に出られない時は、ほとんどの電話が外出中として応対されてしまう」という点に懸念を感じるようになりました。
というのも、常に外出応対にされてしまうと、この人に電話をかけてもどうせ外出中だ ... というようなレッテルを貼られてしまう可能性があることを懸念しました。
更に急ぎの連絡や、すぐに本人へつないだ方がよい電話であっても、電話の取次ぎに対応していなかったため、かえって相手に不自然な印象を与えてしまうのではないかと不安を感じるようになりました。
そこで、電話秘書による丁寧な一次応対に加え、必要に応じて電話の取次ぎにも対応できる渋谷オフィスの「アドバンスプラン」へ切り替えることにしました。
電話代行を利用しようと思ったきっかけは、執筆に集中できる環境を整えたいと考えたことです。
ライターの仕事は、ただ文章を書くだけではありません。事前リサーチ、構成作成、取材音源の確認、原稿執筆、修正対応など、細かな集中力を必要とする作業が多くあります。
そのような作業中に電話が鳴ると、集中が途切れてしまい、再び原稿に戻るまでに時間がかかってしまうことがありました。また、電話に出られなかった場合、後から折り返す必要がありますが、着信だけでは相手の用件が分からないことも多く、優先順位を判断しにくいという問題もありました。
そこで最初は、手軽に導入できるブラウザベースの電話代行サービスを利用しました。しかし、実際に使ってみると、本人が電話に出られない場合は毎回のように「外出中」として応対されてしまい、在宅で作業しているにもかかわらず、いつも外出しているような印象を与えてしまうことが気になりました。
さらに、急ぎの電話や緊急性の高い連絡があった場合でも、本人への取次ぎに対応していなかったため、「これでは大事な連絡を逃してしまう可能性がある」と感じるようになりました。単に電話に出てもらうだけでなく、相手の用件を正確に確認し、必要な場合は本人へつないでもらえる電話代行サービスが必要だと考え、渋谷オフィスへの切り替えを検討しました。
今回、電話代行サービスを導入することで解決したかった課題は、主に「執筆への集中」と「電話対応の印象改善」です。
フリーランスのライターは、自宅やコワーキングスペース、取材先など、さまざまな場所で仕事をします。そのため、常に電話に出られる環境にいるとは限りません。しかし、電話を受ける相手からすると、こちらの作業状況は分かりません。
電話に出られない状態が続いたり、毎回同じように外出中として応対されたりすると、不在が多い、連絡が取りにくい、対応が事務的といった印象につながる可能性があります。特に改善したかった点は、次のような内容です。
特に大きかったのは、「電話に出ないための代行」ではなく、「仕事の状況に合わせて適切に電話を受けてもらう代行」が必要だったという点です。
単なる不在応対ではなく、用件を確認し、必要な連絡は本人につなぎ、急ぎでないものはメッセージとして共有してもらえる体制を整えることが、今回の導入目的でした。
今回選択したのは、渋谷オフィスの「アドバンスプラン」です。
当初利用していたブラウザベースの電話代行サービスでは、本人が電話に出られない場合、基本的に外出中として応対されることが多く、急ぎの電話であっても本人への取次ぎができない点に不便を感じていました。
ライター業務では、すべての電話を即時に本人が受ける必要はありません。一方で、編集者からの急ぎの確認、取材先からの時間変更、クライアントからの重要な連絡など、すぐに対応した方がよい電話もあります。
そのため、必要だった機能は以下のようなものでした。
渋谷オフィスのアドバンスプランであれば、単に「不在です」「外出中です」と伝えるだけではなく、電話秘書が用件を確認し、必要に応じた対応につなげることができます。
特に、電話の取次ぎに対応できる点は大きな決め手になりました。執筆中は電話に出たくない一方で、重要な電話まで逃したくない。その両方を解決するために、アドバンスプランはちょうどよい選択でした。
電話秘書
フリーランスのライターの方にとって、電話対応は意外と大きな負担になりやすい業務です。
執筆中、取材中、打ち合わせ中など、集中している時間に電話が入ると、そのたびに作業を止めなければなりません。特に文章を書くお仕事では、一度集中が途切れると、再び同じ状態に戻るまで時間がかかってしまうこともあります。
そのため、電話代行を利用する際は、まず「どの電話を本人につなぐべきか？」「どの電話はメッセージで受ければよいか？」を整理しておくことをおすすめします。たとえば、編集者や既存クライアントからの急ぎの連絡は取次ぎ対象にし、営業電話や急ぎではない問い合わせはメッセージで共有する、というようにルールを決めておくと運用しやすくなります。
また、フリーランスの方の場合、相手に「個人で仕事をしている不安定さ」を感じさせないことも大切です。電話秘書が丁寧に応対することで、取引先には「きちんと受付体制が整っている」「連絡が確実に届く」という安心感を持っていただきやすくなります。
今回のように、以前の電話代行サービスで「毎回外出中になってしまう」「急ぎの電話を取り次げない」と感じていた場合は、電話の取次ぎ機能があるプランを選ぶことで、より実務に合った電話対応が可能になります。
電話代行は、電話に出ないためのサービスではなく、仕事に集中しながら大切な連絡を逃さないための仕組みとして活用していただくのがおすすめです。
渋谷オフィスのアドバンスプランに切り替えてから、電話対応に対する不安がかなり減りました。
以前のサービスでは、電話に出られない時に毎回のように外出中として応対されてしまうため、相手に不自然な印象を与えていないか気になっていました。しかし、現在は電話秘書の方が丁寧に用件を確認してくれるため、電話を受けた相手にも落ち着いた印象を持ってもらえていると感じます。
また、急ぎの電話や重要な連絡については、必要に応じて取次ぎができるようになったため、「大事な電話を逃してしまうかもしれない...」という不安も減りました。
執筆中は電話を気にせず作業に集中でき、電話の内容は後からテキストで確認できます。急ぎでない連絡は、原稿の区切りがついたタイミングで落ち着いて折り返せるようになりました。
結果として、電話に振り回される時間が減り、原稿作成や取材準備に集中できる時間が増えたと感じています。フリーランスとして一人で仕事をしているからこそ、電話対応を外部に任せることで、仕事全体の安定感が高まりました。
フリーランスで仕事をしていると、電話対応もメール対応もスケジュール管理も、すべて自分で行う必要があります。
しかし、すべてを一人で抱え込むと、本来集中すべき仕事の時間が削られてしまいます。特にライターやデザイナー、コンサルタント、士業、個人事業主の方など、集中して作業する時間が成果に直結する仕事では、電話対応を外部に任せるメリットは大きいと思います。
ただし、電話代行サービスを選ぶ時は、料金の安さや導入の手軽さだけで判断しない方がよいです。私自身、最初は手軽に使えるブラウザベースの電話代行サービスを利用しましたが、実際には「毎回外出中として応対される」「急ぎの電話を取り次げない」という点が気になり、仕事の実態には合っていませんでした。
フリーランスの場合、電話の数は多くなくても、一本一本の電話が大切な仕事につながっていることがあります。そのため、電話代行を選ぶ際は、次の点を確認しておくのがおすすめです。
電話代行は、自分の働き方を整えるための仕組みだと思います。大切な電話を逃さず、集中すべき仕事に集中するためにも、フリーランスの方こそ、自分の業務に合った電話代行サービスを選ぶことが大切だと感じています。
まずは受注対応を強化するため、電話代行サービスを導入しました。
電話対応が難しく、問い合わせ対応に課題を感じていました。
まずは働く環境を整えるため、電話代行サービスを導入することにしました。
