清掃業・印刷業・製造業などの電話応対のQ&A
電話応対に関するお悩みは、業種や業務体制によってさまざまです。
「担当部署ごとに電話を振り分けたい」「現場作業中で電話に出られない」「既存顧客の定型的な依頼だけ受付してほしい」など、会社様ごとに求められる応対内容は異なります。
渋谷オフィスの電話秘書では、こうした実際のご相談をもとに、部署別・担当者別の取次ぎや録音保存・折り返し対応など、業務に合わせた柔軟な電話応対をご提案しています。
このページでは、清掃業・印刷業・製造業などの具体的なケースを例に、「どこまで対応できるのか」「どのプラン・オプションが必要か」を、Q&A形式で分かりやすくご紹介します。
電話対応の負担を減らし、本来の業務に集中したいとお考えの方は、ぜひご参考ください。
担当部署が分かれている会社様
Q. 担当部署が分かれていて、担当部署の一般回線へ接続頂くことは可能ですか？
清掃業
Q. 清掃業を営んでおり、スタッフ全員が現場に出ていることが多いため、会社の固定電話に出られない状況がよくあります。
そのため、お電話を担当者の携帯電話へおつなぎいただき、もし担当者が不在で出られなかった場合には、その担当者宛てに伝言を残していただくことは可能でしょうか？
印刷業
Q. 印刷業務に入ってしまうと電話に出られなくなるため、その間の電話受付を御社にお願いしたいと考えております。
現在は、既存のお客様からのお電話がほとんどで、「いつもの100部を、いつもの通りで」といったご注文をいただくケースが多くあります。
その際には、「ありがとうございます。担当者に伝えます。」とご対応いただき、併せて会社名と担当者名を確認していただくことは可能でしょうか？
また、万が一新規のお電話があった場合には、「担当者より折り返しご連絡いたします」とご案内いただければ問題ございません。
A. こちらの応対は可能でございます。
「いつもの100部を、いつも通りでお願いします」といったように、内容があらかじめ決まっているご依頼につきましては、ご希望どおり対応いたします。
ただし、それ以外にご質問や確認事項が発生した場合には、「ただいま作業中のため、後ほど担当者より折り返しご連絡いたします」などとご案内し、折り返し対応とさせていただきます。
また、新規のお客様からのお電話につきましては折り返し対応となるため、会社名・お名前・お電話番号を確認のうえ、対応いたします。
なお、上記の内容はプレミアプランにてご利用可能ですが、その他にも応対をご希望される項目がある場合には、プレステージプランでの対応となる場合がございます。
製造業
Q. 工場での作業が多く、手を止めることができないため、電話に出られないことがよくあります。
すべてのお電話に対して「現在、工場で作業中のため、後ほど折り返しご連絡いたします」といった形で対応していただくことは可能でしょうか？
