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会社の売上を下げないための電話のかけ方、電話の切り方

会社の売上を下げないための電話のかけ方、電話の切り方

皆さん、こんにちは。電話秘書のミントです。☆・*

電話のかけ方の基本って、皆さんの中には新入社員研修の時に、
きっと教わった方もいらっしゃいますよね。

しかし、新入社員研修のない会社もございますし、
また長い社会人生活の中で基本を忘れがちになることは
電話にかかわらずあるものだと思います。

そこでここでは、そんな電話のかけ方の基本を、
おさらいしてみたいと思います。

電話の基本

まずは電話のかけ方と言うより電話の基本的な話になりますが、
普通電話は有料です。もちろんかけた側がお金を払うのですから
相手方には失礼にはなりませんが、余計な気を使わせたり、
もしくは自社の経費がかさむということもあります。
ですので、電話は簡潔に。

電話は簡潔に!

電話をかける側としては、
とにかく用件をしっかりと簡潔に頭の中やメモにまとめておいて、
先方の重要な事項(会社名や役職名、そしてお名前などの正確な読み方など)
を間違いなくしっかりと確認しておくのは鉄則です。
次に、名乗りです。

電話の名乗り方

電話をかけた際、相手がしっかりと電話口にでた場合も、
または会議や外回りなどで電話にでることができなかった場合にも、
しっかりと名乗りをしなければいけません。

まずは「わたくし〇〇商事〇〇部〇〇課の渋谷と申します」
のように、きちんと名乗りをします。

これは「いつも大変お世話になっております」や
「〇〇課〇〇課長はいらっしゃいますでしょうか?」などと言った、
挨拶や要件よりも先に行うべきことになります。

順番で言えば『名乗り』『挨拶』『相手方の確認』となります。
ここでしっかりと名乗りができていないと、
何度も名前を確認させてしまいますので、しっかりと行いましょう。

またこの名乗りは、内線のつなぎの場合も行います。
ただしその際は、まず相手方の部署名や役職名、
氏名を確認して、間違いなく内線がつながったことを
確認してから名乗るといいでしょう。

名乗るだけ名乗って、違う人だった場合、
相手に気を使わせてしまいます。
順番的には『相手方の確認』『名乗り』『挨拶』になるわけです。
いくら内線をつないでもらった際に名前等々が伝わっていたとしても、
この3つは必ず必要になりますので省略しないように気をつけましょう。

他にもたくさんのマナーはありますが、取り敢えず基本はここまで。
最後に、電話の切り方ですが、相手が対等な場合や取引先の場合は、
かけたほうが切るのがマナーになります。

電話の切り方

しかし、お客様の場合は先方が切るのを待つのが、
かけた側のルールです。そしてどちらが切るときでも、
なるべき優しく切るように心がけましょう。
最後の最後まで気を抜かないのもまた、電話応対のマナーになります。

料金、サービスに関して少しでもご不明の点がありましたらお気軽にご相談下さい。