電話応対には「よく使う定型フレーズ」がいくつもあります。
今回はその中でも、かなり基本に絞って整理します。
「それくらいできている」と感じる内容もあるかもしれませんが、
基本ほどクセが出やすいポイントでもあります。チェック用としてぜひ見直してみてください。
1. 呼び名（自分の言い方）を整える
意外と間違いが多いのが、自分の呼称（1人称）です。
電話応対では基本的に「わたくし」を使います。
「わたくしども（弊社）」は使えていても、
「私の〇〇」と言う場面で、つい「わたし」になってしまう方は少なくありません。
電話は友人との会話ではないので、丁寧語の使い分けを意識しましょう。
まずはこの一点だけでも整えると、印象がぐっと“きちんと”します。
2. 電話に出るときの一言め
電話に出たとき、つい「はい、もしもし、〇〇です」と言ってしまうケースがあります。
親しい相手からの電話だと分かっている場合はまだしも、ビジネスでは基本形を使うのが安心です。
おすすめの出だしは、「はい、お待たせいたしました。」です。
これは実際に待たせていなくても使って問題ありません。
また、相手が名乗ったときに復唱しない方もいますが、
基本としては、相手の会社名・お名前を確認するように復唱します。
例：
「△△（会社名）の〇〇さまでいらっしゃいますね。」
さらにもう一点。
たとえ日頃のやり取りが薄くても、冒頭の挨拶として「お世話になっております」は添えるのが無難です。
3. 電話応対で謝るときの言い方
謝罪表現でありがちなミスは、「すいません」で済ませてしまうことです。
「すいません」自体が誤った日本語というわけではありませんが、
声のトーンや場面によっては、軽く切り捨てるような印象に聞こえることがあります。
電話応対では基本的に「申し訳ございません」を使いましょう。
また、謝罪の程度が大きいときは、「誠に」を付けて丁寧さを上げるのを忘れずに。
4. 間違い電話の対処法
最後は、意外と知られていない間違い電話の対応です。
間違い電話は「お客様ではない」ため過度に丁寧にする必要はありません。
ただし、会社の印象や品に関わるため、雑に切り上げない対応を心がけたいところです。
基本は次の流れです。
「こちらは〇〇です。恐れ入りますが、何番におかけでしょうか？」
→ 番号を確認し、違っていることが分かったらその旨を伝えて終了します。
私たちは電話代行会社のため日々たくさんの電話を受けており、間違い電話も多く入ります。
電話応対のフレーズは他にもたくさんありますが、まずは今回のような「最低限の基本」を押さえるだけで、品のある電話応対に近づきます。
【この記事を見た人がよく見ている記事】
