電話代行サービスを利用する理由や目的は、会社や事業主によってさまざまです。ビジネスマンの皆さんはどのような理由で、電話代行サービスの利用や導入を検討しているのでしょうか？
この記事では、電話代行サービスがどのような目的や理由から事業者の方に利用されているのか？について詳しくご紹介します。
電話代行を利用する主な目的とは？
電話代行サービスを利用する目的は、会社や事業者様によって人それぞれです。以下の項目は、電話代行を利用する目的として多いものをご紹介しています。
- 業務の効率化、仕事に集中する時間を確保したい
- 人件費を少しでも抑えたい
- 人手が見つからない
- 在宅勤務となり、会社の電話応対を外注したい
- 電話応対が苦手なので、電話応対のプロにお願いしたい
- 個人事業主なので仕事を分散させたい
それでは一つひとつ詳しく見ていきましょう。
『業務の効率化、仕事に集中する時間を確保したい』
仕事に集中する時間を確保したい、という目的を持った方は、仕事中にかかってくる取引先からの電話や営業電話に懲り懲りしているかもしれません。
せっかく集中している手を一度止めて、電話に出なければいけないことが続けばストレスです。もちろん仕事ですので、取引先からの電話に応対しフォローするのは仕方がありませんが、営業電話はやっかいです。
仕事に関係ないのにも関わらず、長時間の長電話になることもあり、営業電話が多い会社では1週間に何回もかかってくるという会社もあります。こんなことが続けば仕事に集中できるはずがありません。
『人件費を少しでも抑えたい』
「人件費を少しでも抑えたい」という経営的なビジョンを持った方は、新たに人を雇い仕事を教えるよりも、使いたいときに導入できる電話代行サービスの方が優れている点に気づいているのかもしれません。
電話代行は電話応対専門のサービスですので、事務スタッフを新たに雇うよりも、安く早く丁寧な電話応対を提供することができます。安いというのは、人を雇うよりも遥かに安いという意味で、決して電話代行がチープなものという意味ではありません。
『人手が見つからない』
または、スタッフを募集しているがなかなか新たな人手が見つからないということもあるでしょう。例えば、コロナ禍で人を介した感染を恐れてサービス業に人 (働き手) が集まらなかったり、コロナの規制が緩和されてからは、活況となるインバウンドの需要に応えるための働き手が見つからない ... というようなことがありました。
似たような理由で、例えば人気のない業種では新たな人材が見つかりにくいというような状況が応じています。このようなときこそ、電話代行サービスのような、プロフェッショナルなサービスに外注・アウトソーシングすることで解決できるケースもございます。
『在宅勤務となり、会社の電話応対を外注したい』
会社が在宅勤務となり、これまで会社で受けていた電話応対をどうにかしたい ... という方の解決策にも電話代行は貢献しています。
パンデミックで仕方なく電話代行サービスを導入した ... という方のなかには、もっと早く電話代行の存在を知りたかった。これは非常に便利だと言って下さる方もおります。
『電話応対が苦手なので、電話応対のプロにお願いしたい』
電話に出ることが苦手で、電話応対のプロにお願いしたいというのも立派な目的です。苦手な事まで全て自分で対応するのではなく、様々な便利サービスを外注することでリスクも分散され、全体的にパフォーマンスが上がることもあると思います。
嫌なこと苦手なことを自分で行うのはストレスの元となります。自分がやらなくても良い仕事で、自分よりも良いパフォーマンスが見込めるのであれば、電話応対のプロである電話秘書 = 電話代行を利用することは理に適っています。
『個人事業主なので仕事を分散させたい』
個人事業主なので仕事を分散させたい、という目的の方は、会社という組織ではなく、個人という単位でビジネスを行うために、電話応対をアウトソーシングするというのは、こちらも立派な目的です。一人で事業を行なっている場合は尚更、信頼できる外部企業にアウトソーシングすることは理に適っています。
このように、電話代行・秘書代行サービスを検討されています事業者様は、明確な目的を持って電話代行を利用しています。この目的に合わせた電話代行会社を選ぶことができれば、有意義に長くサービスを利用することができるはずです。
電話代行を検討されています事業者様は、電話代行を利用する目的を今一度考えてみると良いかもしれません。
【この記事を見た人がよく見ている記事】
