仕事で電話代行サービスのオペレーターをしていると、色々な方々とお電話させていただく機会がございます。そんな中で余裕がなかったりイライラしていたりしますのか、非常にもったいない電話応対をされており、これでは電話のお相手に対して悪い印象を持たれてしまうだろうなぁ... と思ってしまうような話し方をされるお客様のお電話も受けることがございます。
電話応対は、ビジネスコミュニケーションにおいて極めて重要な役割を果たします。一方で、多くの人々が無意識のうちに、電話での会話において相手に悪い印象を与えてしまうような話し方をしていることがあります。
この記事では、電話応対で避けるべき特徴や行動について、電話代行サービスのオペレーターとしての経験に基づいてご紹介します。私たちが日々の業務で目にする、様々な電話応対のスタイルから、相手に不快感を与える可能性のある特徴をご説明します。
これらの特徴を理解し、改善することで、より効果的なコミュニケーションが可能になるはずです。また、プロフェッショナルな電話代行サービスの利用も一つの解決策となり得ます。
悪い印象を持たれてしまう電話応対とは？
そんな経験から、相手に悪い印象を持たれてしまう電話応対の特徴やポイントをご紹介しますのでご自身に当てはめてチェックしてみて下さい。
・小さな声
まず、一番良くないのが小さな声です。もちろん、場面によって大きな声で話せない場所というのはございますが、それでも小さな声で話される方というのは、電話では特に聞こえづらくなります。特にスマホなどで外から掛ける場合は、声が小さい時はもうほとんど聞き取ることが出来ません。
・豪快な話口調
次に気になるのが、豪快に話される方ですね。
これが、実際にお会いしてお話させていただけているのであれば、表情や仕草から親しみのある方だという印象を受けるのかもしれません。
しかし、電話口ですとその姿や表情を拝見することができません。
ですので、あまり敬語を使わないような豪快な話し方をされた場合、乱暴であったり横柄であったり、と言ったあまり良くない印象を持たれてしまうのです。
・ボソボソ話す方
次は、ボソボソ話す方。
電話応対というのはコミュニケーションの中でも、特に『話す』という能力をしっかりと使わないといけないのですが、技術者やフリーランスの方にはこれがお得意でない方もいらっしゃいます。
そしてそのような方は、流れるような話し方ではなく、ぼつぼつと、とぎれとぎれに会話をなさる方が多いのです。こういった話し方は『陰気』であったり『積極性のなさ』『電話相手への不快感』を感じさせます。
端的に言えば、この人は私のことがキライなのかな？と思わせてしまったり、仕事に乗り気ではないのかな？と感じさせてしまうわけです。
・専門/業界用語の多い方
また、最近特に多くなってきているのが『専門用語や業界用語の多い方』です。専門用語が通じる間柄であれば問題はないのですが、ビジネスワードとしてはマイナーなカタカナ語ですとか、特定の業種にしか伝わらない言葉を普通に使うような話し方では、お相手の方がうんざりしてしまいます。
まとめ
いかがでしたか？ご自分に心当たりのある方も結構いらっしゃったのではないでしょうか。
もし、どうしても自分の癖や特徴として、こうした話し方が治らないとお感じの方がいらっしゃいましたら、是非私ども電話秘書のエキスパートにお任せくださいね！
そうすれば、少なくとも電話応対でお相手に不快感を感じさせるような心配は責任もって「ない」と言えますので。。。
【関連情報】
