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電話代行の時間外アナウンスの例文、サービスについて

電話秘書

電話応対スーパーバイザー:雪野朱音

渋谷オフィスでは電話代行サービスは元より、下記のお得な別サービスも行っております。

転送電話サービス」、「FAX転送サービス」、「時間外アナウンス」、 「時間外アナウンス+留守機能」、「リモート操作設定サービス」お客様の用途に合わせ是非ご利用ください。

今回はそのなかから時間外アナウンスのサービス内容や、時間外アナウンス (時間外メッセージ) の例文についてご紹介致します。ご利用をご検討の際はご参考下さい。


時間外アナウンスとは?

時間外アナウンスとは、あなたの会社の電話番号で、あなたの会社専用の時間外アナウンスを流すことができます。つまり、営業時間外や、臨時休業、店舗の改装工事などが入り電話に出られない時に流すメッセージになります。

例えば下記のように営業終了後に流れるメッセージです。

電話秘書

「お電話ありがとうございます。本日の営業は終了致しました、大変恐れ入りますが、平日 9:00〜18:00 時の営業時間にお電話をおかけ直し下さいますようお願い申し上げます。」

このように録音した音声を流すことのできるサービスです。この時間外アナウンスは24時間流し続けることも可能です。あなたの会社に合わせた文言で、何時〜何時までと時間指定 (○時~○時) で流すことができます。


時間外アナウンスの例文

時間外アナウンスで流すメッセージは定型文から選ぶこともできますし、あなたの会社オリジナルのメッセージを電話秘書が録音して流すことも可能です。弊社の時間外アナウンス定型文は12種類ございます。そのなかの一部をご紹介します

電話秘書

「お電話ありがとうございます。只今、受付時間外となりますので、恐れ入りますが、おかけ直し下さいますようお願い申し上げます。」

「お電話ありがとうございます。只今スタッフ全員外出しております。恐れ入りますが、おかけ直し下さいますようお願い申し上げます。」

「お電話ありがとうございます。本日の電話受付は終了致しました。恐れ入りますが、おかけ直し願います。尚、お急ぎのご用件でしたら、メールでご連絡を入れて頂きますようお願い申し上げます。」

オリジナルのメッセージをご希望のお客様は、定型文などをご参考に頂き御社に合ったメッセージをお考え下さい。


時間外アナウンスを利用するメリット

時間外アナウンス、メッセージを流すメリットは実は多くあります。

  • ・営業時間外にかかってきたお電話をフォロー
  • ・電話が繋がらない、ということがなく印象が良くなる
  • ・お店に興味を持っている人に正しい情報を伝えることができる

よくありがちな例として、営業時間外 (土日の定休日) や会社が急なお休みとなった時に、電話をかけてもずっとコール音が鳴り続けるのはあまり印象がよくありません。口コミでお店に興味を持ったお客様が、営業日時などを知らずにお店に電話をかけたときのことです。

お客様

「何度電話してもおたくの会社は電話が通じないだが、どういうことだね?」

などご立腹されてしまうこともあるかもしれません。このお客様は自分の仕事が片付いた、夜の19:00頃に毎日電話をかけており営業時間外ということを知りません。

近年はこういった些細なクレームや、少しのことで気分を害してしますお客様もおります。取りこぼしなく自慢の味やサービスをお客様に提供したい場合、やはり時間外アナウンスを入れることをお勧め致します。

時間外アナウンスを利用することで、時間外にかかってきたお電話に上記のような例文で営業時間や営業日時をお知らせすることで対処することができます。


電話秘書の一言

電話秘書

「営業時間外の電話応対には時間外アナウンスを利用し、少しでも会社に良い印象を持って頂けるようにしましょう。実際の時間外アナウンスの音声サンプルはこちらからご確認頂けます。」


【関連情報】

会社の営業時間外の電話アナウンスはどうしてますか?

時間外アナウンスの例文(定型文)

時間外アナウンスの例文(オリジナル文)

時間外アナウンスの音声サンプル

電話代行サービスの時間外アナウンスについて



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