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電話代行の時間外アナウンスの例文、サービスについて

電話秘書

渋谷オフィスでは電話代行サービスは元より、
下記のお得な別サービスも行っております。
「転送電話サービス」、「FAX転送サービス」、「時間外アナウンス」、
「時間外アナウンス+留守機能」、「リモート操作設定サービス」
お客様の用途に合わせ是非ご利用ください。

今回はそのなかから時間外アナウンスのサービス内容や、時間外アナウンス (時間外メッセージ) の例文についてご紹介致します。

時間外アナウンスとは?

時間外アナウンスとは、あなたの会社の電話番号であなたの会社専用の時間外アナウンスを流すことができます。つまり営業時間外や、臨時休業の際など電話に出られない時に

電話秘書

「お電話ありがとうございます。本日の営業は終了致しました、大変恐れ入りますが、平日 9:00〜18:00 時の営業時間にお電話をおかけ直し下さいますようお願い申し上げます。」

という風に録音した音声を流すサービスとなります。
この時間外アナウンスは24時間流し続けることも可能であり、
あなたの会社に合わせた文言で、時間指定 (○時~○時) で流すことができます。

時間外アナウンスの例文

時間外アナウンスは定型文や、あなたの会社オリジナルのメッセージを
電話秘書が録音致します。弊社の時間外アナウンス定型文は12種類ございます。
そのなかの一部をご紹介します

電話秘書

「お電話ありがとうございます。只今、受付時間外となりますので、恐れ入りますが、おかけ直し下さいますようお願い申し上げます。」

「お電話ありがとうございます。只今スタッフ全員外出しております。恐れ入りますが、おかけ直し下さいますようお願い申し上げます。」

「お電話ありがとうございます。本日の電話受付は終了致しました。恐れ入りますが、おかけ直し願います。尚、お急ぎのご用件でしたら、メールでご連絡を入れて頂きますようお願い申し上げます。」

時間外アナウンスを利用するメリット

やはり営業時間外 (土日の定休日) や会社が急なお休みとなった時に、電話をかけてもずっとコール音が鳴り続けるのはあまり印象がよくありません。またお客様が営業日時などを知らずに、

お客様

「何度電話してもおたくの会社は電話が通じないだが、どういうことだね?」

などご立腹されてしまうこともあるかもしれません。
このお客様は自分の仕事が片付いた、夜の19:00頃に毎日電話をかけており
営業時間外ということを知りません。

時間外アナウンスを利用することで、上記の例文のように営業時間や営業日時を
お知らせすることで、時間外にかかってきたお電話に対処することが可能になります。

電話秘書の一言

電話秘書

「営業時間外の電話応対には時間外アナウンスを利用し、少しでも会社に良い印象を持って頂けるようにしましょう。実際の時間外アナウンスの音声サンプルはこちらからご確認頂けます。」

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料金、サービスに関して少しでもご不明の点がありましたらお気軽にご相談下さい。