ビジネスというのは、なかなか思うようにいかないものです。
時間的に余裕のあるときにあまり仕事がなく、時間的に余裕がないときに限って立て続けに仕事が入るといったこともあるでしょう。
来た仕事を順番に進めていくという形でもいいのですが、タスク管理と時間管理というものを理解しておくと限られた時間を有効活用することができますし、効率的に業務を進めていくことができます。
ここでは、ビジネスで役に立つタスク管理と時間管理についてご紹介していきたいと思います。
タスク管理とは？
タスク管理というのは、正しい順序で作業を進め、効率的に仕事をおこなっていくためのテクニックです。文字通り、タスクを管理していくテクニックなのですが、タスク管理は具体的に3つのステップから構成されています。
1.書き出す
まず、最初のステップとなるのが書き出すことです。業務が発生したら、その業務を完了させるにあたってやるべきことを漏れなくリストアップしていきます。
ひとつの業務でもその中でやるべきことというのはたくさんあるはずです。それを漏れなくすべてリストアップした上で、種類別に分類していきましょう。
2.細分化
次のステップとして、リストアップしたタスクの内容を細分化していきます。種類別に分類したタスクで具体的に何をしなければいけないのかを洗い出していきます。その上で、不明点がないかどうかも確認していきましょう。
3.期限を決める
そして、最後のステップとしてタスク別に期限を決めていきます。それぞれのタスクでどれくらいの時間を必要とするのかは違ってきます。
それぞれのタスクを実現するのにどれくらいの時間がかかるのかを検討し、そのタスクを完了させる期限を決めていきましょう。もちろん、その場ですぐにできるようなタスクであればその場で済ませてしまうのもひとつです。
こういったタスク管理をすることによって、タスクを分解し、優先順位を考えることができます。任されたひとつの業務の全体像が見えてくるようになりますので、効率的に仕事が進められるようになります。
タスク管理はタスクの見える化とも言えますし、それによってタスク対応を忘れるリスクも抑えられます。ひとりで複数の業務を抱えているときはもちろん、チームで動くときにもタスク管理というのはとても効果的です。
時間管理とは？
時間管理もまた文字通り、時間の管理をしていくテクニックです。時間の使い方の計画を立てて、その計画通りに業務を進めていくことを指します。
時間管理ができる人とできない人では、やはり同じ業務でも進めるペースや完了するまでの時間にかなりの差が出てきます。時間管理というのは、主に4つのステップから構成されています。
1.タスクの洗い出し
最初のステップは、必要なタスクの洗い出しです。どれだけのタスクの量があって、自分がどれだけの時間を割けるのかという部分がわからないと計画も立てられません。
タスク量と自分の割ける時間が曖昧なまま業務を進めてしまうと、納期に間に合わないなどの事態に発展してしまうのです。
2.優先順位
次のステップでは、タスクに優先順位をつけていきます。優先順位の決め方ですが、基本的にはそのタスクの緊急性と重要性です。
緊急性も重要性もあるタスクというのは言うまでもなく、もっとも優先順位が高いです。その次が緊急性のあるもの、更にその次が重要性のあるもの、最後が緊急性も重要性もないものです。
3.期限を設ける
続いてのステップでは、優先順位をつけたタスクに期限を設けていきます。ぼんやりといつまでにという感じではなく、具体的な期日を決めていくことが大切です。
そうすることで決められた期日と照らし合わせる形で、進捗状況の確認もできるようになります。実際にかかりそうな時間よりも少しだけ前倒しで設定することによって、より仕事を早く終わらせることができます。
4.落とし込み
そして、最後のステップが実際のスケジュールへの落とし込みです。計画を立てただけでは絵に描いた餅で終わってしまいます。計画を立てたのであれば、それを実際にスケジュールへと落とし込んでいくようにしましょう。
実際にスケジュールへの落とし込みをしてみて厳しい部分があれば見直しも必要です。あとは進捗状況の確認などをしながら、業務を進めていくだけです。
もうおわかりかと思いますが、タスク管理と時間管理というのは似通った部分があります。タスク管理と時間管理のどちらかだけでも仕事の効率はアップしていきますが、せっかくであればタスク管理と時間管理の両方をおこなっていくようにしましょう。そうすることで、より効率的に仕事を進めていけるようになります。
ツールを活用してタスク管理と時間管理をもっと簡単に
先でもお話しましたようにタスク管理は3つのステップ、時間管理は4つのステップで実践することができます。アナログな作業でも十分に実践できるのですが、せっかくならタスク管理や時間管理の手間も省いていきたいところです。そこでおすすめしたいのがタスク管理や時間管理のツールです。
タスク管理や時間管理というのは、ビジネスにおいてはもはや常識です。そのため、タスク管理や時間管理のためのツールもたくさん登場しているのです。スマートフォン向けのアプリはもちろん、パソコンユーザー向けのツールも用意されています。
オススメのタスク管理アプリでは、Todoist: ToDoリスト・タスク管理・リマインダー や Google ToDoなどがあります。
そういったものを活用していくことによって、もっと簡単にタスク管理や時間管理ができるようになるでしょう。
タスク管理や時間管理に対してハードルの高さを感じている方もいるかもしれませんが、スマートフォン向けのアプリやパソコンユーザー向けのツールなどであれば取り入れやすいのではないでしょうか？物は試しという感覚でもいいので、是非活用してみてください。
【電話応対編】ビジネスで役に立つタスク管理と時間管理
電話応対においても、タスク管理と時間管理というのは重要になってきます。電話というのはひっきりなしにかかってくるものですし、その中でこちらから電話をかけなければいけないシーンも出てきます。
電話で依頼をされたことがあればそれを細分化していき、期限内にやりきらなければいけません。こちらから期限内に電話をかけて確認をしたり、話を進めたりすることもあるでしょう。
いつどのタイミングで電話がかかってくるのかわからない電話応対だからこそ、よりいっそうタスク管理と時間管理が求められると言っても過言ではありません。
ただ、もともと電話応対を苦手としている方にとってそこにタスク管理や時間管理が求められるというのは相当なプレッシャーになるかと思います。
そういった場合には電話応対をプロに任せてしまうのもひとつです。弊社の電話代行であれば、安心して電話応対をお任せいただけるかと思いますので是非ご検討ください。
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