渋谷オフィスでは電話代行サービスは元より、様々な便利でお得な別サービスも展開しております。ご紹介させて頂きますと「転送電話サービス」、「FAX転送サービス」、「時間外アナウンス」、 「時間外アナウンス＋留守機能」、「リモート操作設定サービス」の5つになります。
お客様の用途に合わせ是非ご利用ください。そして今回はそのなかから「時間外アナウンス」のサービス内容や、時間外アナウンス (音声ガイダンス、音声案内) の例文についてもご紹介致します。
時間外アナウンスとは？
電話代行の「時間外アナウンス」サービスとは、あなたの会社の電話番号で、あなたの会社専用 (オリジナル) の時間外アナウンス (又の名を音声ガイダンス、音声案内) を流すことができます。
つまり営業時間外や定休日、臨時休業など、オフィス・店舗の引越し、改装工事になった場合など電話に出ることができない時に流すことができるのが時間外アナウンスになります。
例えば、最も基本的な例として営業終了後に流れるメッセージです。
電話秘書「お電話ありがとうございます。本日の営業は終了致しました、大変恐れ入りますが、平日 9:00〜18:00 時の営業時間にお電話をおかけ直し下さいますようお願い申し上げます。」
このように電話秘書が録音した音声案内を流すことのできるサービスです。この時間外アナウンスは、24時間/365日流し続けることも可能です。
あなたの会社と用途に合わせたオリジナルの文言で、何時〜何時までというように時間指定 (○時～○時) して音声案内を流すこともできます。
時間外アナウンスの例文
時間外アナウンスで流すメッセージは、12種類の定型文から選ぶこともできますし、あなたの会社専用のオリジナルメッセージを電話秘書が録音して流すことも可能です。
ご参考まで、弊社の「時間外アナウンス」定型文は12種類ございます。そのなかの一部を時間外アナウンスの例文としてご紹介します。
・営業終了後に流す時間外アナウンスの例文
電話秘書「お電話ありがとうございます。只今、受付時間外となりますので、恐れ入りますが、おかけ直し下さいますようお願い申し上げます。」
・スタッフ全員を出払ってしまっている時に流す時間外アナウンスの例文
電話秘書「お電話ありがとうございます。只今スタッフ全員外出しております。恐れ入りますが、おかけ直し下さいますようお願い申し上げます。」
・本日の受付終了後に流す時間外アナウンスの例文
電話秘書「お電話ありがとうございます。本日の電話受付は終了致しました。恐れ入りますが、おかけ直し願います。尚、お急ぎのご用件でしたら、メールでご連絡を入れて頂きますようお願い申し上げます。」
自社専用のオリジナルメッセージをご希望のお客様は、「時間外アナウンス (オリジナル)」をご選択下さい。御社専用の時間外アナウンスを電話秘書が録音致します。
オリジナルの時間外アナウンスを考える際は、上記の例文をご参考にして下さい。
時間外アナウンスを利用するメリット
時間外アナウンスを流すメリットは、実は多くございます。
- ・営業時間外にかかってきたお電話をフォロー
- ・電話が繋がらない、ということがなく印象が良くなる
- ・お店に興味を持っている人に正しい情報を伝えることができる
お客様からの印象が悪い例としては、営業時間外 (土日の定休日など) や会社が急なお休みとなった時に、電話をかけてもずっとコール音が鳴り続け、電話につながらないという状態です。
例えば、口コミでお店に興味を持ったお客様が、営業日時などを知らずにお店に電話をかけてきた場合 ...
お客様「何度電話してもおたくの会社に電話がつながらないんだよね、せっかく興味持ったけど気分悪いからもういいや ...」
このように電話がつながらないことでお客さんがご立腹されてしまうこともあるかもしれません。このお客様は自分の仕事が片付いた、夜の19:00 頃に電話をかけており、このお店が営業時間外ということを知りません。
近年はこういった些細なことから気分を害してしまったり、クレームに発展してしまうこともございます。電話の取りこぼしがないように、自慢の味 (飲食店の場合) やサービスをお客様に届けたいという場合は、お客様への親切、礼儀として「時間外アナウンス」を取り入れることをお勧め致します。
もしも時間外アナウンスを取り入れており、「本日の営業は終了しました〜」という音声ガイダンスが流れていれば、上記のお客様も以下のように思うかもしれません。
お客様「この時間じゃお店はやってないんだな。よし、明日早く仕事を切り上げて帰りに寄ってみよう ♪」
このように、時間外アナウンスを利用するとしないとでは、お客様のお店に対する印象もがらりと違うことがご理解頂けると思います。
時間外アナウンスを利用することで、時間外にかかってきたお電話に対応し、上記のような例文で営業時間や営業日時をお客様にお知らせすることができます。
電話秘書の一言
電話秘書「営業時間外の電話応対には時間外アナウンスを利用し、少しでも会社に良い印象を持って頂けるようにしましょう。実際の時間外アナウンスの音声サンプルはこちらからご確認頂けます。」
