司法書士事務所の電話応対に悩んでいましたが、電話代行サービスによってさまざまな課題を解決できることを知りました。今では、弊社にとって欠かせないインフラとなっています。
弊社は、司法書士1名と事務スタッフ1名の計2名で運営している、個人事務所の司法書士事務所です。
登記手続や相続・遺言、会社設立など、日常生活や事業活動に密接に関わる法務を中心に、依頼者一人ひとりの状況に寄り添った丁寧な対応を心がけています。
少人数体制であるからこそ、大手事務所のような流れ作業ではなく、最初のご相談から手続完了、その後のフォローまでを一貫して担当できる点が強みです。
一方で、日中は外出や来客対応、書類作成に追われることも多く、電話対応や事務作業が重なると業務が立て込みやすいという課題も抱えています。
事務スタッフは、登記書類の準備や役所対応、スケジュール管理などを担い、司法書士が専門業務に集中できるようサポートしています。
限られた人員ながらも、依頼者にとって「相談しやすく、話が早い身近な司法書士事務所」であり続けることを大切にし、信頼関係を重視した運営を行っています。
独立開業してから、事務スタッフは1名在籍していますが、登記申請や役所対応、金融機関への訪問などに私が外出する際には、サポート役として同行してもらうことも多く、結果として事務所を留守にする時間が少なくありませんでした。
そのため、来客対応や電話応対を十分に行えない場面が生じ、機会損失につながるのではないかという不安も感じていました。
一方で、現時点では新たにスタッフをもう一人雇用するほどの余裕はなく、採用や教育にかかるコスト、定着までのリスクを考えると、安易に人員を増やす判断は難しい状況でした。
限られた人員の中で、いかに業務を効率化し、本来注力すべき専門業務に時間を割けるかが大きな課題となっていました。
そうした背景から、電話対応という業務を外部に委ねることで、日中の外出時でも安定した対応を維持でき、業務全体の流れをスムーズにできるのではないかと考えるようになりました。
人を増やすのではなく、必要な部分だけをプロに任せる「電話代行サービス」は、業務効率の向上とコスト管理の両立を図れる、現実的かつ合理的な選択肢だと感じ、このタイミングでの導入を検討するに至りました。
事務所には電話応対を専任で行うスタッフがおらず、事務スタッフが在席している際には、電話応対を任せていました。
しかし、日常業務ではお客様とのご相談や書類作成、各種手続き、打ち合わせなどで外出することが多く、不在時の電話応対が十分にできない状況が続いていました。
そのため、「大切な連絡を逃していないだろうか？」、「知らないうちにビジネスチャンスを失っているのではないか？」と不安に感じるようになりました。
はじめは新たにスタッフを雇うことも検討しましたが、司法書士業務では専門用語や業務内容に関する最低限の理解が必要となるため、教育や人件費の負担が大きくなります。そうした点を踏まえると、電話代行サービスを利用する方が、コスト面・運用面の両方で大きなメリットがあると考えるようになりました。
電話代行サービスに求める機能としては、外出中や移動中、公共交通機関を利用している際には電話に出られないことが多いため、応対内容をメールで報告してもらえることを希望しています。
また、月間のコール数には多少のばらつきがありますが、概ね100件程度をカバーできれば十分だと考えています。
さらに、裁判所や市役所などの公的機関からの電話については、折り返し対応にしてしまうと当日中に連絡ができず、対応が翌日に持ち越されてしまうケースもあります。
そのため、こうした重要な電話については、可能であれば直接取り次いでいただきたいと考えています。公的機関からの電話取次ぎにも対応していただけるかどうかを確認したいと思っています。
電話秘書
ご相談ありがとうございます。渋谷オフィスでは、多くの司法書士様に電話代行サービスをご利用頂いております。その理由の一つに、電話代行の機能である「通話録音サービス」がございます。
通話録音サービスは、お客様と電話秘書の会話を録音保存しますため、機関名やお名前などの詳細を間違いなく情報漏れなく、応対内容をそのままお伝えすることができます。
司法書士様のご要望ですと、弊社の「プレミアプラン (月額 ￥25,000)」をおすすめ致します。プレミアプランは1ヶ月120件のコール数に対応し、基本的な電話応対 (貴社名にて電話応対、貴社の会社情報ご案内、最寄駅から貴社まで道案内) に必要な機能を備えております。
また、営業時間外には「時間外アナウンス」を流すことができますし、スタッフがいる場合は「担当者別スケジュール」にも対応しておりますので柔軟に電話代行をご利用頂けます。
応対内容のメール連絡も含まれており、公的機関からの電話の取次については内線電話のような感覚で電話の取次ぎができます「通話接続サービス」も付いております。
このようにお客様のコール数に合わせたプランを選んで頂き、必要な機能についてオプション機能を追加頂くことで電話代行を便利にご利用頂けます。
