電話秘書ブログ
★電話秘書のアリスです★
はじめて電話をしたのは、２～３歳頃。
よく親戚の家にかけて「一休さん」を読み聞かせしていたそうです。
いったい何分かかっていたのだろうなあ、と思います。
幼稚園から中学校までは、お友達のお家にかけて「〇〇ですけど、〇〇ちゃんいますか？」と、わりとちゃんと会話をしていたような気がします。
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上記の場合、電話をかけた目的としては、おそらく『親戚に本の内容を伝えてあげるため』『友達と遊ぶ約束をするため』ですね。
電話をかける際は、何の目的でかけているのかを明確にすることが大切です。
お話が苦手な方は、うまく簡潔にまとめられないことがあると思いますので、極論『目的』のみ伝えてみて、それから補足してもいいかもしれません、、
英語は主語・述語から入り、あとから補足するのでそのような感じでしょうか。ぜひ、簡潔なお話上手を目指してみてください。
自宅にかかってきた電話に関しては、そば屋さんと似た番号だったので、間違い電話の対応もしていました。
小学校高学年くらいからは、夜に長電話をよくしていました。
そば屋さんに注文したかった人は、話し中で困っていたでしょうね。
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間違い電話に関しては、ちゃんと間違いであることを伝えてあげましょう。
社名を名乗っても、緊張してかけたりしていると名乗りの間違いに気付かないことがあります。
間違いですと伝えても、「じゃあどこにかければいいのよ！」と、逆ギレする方もいますが、間違いですと伝えるしかできません。
冷静になって確認していただきたいですね。
高校に合格してからは、私もまわりも皆携帯電話を持ちはじめ、メールをしたり携帯電話で通話をしたりと、固定電話はあまり使わなくなりました。
ビジネスの電話？をはじめてしたのは高校1年生でしょうか。バイトを探して自分でお店に電話をかけていました。
きちんとペンとメモを用意して、何をしゃべりたいのかを箇条書きにして電話をかけていました。
わかっていても、急に真っ白になってしまったときのために自分の携帯番号もメモしていました。
自分で把握していても、急にわからなくなることありますよね。
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電話で問い合わせをしている以上、情報として電話番号をきかれることは当たり前にあるはずです。
こちらから電話番号をたずねると、「携帯でもいいですか？」「どっちを登録したかわからない」「新しい番号覚えてない」
とスムーズにいかないこともしばしば。
最低限、自分の番号の把握はしておいたほうがいいと思います。
メモも大事ですよ！
大学では秘書の先生がいたので、授業で実際に電話応対をやる機会がありました。
そこで、上司をさん付けしないことやビジネス敬語などを学びました。
私の出席率がよくなかったのですが、たまに行くと先生に名指しされ、「では前へ出てやってみなさい」。
先生が上司兼お客さん役、私が秘書役でかかってきた電話に実際に出て、
固定電話を使って内線でつないだり、上司の指示通りに対応をしてみるなどという基本的なことをやりました。
クラス全員の前で先生を呼び捨てにするのはなかなかできないことなので、新鮮でした。
特に練習はしていなかったのですが「あら。あなた（筆記は出来ないのに）、意外と実践いけるのね」と褒められました。
そのときはまだ、自分が電話代行サービスの電話秘書になるとは思ってもいませんでした。
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電話をするのは怖い、苦手という方も多いと聞いています。
ですが、ただ会話をするだけです。電話をはさむだけ。
電話をするのは、必ず目的や理由があるはずですので、そこをうまく引き出せるように私達もサポートいたします。
★電話秘書のアリスでした★
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