近年の働き方の多様化に伴い、会社でもリモートワークやハイブリッド勤務の導入が進みました。社員数十人の弊社では、まずはオフィス勤務から徐々に柔軟な働き方へ切り替えるための準備をスタートしました。
弊社は、社員数十名規模の情報エコシステム関連事業を手がける会社です。
以前は主にオフィス勤務を中心に、社員同士が顔を合わせながら日々の業務を進めていましたが、働き方の多様化や生産性向上の流れを受けて、現在はハイブリッド勤務（出社とリモートの併用）へと切り替えを進めています。
コミュニケーションの質を保ちつつ、場所にとらわれない働き方を実現することが、今の私たちの新たな課題でもあり、成長のチャンスと捉えています。
これまで、会社代表電話の応対はすべてオフィス内の事務スタッフが行っていました。
しかし近年、リモートワークの定着やオフィスの縮小が進むなかで、社員全員が在宅勤務となる日も増えてきました。
その結果、オフィスに人が不在でも代表電話が繋がる体制を整える必要が出てきたため、電話代行サービスの導入を検討することになりました。
当初は「事務スタッフだけでも出社させようか」とも考えましたが、一部の社員だけに出社を求めるのは公平ではないのでは？と感じ、ならばいっそ、全員が安心して働けるフルリモート体制を整備しようという結論に至りました。
これまで社内業務を外部に委託した経験がなく、「電話対応を外部に任せて大丈夫だろうか？」という不安もありましたが、BCP（事業継続計画）や業務効率化の一環として、今こそ外部の力を借りるべきだと判断し、電話代行の導入を前向きに進めています。
弊社では、社員間のコミュニケーションツールに Slack を利用しております。そのため、電話代行サービスをご利用いただく際には、応対内容を Slack で通知してもらえることが前提条件の一つとなります。
また、緊急のご連絡があった場合には、事前に設定した担当スタッフへ電話を取次いでいただきたいというご要望もございます。
一部の電話代行会社では、この「電話の取次ぎ（通話接続）」に対応していないケースもあると聞いておりますので、対応可否についてご確認いただけますと幸いです。
なお、事務スタッフに確認したところ、主に取引先のクライアント様からのお電話が多く、月間のコール件数はおおよそ100件以上になる見込みです。
これらの条件を満たすプランのご提案をいただければと思います。どうぞよろしくお願いいたします。
電話秘書
ご相談ありがとうございます。まず1ヵ月のコール数が100件以上はございます場合は、「プレミアプラン (月額 ¥ 25,000)」をおすすめ致します。
プレミアプランのコール数は120件となっておりますので、月によって100件以上あった場合でもカバーできると思います。もし120件を超えてしまった場合は、超過分として1件200円の料金がかかります。
こちらのプレミアプランには、Slack 通知にも対応した「チャットツール連絡サービス」も付いています。
更に、御社様の社員20名までお電話での在籍照会、担当者別スケジュール対応、お客様へ伝言連絡、Ｑ＆Ａ対応 などにも対応しており、会社の電話応対に必要な機能が揃っております。
電話の取次ぎについても、「通話接続サービス」が含まれれいますので、クライアント様からのお電話を電話秘書から内線感覚で担当様にお繋ぎすることができます。
ありがとうございます。「プレミアプラン」を利用することで、オフィスワークから在宅勤務へ切り替えることができそうです。まずは渋谷オフィスさんの無料トライアルで実際に電話代行を利用してみて社内でシミレーションを開始しました。
東京で1回目の緊急事態宣言が発せられたタイミングで電話代行を導入し、オフィスワークから在宅勤務に切り替えておいて大正解でした。東京では4月現在、3回目の緊急事態宣言が発表される見込みになっています ... もしオフィスワークを続けていたら、社員も仕事どころではなかったと思います。
今回初めて社内の業務を外部委託することを経験しましたが、コストパフォーマンス的にも素晴らしく、もっと早く導入するべきだったと勉強になりました。
先日取引先の会社と長話をしたのですが、その会社もすぐに電話代行を導入していたようで、やっぱりあの時は一種の電話代行ブームがきていたんですね、と話していました。
少し話が脱線しましたが、弊社も電話代行を導入したことで早いタイミングで在宅勤務に切り替えられたことが非常に良かったです。社員も在宅勤務で働くことに慣れはじめ、今のところ顧客対応もスムーズにできています。
あの時素早い判断ができた自分を褒めてしまうくらい、電話代行を早くに導入しておいて本当に良かったです。
