会社での電話対応で、クライアントからの大事な電話をメモし忘れたり、相手の早口で重要な内容を聞き逃した経験はありませんか？
これはよくあるミスで、特に経験が浅い新入社員や、直接のコミュニケーションが少ない若い世代に多く見られます。大切な情報を聞き逃すと、後でトラブルになることもあります。
そんな時に役立つのが、電話代行サービスの利用です。これにより、顧客やクライアントからの電話内容を「音声」や「文字」にして記録し、可視化・見える化することができます。
この記事では、電話代行サービスを利用して、どのようにしてお客様やクライアントからかかってくる電話内容を可視化することができるのか？について詳しくご紹介します。
弊社、渋谷オフィスの電話代行サービスを利用すると、次のような機能でかかってくる電話内容を可視化することができます。
- 通話録音サービス
- メール連絡サービス
- チャット通知サービス
各サービスを詳しくご紹介します。
通話録音サービス
電話代行サービスの便利な機能「通話録音サービス」は、電話秘書がかかってきたお電話を丁寧に応対し、その応対内容をそのまま録音して、音声でかかってきた電話内容を確認することができるサービスです。
音声で電話内容を可視化・見える化します
通話録音サービスのメリットは、音声でかかってきた応対内容を可視化します。そのため、顧客やクライアントの雰囲気 (怒っている、急いでいる、平常心など) も伝わり、お客様と電話秘書がどのような会話をしたのか？まで、全てを把握することが可能です。
- 音声でかかってきた内容を可視化
- 応対内容の細部、雰囲気まで確認できる
- 顧客と電話秘書の応対内容を全て把握できます
- 音声で何度でも確認できますので、聞き間違いや聞き漏らしがなくなる
以上のことから「通話録音サービス」は、顧客/クライアントからかかってくる電話内容、電話秘書とのやり取りを全て把握しておきたいという方におすすめです。
人によっては、一々録音メッセージを聞くのは面倒くさい ... という方もいらっしゃるかもしれません。そんな方には次に紹介するサービスをおすすめします。
メール連絡サービス
電話代行サービスの便利な機能「メール連絡サービス」は、その名の通り、かかってきた応対内容 (電話内容) を電話秘書が文字に起こしてテキストにしてメールで送ってくれるサービスです。
そのためメールさえ受信できれば、外出先でも移動中でも、どこででも応対内容を確認することができます。メール連絡サービスがあれば、安心して事務所を空けることができます。
何かお客様やクライアントから緊急を要する電話があったとしても、外出先からメールで確認し、その応対内容に応じてすぐに連絡を入れたり、緊急性が無ければ事務所に戻ってから、自分のタイミングで折り返すことができます。
特に応対内容をテキストにしてくれるので、聞き間違いや聞き漏らしがなくなり、電話内容をしっかりと確認でき、相手の要求・要望に的確に応えることが可能になります。
テキストで電話内容を可視化・見える化します
メール連絡サービスには、次のようなメリットがあります。
- 電話応対内容をテキスト化してチャットで通知してくれる
- いつでもどこでも確認できる
- 会社や部署、チームで電話内容を簡単に共有できる
- 顧客のインサイトを発見できます
- 会社の電話ログとしても機能します
メール連絡サービスは、ビジネスメールで仕事をしている人には必須のサービスです。電話内容をテキスト化することで可視化してくれます。
チャット通知サービス
同じく、電話代行サービスの便利な機能「チャット通知サービス (Slack、LINE、Chatwork)」は、電話秘書が応対した電話内容をテキスト化して、お使いのチャットサービスに通知してくれるサービスです。
サービス内容はメールと同じですが、チャット通知の場合、会社や部署、チームでかかってきた電話内容を簡単に共有することができます。そのため、ある程度スタッフがいる会社や、部署やチーム間で顧客やクライアントからかかってきた電話内容を共有したいという事業者様におすすめです。
また「チャット通知サービス」は、会社にかかってきた電話内容を会社の電話ログとして管理することも可能です。顧客からどんなお問合せがよくかかってくるのか？どんな商品のお問合せが多いのか？など、かかってくる電話のインサイトを可視化することが可能になります。
テキストで電話内容を可視化、更に共有しやすく
チャット通知サービスのメリットには次のようなものがございます。
- 電話応対内容をテキスト化してチャットで通知してくれる
- いつでもどこでも確認できる
- 会社や部署、チームで電話内容を簡単に共有できる
- 顧客のインサイトを発見できます
- 会社の電話ログとしても機能します
実際に電話代行のチャット通知を導入した会社は、次のように述べています。
お客様からの電話がチャット通知で可視化され、担当部署で簡単に共有できることで、対応漏れやトラブルの種がマネジメント層にまで見えるようになり、早めにフォローできるようになりました。
まとめ : 電話内容を可視化した契約者様の声
以上のように、電話代行サービスの便利な機能によって、お客様やクライアントからの応対内容を音声やテキストで可視化することができます。実際に電話代行を利用したことで、お客様からの電話内容が可視化された！という契約者様の声をご紹介します。
- お客様からの電話がチャット通知で可視化され、担当部署で簡単に共有できるようになりました。それにより、お客様の対応漏れやトラブルの種がマネジメント層にまで見えるようになり、早めにフォローが可能になりました。
お客様の声が、担当部署、マネジメント部門にも可視化され共有できるようになったことで、顧客マネイジメントの問題解決が素早くなりました。
- 電話代行を利用する前は、聞き取った内容をメモするように手動で書き込んでいました。電話代行を利用したことで、こちらでメモする必要もなくなり応対内容が可視化してくれるので大変役立っています。
- 電話代行で電話内容が可視化されたことにより、電話を受けた人の判断/確認ミスによってトラブルが起きるという状況が防げるようになりました。電話秘書からのチャット通知を部署のスタッフ全員で確認して対応しているため、もし判断ミスが起きても即座にフォローすることが可能になりました。
