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メールより電話を使うべき話の内容とは?

メールより電話を使うべき話の内容とは?

皆さん、こんにちは。電話秘書のミントです。☆・*:.。.。
電話よりメールで用件を済ませることが多くなった現代。

メールは便利だけど ...

確かにメールは便利ですし、
リマインダーとして記録に残しておくこともできますので、
非常に便利なツールですが、しかし、
メールだけに頼っているのは大きな間違いかなと思います。
電話でないといけない要件やその方が良い要件というのはあるものです。

電話の即効性について

まず抑えておきたいのは電話の即応性についてです。
メールは、要件を読んだ後に直ぐに返事を書かなくてもいいですよね、
しかし電話というのはリアルタイムのコミュニケーションですから、
問われたことにはすぐ返事する必要があります。

それこそすぐに答えられない内容でも「すぐには答えられない」
という事実を伝えなくてはいけないわけです。
そうなんです、メールより電話であるべき要件とは、
この即応性を必要とする要件です。

次は微妙なニュアンスが伝わりにくい場合。

例えばイラストの依頼におけるイメージのようなものや、
優先順位の様なものを伝えたいときなどは
電話で行う方が便利というか鉄則になると思います。

また、内容が複雑である場合も電話の方が
効率よく上手に伝えることができるしょう。
言葉で伝えればスッキリと伝わるようなことでも、ニ
ュアンスも含めて文字で伝えると異常に長くなる場合もあります。

メールで気をつけること

そして、メールにおいて気をつけることに「要件が手元に残る」という点。

これの何がいけないかといえば、
例えばお相手が携帯を紛失した場合、盗まれた場合、
もしくは誤送信や誤返信した場合を想定してみてください。
機密が漏洩する恐れがあるんですね。

ですので、メールでは重要案件、
特に漏洩しては困る内容は絶対に伝えてはいけません。

というと、社外秘のものなどが浮かんでくる方も
いらっしゃると思いますが、実は案外危険なのは
そういったものもそうですが、それよりも顧客や社員の個人情報なんですね。

個人情報の漏洩は、会社にとって大ダメージとなるものです。
周期的に大企業等でも個人情報が漏洩してニュースになっていますので、
個人情報は必ず電話で伝えるようにした方が安全といえます。


『心』が大切な案件は電話で伝える

最後に、『心』が大切な案件は電話で行います。

とても抽象的な言い方ですが、例えば謝罪やお願いなど、
こちらが誠心誠意の言葉を尽くさなければいけないような
用件をメールでけで済ませてしまうのは大変失礼なことですし、
きっと人間性までもが疑われてしまうことでしょう。

そして、同じく大事なのがお祝いや感謝などの要件です。

ビジネスにおいてお祝いを伝える場合は
そんなにはないかもしれませんが、
お礼を伝えるときはメールよりも
電話がその気持をよりダイレクトに伝えてくれます。

ご覧のように、メールやSNSは情報を文字で伝えるツールですが、
電話は『本当は会って伝えたいけどそれができない場合』にはかならず使うべきツールです。

メールの便利さは裏返せば「適当さ」とも
取れるような印象があることを認識しておいた方が良いと思います。
しっかりと大事な要件は、迷わず電話を使う癖をつけておいて、
メールと電話を上手に使い分けていたきたいですね。

料金、サービスに関して少しでもご不明の点がありましたらお気軽にご相談下さい。