電話代行サービスを導入することで、ビジネス運営において多くのポジティブな変化が見られます。こちらのページでは、電話代行を利用/導入したことにより、思いがけず気づいたこと、発見したこと、目から鱗だったことなど、事業者様が電話代行サービスを利用する前と利用した後で起きた変化についてご紹介します。
電話代行導入後に起こった変化ベスト5
1. 顧客サービスの向上
導入前: 顧客からの電話に対応できない場合が多く、顧客満足度が低下していた。特に、忙しい時間帯や休業日には、顧客の問い合わせがスムーズに処理されないことがありました。
導入後: 電話代行サービスにより、営業時間中、営業時間外は時間外アナウンスで、専門的なプロの電話秘書が顧客からの電話に対応します。これにより、迅速かつプロフェッショナルな顧客サービスが提供され、顧客満足度が向上しました。
2. 内部リソースの最適化
導入前: 社内スタッフが電話応対に多くの時間を割く必要があり、本来の業務に集中できない状態が続いていた。
導入後: 電話応対業務が外部に委託されるため、社内スタッフはコアビジネスに集中できるようになりました。これにより、業務の効率化と生産性の向上を実感することができました。
3. ビジネスイメージの向上
導入前: 電話応対が不十分だと、相手に失礼であり、信頼性に欠ける印象を顧客に与えているという心配があった。しかし、リソースが足りない状態が続いており改善できないでいた。
導入後: プロの電話秘書による一貫した高品質な電話応対により、会社のイメージアップ、ビジネスにおける信頼性が格段と上がったと実感している。
4. コスト削減
導入前: 電話応対のために新たなスタッフを雇用すると、人件費や研修費用がかかり、特にスタッフを育て上げる時間的なコストがかかり過ぎていた。
導入後: 電話代行サービスは、追加の人件費や研修費用なしで、必要なサービスを提供してくれます。固定費用で人件費をかけるよりも圧倒的に安く運用できるため、コスト削減につながっている。
5. 柔軟な対応能力
導入前: 事業の拡大や繁忙期に対応するためには、追加のスタッフを雇用する必要があるが、中々人材が見つからない。
導入後: 電話代行サービスは、ビジネスの規模や需要の変動に柔軟に対応できます。ビジネスの成長に合わせてサービスプランを調整することができ、会社の成長に応じてプランを変更することができる。
・業務が中断されることが減った
電話代行サービスを利用すると、電話応対による業務の中断が大幅に減ります。これは、電話代行サービスが電話応対を全て行うため、従業員が電話に出る必要がなくなるからです。これにより、従業員は自分の主要な業務に集中することができ、業務の効率が向上します。
また、電話応対は予期せぬタイミングで発生し、作業の流れを中断させる可能性があります。しかし、電話代行サービスを利用することで、このような中断がなくなり、作業の流れをスムーズに保つことができます。
・電話対応の時間的コストが大幅に削減できたことが大きなメリットだった
電話代行サービスを利用すると、企業の従業員が直接電話に出る必要がなくなります。これにより、電話対応にかかる時間が大幅に削減され、その分、他の業務に時間を割くことができます。
これは、特に電話対応が頻繁に発生し、それによって主要な業務が中断されることが多い企業にとって、大きなメリットとなります。また、電話代行サービスのオペレーターは、電話対応に関する訓練を受けているため、効率的かつプロフェッショナルに電話対応を行うことができます。
これにより、企業のサービス品質も向上します。これらの点から、電話代行サービスの利用は、時間的コストの削減と業務効率の向上に大いに貢献すると言えます。
・お客様からは「すぐに連絡をくれてありがとう」とお礼を言っていただくこともある。
電話代行サービスを利用すると、顧客からの電話にすぐに対応することができます。これは、顧客から見れば、問い合わせや要望がすぐに聞き取られ、迅速に対応が行われるということを意味します。
それにより、顧客は企業に対する信頼感を持つことができます。また、電話秘書は、電話対応に関する訓練を受けているため、顧客に対して丁寧でプロフェッショナルな対応を行うことができます。これにより、顧客満足度も向上します。
電話代行の利用は、顧客サービスの向上と顧客満足度の向上にも大いに貢献します。
・会議中や業務に集中しているときでも、電話がかかってくれば応対しなければならないことがストレスでしたが、今は空いた時間にかけ直せるようになって助かっている。
電話代行サービスを利用すると、企業の従業員は自分の都合に合わせて電話をかけ直すことができます。これは、会議中や業務に集中しているときに電話が鳴ると、その流れを中断しなければならないというストレスから解放されます。
また、電話対応が必要な時には、自分の都合の良い時間に電話をかけ直すことができます。これにより、従業員は自分の業務に集中することができ、業務の効率が向上します。
更に、電話対応によるストレスが減少することで、従業員の仕事への取組み方も違ってきます。電話代行の利用は、従業員のストレス軽減、そして仕事の満足度向上にも役立ちます。
・直接受けると、電話番号を聞き間違えたり伝言メモを見失ったりして折り返せなくなる恐れがあったが、電話代行を使えば電話番号から内容まで全て通知で残るので、確実な対応が可能になった。
電話代行サービスを利用すると、電話の内容は全て記録され、後から音声やテキストで確認することができます。これは、電話番号を聞き間違えたり、伝言メモを見失ったりするというミスから解放されることを意味します。
また、電話代行サービスは応対内容を電話秘書がテキスト化してくれ、それを契約者様に通知します。これにより、電話の内容を確認し、必要に応じて折り返しの対応をすることができます。
これにより、従業員は電話対応によるミスを減らし、より確実な対応を行うことができます。また、電話の内容を後から確認できるため、重要な情報を見落とすことなく、顧客対応を行うことができます。
このように電話代行を利用することで、電話対応の確実性向上と顧客サービスの向上に貢献します。
まとめ
電話代行サービスを導入することで、顧客サービスの質の向上、内部リソースの効率化、企業イメージの強化、コスト削減、そしてビジネスのスケーラビリティの向上など、多方面にわたるポジティブな変化を実現することができます。これらの変化は、会社の労働環境を改善し、スタッフの働きやすさ、会社の成長に寄与することができると思います。
電話対応の問題、関連記事
オフィスワークからテレワークに切り替えによる電話対応の問題
個人事業主の抱える電話対応の問題
