電話代行サービスのトラブルには、利用者から以下のようなトラブルが報告されています。
- 違約金の発生
- サービス内容の不一致
- 料金体系の不透明さ
- オペレーターの対応品質
- その他 ...
中でも、電話代行サービスを利用していて、解約する際にトラブルになった ... という事例が多々あるようです。今回は電話代行サービスを解約する際に起こりがちなトラブルについて、まら、トラブルになる前に注意しておきたいこと、確認しておきたいことについて詳しくご紹介します。
「電話代行サービスを解約する際にトラブルになった ...」という利用者の声を伺うと、「解約時に違約金を請求された」というものが最も多いようです。これは一体どういうことなのでしょうか？
通常、電話代行サービスは、月額料金を支払うことで利用することができます。解約する際は、利用している電話代行会社にその旨 (解約したい) 伝えるなど、解約のフォーマットに沿って何らかの申請手続きをすれば契約を解除することができますので、通常は違約金は発生しません。
しかし電話代行会社によっては、事前に最低数ヶ月単位の契約期間を設けていたり、決められた契約期間内に解約した場合は、違約金が発生するケースがございます。以下で詳しく見ていきます。
電話代行で違約金がかかる事例
電話代行会社によっては、契約時に、"契約から3ヶ月以内に解約する場合は、別途違約金が発生します" と記載されている会社もございます。
このような電話代行会社のサービスを利用し、実際に使ってみたけど、あまり使えないから解約しよう ... と思っても、3ヶ月以内に解約する場合は別途違約金が発生してしまうため注意が必要です。
通常、違約金についての記載は、電話代行会社のWEBサイトや資料に「3ヶ月以内に解約すると違約金が発生します」のように明記されているはずですので、しっかりと確認する必要がございます。
このように電話代行会社によっては、早期に解約されるのをヘッジするために違約金を設けていたり、安い料金設定の電話代行会社の場合、すぐに解約されてしまうリスクを減らすために最低限の契約期間を設けていることもあります。
契約期間に制限があるケース
また、電話代行会社によっては予め契約期間を定めている電話代行会社もございます。例えば、ある電話代行会社は利用期間を契約時から3ヶ月〜と規定しています。この場合、例えば急遽2ヶ月目に解約しても違約金はかかりませんが、利用期間を最低3ヶ月間と規定していますので、3ヶ月経つまで解約することができません。
このように違約金はかからないが、契約期間を予め設けている (契約時から3ヶ月間など) 電話代行会社もございますので、やはり最終的にはしっかりと契約内容の確認等をするようにしましょう。
料金体系の複雑さ
電話代行サービスは、複数のプランやオプション機能が多くあるため、料金体系が把握しにくいということもあると思います。例えば、電話代行サービスは選択するプランによって「コール数」が決められています。
そのため、そのコール数を超えてしまうと「超過料金」という費用が別途かかります。これは決められたコール数からはみ出てしまったコール数を1件何円というように加算されてしまいます。
また、電話代行会社によっては初期費用や保証金といった契約時に別途必要となる料金を設けている電話代行会社もあるので、料金面で後でトラブルにならないように、しっかりと電話代行サービスの料金体系に目を通しておきましょう。
電話代行会社によって解約手続きやルールが異なる
基本的に電話代行サービスを解約する際は、電話代行会社に電話やメールで解約したい旨を連絡し解約手続きを進めることが多いように思います。
その際に、電話代行会社によっては、その月の解約日の締め日等を定めていますので、何日までに解約手続きをすればその月に解約できるのか？等を確認する必要がございます。
例えば弊社の場合、WEBページから「解約申請」が気軽に行えるようになっています。弊社の場合、解約の締め日はその月の25日までとなっており、それを過ぎてしまった場合は良く月の解約となってしまいますので、いつまでに解約手続きをすれば、その月に解約できるのか？というのは事前に確認頂くことをお願い致します。
このように電話代行会社により、「解約の仕方」、「解約手続きの締め日」等が決まっていますので、予め検討しています電話代行会社のホームページ等で確認しておきましょう。
オペレーターの対応品質
電話業務において、オペレーターの言葉遣いや対応態度が悪いと、顧客に不快感を与えたり、企業のイメージを損なったりするでしょう。電話代行サービスを選ぶ際は、オペレーターの対応品質も重視しなければいけません。
しかし、オペレーターの対応品質は会社のサイトやパンフレットを見ても分かるものではありません。オペレーターの品質を確認する場合は、口コミを確認したり、確証を得るには無料のトライアル期間を利用して、契約する前に実際にサービスを試してみましょう。
無料トライアル期間を設けている電話代行会社のオペレーターの品質は、信頼できるケースが多いと思います。
まとめ: 解約詳細は必ず確認しよう
基本的に多くの電話代行会社ではサービス解約時に違約金は発生しません。違約金が発生する場合は、その旨、電話代行会社のホームページや資料等で明記されていますはずですので、しっかりと確認しておく必要がございます。
結構よくある事例が、違約金についての明記を見逃してしまい、急遽解約する際に違約金が発生してびっくりしてしまうケースです。数ある電話代行会社には、契約開始から最初の数ヶ月以内に解約する場合は違約金が発生する、という電話代行会社もありますので、繰り返しになりますがちゃんと事前に違約金について確認する必要がございます。
もしどこにもそのような明記もなく、違約金を取られたという場合は消費者庁の消費生活相談窓口に相談しましょう。
