司法書士事務所の電話応対をどうするか悩んでいましたが、電話代行サービスを利用することで様々な問題を解決できることを知りました。今では弊社になくてはならないインフラです。
弊社は、司法書士1名、事務スタッフ1名の小規模な司法書士事務所です。
独立開業してから事務スタッフはいるのですが、私の補佐として外出していることも多く、もう一人スタッフを雇うのであれば電話代行を導入した方が効率が良いと考えました。
事務所には電話担当のスタッフがいないため、事務スタッフがいる時は電話応対をお願いしていました。しかし、お客様とのご相談や、書類の作成、手続きなどで外出していることが多く不在時に電話に出ることができないのがネックになっていました。
当初スタッフを雇うことも考えましたが、司法書士という仕事柄、専門用語など最低限の知識がないと難しく、人件費などを考慮しますと、電話代行を利用した方が圧倒的にメリットがあることを知りました。
外出時ですが、移動中や公共機関にいる時は電話に出にくいため、応対内容をメールで送って頂きたいです。1ヶ月のコール数ですが、かなりばらつきがありますが100件くらいであればカバーできると思います。
それと、裁判所や市役所などから電話があった場合に折り返し応対にしてしまうと、夕方くらいまでに折り返せないと翌日に持ち越してしまうため、電話を取次いで頂くことはできますか？
電話秘書
ご相談ありがとうございます。渋谷オフィスでは、多くの司法書士様に電話代行サービスをご利用頂いております。その理由の一つに、電話代行サービスの機能である「通話録音サービス」がございます。
お客様と電話秘書の会話を録音保存しますため、機関名やお名前などの詳細を100％情報漏れなく、そのままお伝えすることができます。
司法書士O様のご要望ですと、弊社の「スタンダードプラン (月額 ￥9,000)」をおすすめ致します。スタンダードプランは1ヶ月100件のコール数に対応し、基本的な電話応対 (貴社名にて電話応対、貴社の会社情報ご案内、最寄駅から貴社まで道案内) に対応しております。
また、営業時間外に「時間外アナウンス」を流すことができ、スタッフがいる場合は「担当者別スケジュール」にも対応しております。
応対内容のメール連絡はオプション機能「メール連絡サービス (月額 ￥1,000)」、公的機関からの電話の取次については内線感覚で使用できます「通話接続サービス (月額 ￥1,000)」を追加頂くことでご利用頂けます。
ありがとうございます。事務所の電話応対は悩みの種でして、人を雇うか他に良い方法がないか考えあぐねていました。これで安心して事務所を空けることができます！
不在時の電話応対漏れがなくなり、新規のお客様からのお問合せにスムーズに対応できるようになりました。滞りがちな公的機関からの連絡にもすぐに対処できるようになったのは大きな成果です。
当時新たに人を雇わなくて良かったです。もし人を雇っていたら、どうしても仕事を覚えてもらう期間なども必要ですし、人件費の面でも結構大変だったと思います ...
電話代行ならノウハウを積んだ電話秘書が応対してくれますし、料金面でも人を雇うよりも圧倒的に安いと感じています。
