外出中や不在時など営業時間外の電話応対、どうしていますか？
固定電話の留守電機能を使っているという人もいれば、NTTなどの留守番電話サービスを設定しているという人もいるかもしれません。
または使っている固定電話では留守電機能がない ... 私は留守番電話の設定の仕方が分からない ... という方もいらっしゃると思います。
今回はそのような「留守電を使いたい」という方に向けて、固定電話機の留守電機能や、各通信会社の留守番電話サービスではなく、電話代行会社の便利なサービス「留守電機能」や「時間外アナウンス」について詳しくご紹介します。
- 電話代行の留守電サービスについて詳しく解説しています
- 事業者様に向けて、営業時間外に流すことのできる案内メッセージの例文などもご紹介しています
留守電 (時間外アナウンス) は、なぜ必要なのか？
まず事業者様にとっての留守電と言えば、サービス終了後/営業終了後の営業時間外の電話応対になります。弊社では「時間外アナウンス＋留守機能」という名称でサービスを展開しております。
留守電 (時間アナウンス) がなぜ必要か？というと、営業終了後に電話が繋がらなくなる ... ということを防ぐことができます。人によってはお店に電話をかけてつながらないと、良い印象を持たない人もいるかもしれません。
そういった新規の顧客を逃さない、また悪い印象を与えないためにも留守電 (時間アナウンス) 機能があれば、本日の営業が終了した旨メッセージを流せたり、営業時間のアナウンスやご用件がある方には録音メッセージを残すことができます。
「時間外アナウンス＋留守機能」のメッセージの例文についてはこちらのページ「時間外アナウンス＋留守機能（定型文）」で、留守電 (時間外アナウンス) の定型文を12例ご紹介しております。
留守電のメリット
・営業時間外や休日でも、お客様からのお問合せを逃しません。
・電話は繋がらない ... ということがなくなるため、会社の印象が悪くなりません。
・営業時間外にかかってきたビジネスチャンスを逃しません。
・休日/営業時間外でも留守電機能があるため、事業者の心配がなくなります。
留守電を利用することで、上記のようなメリットを得ることが可能です。
営業時間外にかかってきた留守電をすぐに確認することができます
営業時間外にお客様から電話がかかってきて、お客様が留守電に伝言を残すと予め登録してある携帯電話を呼出すことができます。
携帯電話を呼出されたら、今録音されたお客様の伝言をその場ですぐに確認することがでるリモート操作機能も付いていますので、営業時間外でも緊急性のある電話にすぐに対応することが可能です。
留守番電話の例文については、こちらのページ「留守番電話の例文」で10例をご紹介しております。
留守番電話の例文だけではなく、実際の留守番電話の音声も確認したい聞いてみたいというか方に向けてこちらのページ「留守番電話の音声サンプル」では留守番電話の音声サンプルをご紹介しています。
留守番機能は不要という場合
なお、留守中や営業時間外に音声メッセージやガイダンスを流したいだけで留守番機能は不要だという方には、電話が掛かってきたら案内メッセージを流してから自動的に電話を切るシンプルなサービスもございますので、事業者様の用途によってお選び下さい。
まとめ
この記事では、電話代行サービスの留守電機能について、その必要性やメリットについてご紹介しました。以下にその要点を簡単にまとめます。
営業時間外の電話応対に留守電が必要な理由として、新規の顧客を逃さない、悪い印象を与えないために留守電機能が有効です。留守電を設定することで、本日の営業が終了した旨のメッセージを流したり、営業時間のアナウンスやご用件がある方には録音メッセージを残すことができます。
営業時間外や休日でも、お客様からのお問合せを逃しません、電話が繋がらないということがなくなるため会社の印象が悪くならない、営業時間外にかかってきたビジネスチャンスを逃さない、休日/営業時間外でも留守電機能があるため、事業者の心配がなくなるなどのメリットがあります。
営業時間外にお客様から電話がかかってきて、お客様が留守電に伝言を残すと、予め登録してある携帯電話を呼び出すことができます。その場ですぐに確認することができるリモート操作機能も付いていますので、営業時間外でも緊急性のある電話にすぐに対応することが可能です。
留守中や営業時間外に音声メッセージやガイダンスを流したいだけで留守番機能は不要だという方には、電話が掛かってきたら案内メッセージを流してから自動的に電話を切るシンプルなサービスも提供されています。
以上のように、電話代行サービスの留守電機能は、営業時間外の電話応対を効率的に行うための有効なツールとなります。
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