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電話相手に柔らかい物腰の印象を与える【秘訣】

電話相手に柔らかい物腰の印象を与える【秘訣】

皆さんこんにちは。電話秘書の澪です。

クッション言葉で会話を滑らかに

クッション言葉というものをご存知ですか?
クッション言葉とは、言葉の文頭に置くことで会話自体を
柔らかい印象にしたり丁寧な感覚にしていくための言葉なのですが、
電話応対には欠かせない言葉でもあります。

というのも電話応対では、基本的には相手の表情も
こちらの表情も見えません。となれば、
話し言葉だけで「表情」を伝えなくてはいけないわけで、
その時に、柔らかい物腰や丁寧な応対を相手に感じてもらうために
クッション言葉は必須なのです。

クッション言葉の効果

ではここではその代表的なものと、その効果を見ていきましょう。
まずは「恐れ入りますが・恐縮ですが」ですね。
この言葉は、特にビジネスシーンで使われる万能選手なのですが、
基本的には物事を頼む時のクッション言葉として使われます。

そしてこの言葉を使うことで、
かなり相手に対してへりくだった印象を作り出すことができるわけです。
恐れ入る・恐縮するは、意味的には身が縮み上がる思いです。ということ。
例えば、折り返し電話をする場合も「折り返し電話をさせていただきます」
より「恐れ入りますが、折り返し電話をさせていただきます」のほうが、
丁寧ですし相手を立てている印象になります。

最近は恐縮の方はなかなか使いませんが、
恐縮のほうがより男性的なイメージになりますね。

次は「申し訳ありません・申し訳ございません」ですね。
私たち電話代行サービスでは1日に何千回も発している言葉です。
この言葉は、恐れ入りますがとほぼ同じように使うことができますが、
より謝罪の意味が強くなりますので、
相手に手数をかけてしまうようなときには必須のクッション言葉です。

例えば「申し訳ありませんが、おかけ直しください」などですね。
また「申し訳ございません」という言い方が、
日本語として間違っていると感じる方もいらっしゃいますが、
正解は正しくもあるし間違っているとも言えるというあやふやな表現です。しかし、現在は普通に使われていますので気にせずにつかっても良いでしょう。

さて、代表的な2つのクッション言葉を紹介しました。
クッション言葉には他にも「お手数をおかけします」
「ご足労をおかけします」「よろしければ」「ぶしつけな〇〇ですが」
「失礼ではありますが」「差し支えなければ」など沢山の種類があります。

どれも便利に使える言葉ですが、
大事なことは便利だからといって感情を込めずに適当に使わないことです。
それぞれの言葉の意味をしっかり意識して、
きちんと心をこめて使うようにしましょう。

クッション言葉はとても便利で丁寧ないいまわしですが、
適当につかえば逆に失礼になることも覚えておきましょう。

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