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電話代行の仕組みについて

電話代行の仕組みについて

たまに「電話代行」のことを、完全に "電話を代行してもらうもの (自分は電話に出ない)"
ものだと認識している方がいらっしゃいますが、渋谷オフィスの電話代行サービスは
お受けしたお電話を必要に応じてお客様におつなげすることができます。

それを可能にするのが弊社の通話接続サービスという機能です。
通話接続サービスを使用すると、一方通行の電話代行ではなく、
お客様からお受けしたお電話を電話秘書が応対し、
お受けした電話内容によっては、クライアント様におつなげすることが可能です。
どういうことかというと

一方通行の場合

お客様からかかってきたお電話を電話秘書が応対するシンプルなものです

お客様からの電話

電話秘書が応対

この場合もしお客様からのお電話が緊急性を要するものだった場合、
もし新たな仕事に繋がるチャンスだったとしたら、
その場で応えることができず機会損失になってしまいます。

電話秘書がお受けしたお電話を必要に応じてお繋げする場合

お客様の緊急性や、クライアント様の任意によって電話秘書がお受けしたお電話を
クライアント様におつなげします。

お客様からのお電話

電話秘書が応対、必要に応じてクライント様にお繋げします

クライアント様にお繋げ

お客様のお電話内容によっては、その場で電話秘書から電話を繋いでもらえるので
機会損失を減らすことができます。また緊急のお電話だった場合でも
電話秘書を通して応対することができるので安心して業務に取組むことができます。

通話接続サービスを使用するメリット

このように通話接続サービスを使用することによって様々なメリットがございます。
続いて通話接続サービスを使用するメリットについてご説明します。

・内線感覚で利用できる
ワンクッション置いた、内線のような取次ぎが可能になります。
例えば会社に出勤していなくても、外回り中でも、
会社に入ったお電話を電話秘書を経由して取り次ぐことができます。

・電話の内容によって判断
ちょっとしたお電話でも、関係ない世間話などをしてしまいどうしても電話が
長くなってしまい億劫だな。。。と思うビジネスマンは少なくないと思います。
そんな時、電話秘書から応対内容を伺い、急ぎの内容ではないと判断した場合は
そのまま電話秘書に応対を任せ、通話録音することができます。
これにより貴重な時間を少しでも確保することができます。

・部署や担当別に振り分けて
お客様からかかってきたお電話に対して、
電話内容によってA部署、B部署、C部署のように振り分けてお繋ぎすることができます。
これによりお客様からのお電話に的確に応えることができ、
円滑にお客様と担当部署をつなぐことができます。

更に詳しい「通話接続サービスとは?」のページでご紹介しておりますのでご確認下さい。

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