法律事務所の電話応対、電話代行利用について詳しくご紹介します。法律事務所様が、電話代行サービスを導入することで、業務の効率化、企業の印象アップにつながります。
法律事務所の電話応対とは？
法律事務所における電話応対は、クライアントからの相談や問い合わせ、新規案件の受付などが主な内容です。専門性が高く、信頼性とプロフェッショナリズムを求められる業種であるため、電話応対も同様の品質が求められます。
法律事務所では、電話応対においても高い専門性が求められます。これは、法律的な問題に関する初期の相談に適切に対応するため、電話を取るスタッフが法律知識を有していることが望ましいためです。また、クライアントの情報は機密性が高く、個人情報保護の観点からも適切な取り扱いが必要です。そのため、電話応対するスタッフは、プライバシー保護と情報セキュリティに関する知識と意識を持つことが不可欠です。
さらに、法律事務所の電話応対は、クライアントとの信頼関係の構築においても重要な役割を果たします。クライアントは、しばしばストレスの多い状況下で電話をかけてきます。そのため、電話応対者は、共感と理解を示しつつ、プロフェッショナルかつ効率的な対応を心がける必要があります。これにより、クライアントは安心感を持ち、事務所への信頼を深めることができます。
また、法律事務所にとって、電話応対は新規クライアントの獲得のチャンスでもあります。適切な応対と迅速な対応は、事務所のプロフェッショナリズムを示すとともに、潜在的なクライアントに良い第一印象を与えることができます。したがって、電話応対の質は、事務所のビジネス成長に直接的な影響を与える要素となり得るのです。
法律事務所の電話応対の課題や問題
法律事務所、特に個人事務所や小規模なオフィスでは、電話応対が多くの課題を抱えています。特に忙しい日々の業務の中で、電話応対に十分な時間を割くことが難しい点です。
法律事務所の業務は、緻密なリサーチ、書類作成、クライアントとの面談、裁判所への出廷など、時間を要する作業が多く、これらの業務に追われる中で電話応対が後回しにされがちです。これにより、重要な通話を逃したり、クライアントの不満を招いたりするリスクが生じます。
さらに、法律事務所への問い合わせは、一般的な顧客サービスの電話応対とは異なり、専門的な知識と経験を要することが多いことです。クライアントは法律的なアドバイスや情報を求めており、これに適切に応えるためには、電話応対者が法律の知識を有し、かつ具体的なケースに対応できる能力が求められます。
特に、複雑な法律問題や緊急の案件に関する問い合わせには、即座にかつ正確に対応する必要があります。また、クライアントの情報の機密性を保持することも大きな課題です。
法律事務所は、クライアントからの機密情報を取り扱うため、電話応対においても高いセキュリティとプライバシー保護の基準を維持する必要があります。これを怠ると、クライアントの信頼を失うだけでなく、法的な問題にも発展する可能性があります。
法律事務所で必要な電話機能
法律事務所の電話応対で必要な電話代行の機能は次のようなものです。
・通話録音サービス
・スケジュール応対
・Ｑ＆Ａ対応
・通話接続サービス
・緊急連絡サービス
・時間外アナウンス＋留守機能
特に「通話録音サービス」は、電話秘書とクライアントとの電話応対内容を録音してくれるので、クライアントのお問合せ内容やニュアンスを100%、自分のタイミングで音声で確認することができます。
またスケジュール応対では、その日のスケジュール（外出・帰社時間・出張等）を登録して、お客様にスケジュールをお伝えしながら電話応対することができます。
電話代行の導入による解決策
法律事務所、司法書士、行政書士が電話代行サービスを導入することで、不在時や物理的にどうしても電話応対が難しい時に、電話秘書が電話応対致します。そのためビジネスチャンスや大事でお電話を逃しません。
更に、法律事務所は応対品質の維持・向上、業務の効率化、クライアントからの信頼獲得などが期待できます。特に、専門知識を持った電話秘書による対応は、法律事務所のプロフェッショナルなイメージを強化します。
電話秘書のアドバイス
法律事務所の電話応対では、人手が足りないからといって新たに人を雇っても、法律事務所という専門性を必要とする業種柄、専門用語や法律事務における電話応対のノウハウを理解していないと使いものになりません。
新たに人を雇ったとしても、教育する時間的なコストもかかります。こんな時こそ電話代行の出番だと思います。電話代行であれば、経験を積んだプロの電話秘書が電話応対をしてくれます。
おすすめのプラン
法律事務所、個人事務所様のケースで、不在時のみの電話応対をお願いしたい、という場合は、月額3,000円から利用できる「スタートプラン」からお使い頂いています。
個人事務所の司法書士、行政書士で最も多いケースでは、まずは「スタートプラン」のスポット利用から開始し、事業が軌道に乗ってきたタイミングで、更にコール数をカバーしたプランにアップグレードするような使い方が多いようです。
電話も一定数かかってきており、不在時や忙しいタイミングで電話代行を併用したいというようなケースでは、1ヶ月に100件のコール数に対応した「スタンダードプラン」からご利用頂くのが丁度いいかと思います。