ご説明いただき、ありがとうございます。事務所の電話応対は、以前から大きな悩みの一つでした。
当初はサポートスタッフに電話対応を任せていましたが、業務量や案件数が増えるにつれて、サポートスタッフにも本来のメイン業務に積極的に関わってもらう必要が出てきました。
その結果、電話応対や事務作業に十分な時間を割けず、対応が後手に回ってしまう場面も少なくありませんでした。
しかし、電話代行サービスを導入したことで、こうした不安や負担が大きく軽減されました。外出中や来客対応中でも、プロによる丁寧で安定した電話応対が行われるため、機会損失を心配することなく業務に集中できるようになりました。
現在では、安心して事務所を空けることができ、仕事の進め方にも余裕が生まれています。
外出時や不在時でも電話応対の漏れがなくなり、新規のお客様からのお問い合わせにも、これまで以上にスムーズに対応できるようになりました。
たとえば外出先で新規のお問い合わせが入った場合でも、電話代行から送られてくるメールで応対内容をすぐに把握できるため、移動の合間や手の空いた時間に状況を確認し、折り返しの電話でアポイントを取るといった流れが自然にできるようになりました。
電話代行を導入する前は、外出中にどのような電話がかかってきているのか把握できず、目の前の業務に集中するしかありませんでした。
しかし現在は、業務の優先順位を意識しながら全体の流れを見て仕事を進められるようになり、仕事の進め方そのものに余裕が生まれたと感じています。
また、これまで対応が遅れがちだった法務局や役所、金融機関など公的機関からの連絡についても、確実に内容を受け取れるようになり、迅速に対処できるようになった点は大きな収穫でした。
電話代行を導入したことで、日々の業務に良いリズムと習慣が生まれ、目先の作業だけでなく、事務所全体の状況を俯瞰して捉えながら仕事ができるようになったことは、想像以上の効果でした。
電話代行であれば、電話応対のノウハウを十分に身につけた電話秘書がすぐに対応してくれるため、応対品質の面でも安心感があります。
さらに、採用や教育の手間、固定費を考えると、人を一人雇用するよりもコスト面で圧倒的に効率が良く、費用対効果の高い選択だと実感しています。
では、私から同業の司法書士の皆さまへ、電話代行サービスを導入して感じたポイントをお伝えします。
まずお伝えしたいのは、「通話録音付きの電話代行」は想像以上に司法書士業務との相性が良い、という点です。氏名や機関名、案件の概要といった内容を録音で確認できるため、登記依頼の要件の取り違えや折り返し対応の漏れが大幅に減りました。
後から相談内容を聞き直せる安心感は、単なる電話取次にとどまらない大きな価値があります。
次に、プラン選びは「実際のコール数」を基準に考えることをおすすめします。月の受電が100件前後であれば、月120件まで対応できるプレミアプラン（目安：月額25,000円程度）が過不足なく、標準的な取次や案内業務に必要な機能が一通り揃っています。
まずはこの価格帯でスタートし、3月の決算期や不動産の繁忙期など、季節による増減に合わせて調整していくのが現実的です。
営業時間外については、「時間外アナウンス」の設定を必ず行っておきましょう。夜間や外出時には、一次説明や受付方針（折り返しの目安時間など）を自動音声で案内し、営業時間内は人による丁寧な応対で確実に拾う、いわゆる“ハイブリッド運用”がおすすめです。
これにより、クレームの防止と取りこぼしの削減の両立がしやすくなります。
複数の担当者がいる事務所では、「担当者別のスケジュール連携」も有効です。誰がいつ対応可能かを即座に振り分けられるだけで、相手方や金融機関、法務局からの緊急連絡にもスムーズに対応できるようになります。
導入時の運用ルールは、できるだけシンプルにするのがコツです。私の事務所では、電話秘書には次の点だけを共有しています。
・必須の聴取項目
氏名（フリガナ）、連絡先、案件種別（相続・商業・不動産・成年後見など）、物件住所または会社名、期限（登記申請予定日・決済日）、折り返し希望時間
・折り返し対応の目安
新規相談は当日中、進行中の案件は原則2営業日以内
・取次の優先度
決済日や期日が近い案件、官公署・金融機関からの連絡、既存顧客を優先
この3点を押さえるだけで、受付対応の品質は安定します。細かな表現や応対フレーズについては、代行会社側の標準ガイドに任せてしまって問題ありません。
最後にお伝えしたいのは、「まずは小さく始めるのが正解」ということです。
録音、時間外アナウンス、担当者別スケジュールといった司法書士業務に直結する機能は、最初から十分に活用できますし、月次の入電実績を見ながら最適化すれば、コストも自然と業務に馴染んでいきます。
電話対応を均質化し、可処分時間を確保することは、面談や起案、申請業務の質を確実に高めてくれます。迷っている方は、ぜひ一度試してみてください。
