独立したばかりで、まだお客様や一緒に仕事をする仲間もいませんが、これから事業を盛り上げていきたいと思っています。走りながら事業の体制を整えるために先ずは「受注応対」に対応した電話代行を導入することにしました。
事業資金を貯め、清掃業で念願だった事業を独立したばかりです。まずは会社の体制を整えるべく電話代行を導入しました。
事業をスタートさせたのは良かったのですが、私一人で営業・現場施工・経理やその他をこなさなければならず、外出時は事務所を不在にする時間も長くなってしまい悩んでいました。
最初は従業員を雇うことも考えましたが、イニシャルコストの面からも人件費がかかる上に社員を教育しなければならず、そんな時間は残念ながらなく、事業を走らせながら進めていくために電話代行の導入することにしました。
電話の受注応対に対応した電話代行会社を見つけ、会社の全ての電話応対 (受注応対を含む、電話窓口) をアウトソーシングすることにしました。
プランを選ぶにあたり、以下の要望をご相談致しました。
清掃業という仕事柄、お客様のお宅などに伺い掃除していることが多いため事務所を留守にしがちです。電話代行を利用する前は、自分で転送設定を行い、事務所にかかってきた電話を自分の携帯電話に転送させていましたが、それでも一度作業に入ってしまうと、掃除に集中してしまい中々電話に出ることができません。
そこで作業中の電話応対は諦め、応対内容をメールで送って頂くことで、掃除が終わった一息入れるタイミングでメールを確認し、事務所にいなくてもこの時間に顧客応対をできるようにしたいと考えています。
またお客様などからの緊急の電話が入った場合は、直接電話を繋いで欲しい、というような要件をご相談しました。
電話秘書
ご相談ありがとうございます。お客様のケースですと「受注応対」に対応させたいということですので、弊社最強のプラン「エグゼクティブプラン (月額 ￥25,000)」ですと、全ての要件に応えることが可能です。
エグゼクティブプランは1ヵ月に250件のコール数に対応、受注応対、予約応対、障害一次受付窓口と、電話代行で使えるほぼ全ての機能を網羅しており、S様のようなご用件ですと、清掃業に集中して頂くことが可能です。
エグゼクティブプランですと今後スタッフが増えた際に、「社長様以外にも社員全員を登録」「担当者別スケジュール対応」にも対応していますので、チームで上手く顧客応対をすることが可能です。
清掃業Sさん
ありがとうございます。今回電話代行を利用するにあたり、「電話の受注応対に対応させたい、会社の電話窓口を全てお願いしたい」という明確な要望がありましたので「エグゼクティブプラン」を契約したいと思います。
コール数の観点からいきますと、まだそんなに電話があるわけではありませんが、今後ポスティングなどで知名度も上げていきたいと考えております。また年末年始など時期によっては忙しくなりますので、先行投資という意味でも最初から豪華なプランを利用することで自分に発破をかけたいと思います (笑)
新規のお客様と一番最初のコンタクトとなるのが電話応対ですから、顔は見えずとも電話応対での印象が大事だと思っています。その観点から、最初は電話代行にお任せして本当に大丈夫なのか？という不安がありました。
しかしお願いして半年も経たないうちにお客様から「おたくのとこの電話応対はいつも丁寧で感じがいいね。」と、時折お褒めの言葉を頂いています。今では安心して日々の電話応対をお任せしています。本当にいつもありがとうございます。
会社の電話応対をアウトソーシングしていても、お客様とのコアなやり取りは欠かせませんので、今後も顧客管理をしっかりと行うことでお客様や取引先との地道な信頼関係を築いていきたいと考えています。
だいたい３人程の方にご担当して頂いていますが、私も今では電話に出て頂いた方の声の感じで『あっ、今のはあのかわいい人だな』と勝手にイメージをして区別できるようになりました（笑）
現在はスタッフも増え、徐々にお店の規模も大きくしていくつもりですが、御社とは末永くお付き合いをさせて頂きたいと思っています。
