司法書士事務所の電話応対をどうするか悩んでいましたが、電話代行で様々な課題を解決できることを知りました。今では弊社になくてはならないインフラです。
弊社は、司法書士1名、事務スタッフ1名の小規模な司法書士事務所です。
独立開業してから事務スタッフは1名いるのですが、私のサポートとして一緒に外出していることも多く、流石にもう一人スタッフを雇う余裕はありませんので、このタイミングで電話代行を導入した方が効率が良いのではないか？と考えました。
事務所には電話応対専属のスタッフがいないため、事務スタッフが事務所にいる時は電話応対をお願いしていました。しかし、お客様とのご相談や、書類の作成、手続き、会議などで外出していることが多く不在時の電話応対ができずにいました。
その間に大事な電話がかかってきていないか？ビジネスチャンスを逃していかないか？などと考えるようになりました。当初はスタッフを雇うことも考えましたが、司法書士という仕事柄、専門用語など最低限の知識がないと難しく、人件費などを考慮しますと、電話代行を利用した方が圧倒的にメリットがあることを知りました。
電話代行の機能については、外出時は移動中や公共機関にいる時は電話に出にくいため、応対内容をメールで送って頂きたいです。また弊社の1ヶ月のコール数ですが、かなりばらつきがありますが100件くらいであればカバーできるかと思います。
それと、裁判所や市役所などから電話があった場合、折り返し応対にしてしまうと夕方くらいまでに折り返せないと翌日に持ち越してしまうため、電話を取次いで頂くことは可能でしょうか？そのような電話取次ぎには対応していますでしょうか？
電話秘書
ご相談ありがとうございます。渋谷オフィスでは、多くの司法書士様に電話代行サービスをご利用頂いております。その理由の一つに、電話代行の機能である「通話録音サービス」がございます。
通話録音サービスは、お客様と電話秘書の会話を録音保存しますため、機関名やお名前などの詳細を間違いなく情報漏れなく、応対内容をそのままお伝えすることができます。
司法書士O様のご要望ですと、弊社の「プレミアプラン (月額 ￥25,000)」をおすすめ致します。プレミアプランは1ヶ月120件のコール数に対応し、基本的な電話応対 (貴社名にて電話応対、貴社の会社情報ご案内、最寄駅から貴社まで道案内) に必要な機能を備えております。
また、営業時間外には「時間外アナウンス」を流すことができますし、スタッフがいる場合は「担当者別スケジュール」にも対応しておりますので柔軟に電話代行をご利用頂けます。
応対内容のメール連絡も含まれており、公的機関からの電話の取次については内線電話のような感覚で電話の取次ぎができます「通話接続サービス」も付いております。
このようにお客様のコール数に合わせたプランを選んで頂き、必要な機能についてオプション機能を追加頂くことで電話代行を便利にご利用頂けます。
ご説明ありがとうございます。事務所の電話応対は長らく悩みの種でした。当時はサポートスタッフにお願いしていましたが、仕事の案件が増えるにつれてサポートスタッフにもメインの仕事に参加してもらうことになったため、事務仕事が疎かになっていました。
今では安心して事務所を空けることができます！
外出時/不在時の電話応対の漏れがなくなり、新規のお客様からのお問合せもスムーズに対応できるようになりました。例えば出先で新規のお客様からお問合せがあった場合、メールで頂いた応対内容を確認し、空き時間にフォローの電話を入れアポイントを取るようになりました。
電話代行を導入する前は、外出時にかかってくる電話の存在も知りませんので目先の仕事に集中していましたが、今では仕事のバランスを取りながら全体を見ながら仕事に取り組めていると思います。
滞りがちな公的機関からの連絡にも、すぐに対処できるようになったのは大きな収穫でした。電話代行を導入したことで仕事にも良い習慣が生まれ、俯瞰して今の仕事を捉えられるようになったことは発見でした。
電話代行会社なら電話応対のノウハウを積んだ電話秘書が応対してくれますし、料金面でも人を雇うよりも圧倒的に安いと感じています。
では、私から同業の司法書士のみなさんへ。
まず、「通話録音つきの電話代行」は想像以上に業務適合性が高いです。氏名・機関名・案件要旨の聞き取りを録音で担保できるので、登記依頼の要件取り違えや折り返し漏れが激減します。相談メモを後で再確認できる安心感は、単なる取次以上の価値があります。
次に、プランは実コール数で選定を。事務所の受電が月100件前後なら、月120件まで対応できるプレミア（目安：月額¥25,000）が過不足なく、標準的な取次・案内業務に必要な機能が揃います。まずはこの帯で開始し、季節変動（3月決算・不動産繁忙期）に合わせて調整を。
営業時間外は「時間外アナウンス」を必ず整備してください。夜間や外出時に一次説明と受付方針（折り返し時間帯など）を自動で伝え、営業時間内は人対応で丁寧に拾う“ハイブリッド運用”が、クレームも取りこぼしも減らします。
複数担当がいる事務所は、「担当者別スケジュール連携」を活用しましょう。誰がいつ受けるか、即時に仕分けできるだけで、相手方・金融機関・法務局からの緊急折衝の流れがスムーズになります。
導入時の運用ルールはシンプルに。私の所では、電話秘書に以下だけ共有しています、
・必須聴取項目：氏名（フリガナ）／連絡先／案件種別（相続・商業・不動産・成年後見など）／物件住所や会社名／期限（登記申請予定・決済日）／折り返し希望時間
・折り返しSLA：新規相談は当日内、進行中は原則2営業日以内
・取次優先度：決済日・期日が近い案件／官公署・金融機関／既存顧客を先行
この3点だけで、受付品質が安定します（細かい文言は代行側の標準ガイドに載っています）。
最後に、まずは小さく始めるのが正解です。録音・時間外アナウンス・担当者別スケジュールといった司法書士業務に効く機能が最初から使えますし、月次で入電実績を見て最適化すればコストは自然に馴染みます。電話対応の均質化と可処分時間の確保は、面談・起案・申請の質に直結します。迷っているなら一度試してみてください。
