会社が2020年にコロナウイルスのパンデミックの影響を受けて、状況が落ち着くまでの期間、在宅勤務となりました。社員数十人の弊社では、まずはオフィスワークから在宅勤務に切り替える準備を開始しました。
弊社は社員数十人の情報エコシステムを取扱う会社です。コロナ前はオフィスワークで顔と顔を向かい合わせてコミュニケーションを取り業務を進めていましたが、コロナの影響で在宅勤務に切り替えることが急務となりました。
これまで電話応対は、会社のオフィスで事務スタッフが応対していました。しかし緊急事態宣言と、その後のロックダウンにより一時的にオフィスを閉めることになりました。オフィスをクローズしてしまうため、在宅勤務でも会社の代表電話が機能するように電話代行の導入を検討しています。
最初は事務スタッフだけでもオフィスに残すことも考えましたが、事務スタッフだけを出勤させるのはどうなのか？と自問自答し、もし事務スタッフが通勤中にコロナに感染してしまうかもしれない ... というリスクも考慮し、だったら社員全員在宅勤務で安心して働ける環境を構築しようという結論に至りました。
これまで社内の業務を外部にアウトソーシングしたことがありませんので、外部委託がどうなのか？信頼できるのか？などの不安はありますが、状況が状況ですので、背に腹はかえられぬということで電話代行を検討しております。
弊社では社員のコミュニケーションツールとして Slack を利用していましたので、電話代行会社さんに電話応対頂いた内容を Slack で通知し欲しい。そしてもし緊急の電話などがあった場合には、予め決めておいた担当スタッフに電話の取次ぎをして欲しいという要望がありました。
電話代行会社によっては、電話の取次ぎに対応していないところもあると聞いたのですが、確認頂けますでしょうか？
1ヵ月のコール数について事務スタッフに確認したところ、主に取引きのあるクライアント様からの電話が多いようで約100件以上はコール数があるのではないかと思います。
電話秘書
ご相談ありがとうございます。まず1ヵ月のコール数が100件以上はございます場合は、「ビジネスプラン (月額 ¥15,000)」をおすすめ致します。
ビジネスプランのコール数は150件となっておりますので、月によって100件以上あった場合でもカバーできると思います。もし150件を超えてしまった場合は、超過分として1件100円にて応対が可能です。
こちらのビジネスプランには、Slack 通知にも対応した「チャットツール連絡サービス」も付いています。
更に、御社様の社員20名までお電話での在籍照会、担当者別スケジュール対応、お客様へ伝言連絡、Ｑ＆Ａ対応 などにも対応しており、会社の電話応対に必要な機能が揃っております。
電話の取次ぎにつきましては、オプション機能である「通話接続サービス (月額 ¥1,000)」を追加頂きますことで、クライアント様からのお電話を電話秘書から内線感覚で担当様にお繋ぎすることができます。
ありがとうございます。「ビジネスプラン」と「通話接続サービス」を利用することで、オフィスワークから在宅勤務へ切り替えることができそうです。まずは渋谷オフィスさんの無料トライアルで実際に電話代行を利用してみて社内でシミレーションを開始しました。
東京で1回目の緊急事態宣言が発せられたタイミングで電話代行を導入し、オフィスワークから在宅勤務に切り替えておいて大正解でした。東京では4月現在、3回目の緊急事態宣言が発表される見込みになっています ... もしオフィスワークを続けていたら、社員も仕事どころではなかったと思います。
今回初めて社内の業務を外部委託することを経験しましたが、コストパフォーマンス的にも素晴らしく、もっと早く導入するべきだったと勉強になりました。
先日取引先の会社と長話をしたのですが、その会社もすぐに電話代行を導入していたようで、やっぱりあの時は一種の電話代行ブームがきていたんですね、と話していました。
少し話が脱線しましたが、弊社も電話代行を導入したことで早いタイミングで在宅勤務に切り替えられたことが非常に良かったです。社員も在宅勤務で働くことに慣れはじめ、今のところ顧客対応もスムーズにできています。
あの時素早い判断ができた自分を褒めてしまうくらい、電話代行を早くに導入しておいて本当に良かったです。
