独立開業したばかりで、まだ十分な顧客やスタッフもいませんが、これから事業を盛り上げていきたいと思っています。走りながら事業の体制を整えるために先ずは「受注応対」に対応した電話代行サービスを導入することにしました。
長年の目標だった独立を実現するために、コツコツと事業資金を貯めてきたSさん。ついに念願だった清掃業での開業を果たし、個人事業主として新たな一歩を踏み出されました。
現在は一人で現場を回りながら、お客様対応や事務作業なども並行して行っており、多忙な日々を送っています。
そうした中で、業務の効率化と信頼性のある顧客対応を両立させるため、まずは会社の体制づくりの一環として電話代行サービスの導入を決めました。
「少人数でもきちんとした対応ができる体制を整えたい」という思いから、電話応対のプロに任せることで、お客様との大切なやり取りを逃さず、安心して現場作業に集中できる環境づくりを進めています。
事業をスタートさせたばかりで、営業、現場作業、経理など、すべての業務を一人でこなさなければならず、外出中は事務所を長時間空けてしまうことが多く、対応に悩んでいました。
当初は従業員の雇用も検討しましたが、採用には人件費など初期コストがかかる上、教育に割ける時間もありませんでした。そのため、事業を動かしながらも効率的に運営していく方法として、電話代行サービスの導入を決断しました。
特に、「受注対応」に対応している電話代行会社を選び、会社にかかってくる全ての電話（注文受付や問い合わせなど）を丸ごとアウトソーシングすることに。
これにより、外出中でも安心して業務に集中できる環境を整えることができました。
プランを選ぶ際、以下のような具体的な要望を電話代行会社にご相談しました。
清掃業という仕事の性質上、日中はお客様宅などの現場に出向いて作業を行っており、事務所を不在にする時間が多くなります。
電話代行を導入する前は、自分で電話の転送設定をして、事務所にかかってきた電話を携帯電話で受けられるようにしていました。ですが、実際に作業が始まると手が離せず、なかなか電話に出ることができないというのが現実でした。
そこで、現場作業中の電話対応は割り切って電話代行に任せ、電話秘書に応対内容をメールで送ってもらうことで、作業が終わったタイミングで内容を確認し、事務所に戻らずともスムーズにお客様対応ができる体制を整えたいと考えました。
また、クライアントやお客様から緊急の連絡が入った場合には、私の携帯電話に直接繋いでもらいたいという要望も合わせてお伝えしました。
このような希望をもとに、柔軟に対応してくれる電話代行会社とプランを選び、自分一人でも業務が滞らない体制を構築しています。
電話秘書
このたびはご相談いただき、誠にありがとうございます。
S様のように「受注応対にしっかり対応してほしい」というご要望がある場合には、弊社で最も充実した内容を備えた「プレステージプラン（月額 50,000円）」が最適です。
こちらのプランは、月160件までのコール対応が可能で、商品の受注応対、各種予約受付、ネットショップのお問い合わせ窓口など、中小企業様に必要とされる電話応対機能を幅広くカバーしております。
そのため、清掃業務に専念していただきながらも、大切なお客様からの電話を逃さず対応することができます。
また、将来的にスタッフの方が増えた際には、社長様だけでなく社員の方全員を登録することが可能です。さらに、担当者ごとのスケジュールに合わせた応対にも対応しておりますので、チーム体制での電話対応にも柔軟に対応できます。
清掃業Sさん : ありがとうございます。
今回、電話代行を利用しようと思ったのは、「電話での受注応対にしっかり対応してもらいたい」、「会社の電話窓口として機能させたい」という、明確な目的がありましたので、この目的を該当したがありましたのでプレステージプランを契約したいと思います。
現時点では、コール数自体はそこまで多くはありませんが、今後はポスティングなどの販促活動を通じて、徐々に知名度を広げていきたいと考えています。
また、年末年始など繁忙期には電話の件数が増えることも予想されるため、少し余裕を持った体制を整えておきたいという気持ちもあります。
正直、最初からプレステージプランは少し贅沢かなとも思いましたが、これは先行投資として、自分に“気合い”を入れる意味でもあえて選びました（笑）。しっかりとした電話対応体制を整えて、今後の事業展開につなげていきたいと思います。
新規のお客様との最初の接点が「電話応対」になることが多いため、顔が見えないからこそ、第一印象としての電話の受け答えが非常に重要だと感じていました。
そのため、最初は「本当に電話代行に任せて大丈夫だろうか…」という不安も正直ありました。
ですが、導入して半年も経たないうちに、何人かのお客様から「おたくの電話応対はいつも丁寧で感じがいいね」といった嬉しいお言葉をいただくようになり、今ではすっかり安心して日々の電話対応をお任せしています。
もちろん、会社の電話応対をアウトソーシングしているとはいえ、お客様との関係づくりにおいて“中核のやり取り”は欠かせません。
今後も、顧客管理をしっかりと行いながら、お客様や取引先との信頼関係を地道に築いていきたいと考えています。
現在は、だいたい3人ほどの電話秘書の方にご対応いただいていますが、最近では声を聞いた瞬間に「今のは、あの感じのいい方だな」と、それぞれの声で誰が出てくれたか分かるようになりました（笑）。
スタッフも少しずつ増えてきており、今後は店舗の規模も拡大していく予定です。その中でも、電話対応の面では今後も変わらず御社にお願いしていきたいと思っております。
末永く、どうぞよろしくお願いいたします。
