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仕事がデキる人の電話応対とは?

仕事がデキる人の電話応対とは?

皆さんこんにちは。電話秘書のキョンです。

会社の中で電話応対がとても上手な方っていらっしゃいますよね。

そういった方は、じつは仕事ができる人が多いのですが、なんで電話応対がうまいと仕事ができる人なのか、不思議な方もいらっしゃるのではないでしょうか。

仕事のデキる人はどんな電話応対をしているのか?

ということで、ここではデキる人の電話応対として、仕事のデキる人はどんな電話応対をしているのかを見ていきましょう。

基本がしっかりしている

まずは、デキる人の電話応対は『基本がしっかりしている』ということです。

敬語やビジネスマナーはもちろんのこと、必要な情報を最も効率的に伝えて、しっかりと聞き取るなどと言った、電話応対の基本がしっかりできているんですね。当たり前のようですが、当たり前を当たり前にこなせる人こそ「デキる人」なんです。

相手のニーズを把握する能力

次にデキる人の電話応対とは瞬時に『相手のニーズを把握する能力』があるということです。

お相手の方がこうしてほしと思っていることをきちんと把握して、先回りをしてそのニーズに答えるような受け答えができるということです。

例えば、お相手が商談の日付をどうしようか悩んでいるとき、すぐさまその日付を提案できてしまう人。しかも、できればこういう日に商談をしたいな、と思っているだろうことまで理解して、それを踏まえたチョイスをすることがデキるような人は、かなりデキる人です。

気配り上手

そして最後は『気配り上手』

デキる人の電話応対は、とにかく気が利きますし、自分が話しやすいように会話するのではなく相手が話しやすいようにあらゆる手をうってきます。

言葉のあとに十分なタメを作るとか、言い出しにくい話題を自分から誘い出すようにするとか。もしくは電話の向こうの状況を読んで、早めに会話を済ませたり、相手の気遣いに敏感に気づいてお礼を述べるようなこともそうです。

電話応対といえば人間同士の会話です。

大切なのは「こころ」にある、ということですね。

そういう意味では、私たち電話代行サービスのお仕事は「人間業」だと思っています。

色々書いてきましたが、もちろん何もしなければ誰もがデキる人には成れません。しかし、一番始めに書いた電話応対の基本だけは、皆さんもしっかりと練習をすれば必ずデキるようになります。

私たちも渋谷オフィスに入社しますと、電話秘書になるために6ヶ月の研修期間があります。

電話応対の基本→メモを活用しよう

そこでコツを一つだけ。

電話応対の基本を身につけるには、メモを活用することです。

話したいことは、電話をかける前にメモできちんと整理して、そして聞き取ったことは電話が終わったらすぐにメモをする(聞きながらは失礼ですし、聞き漏らしが出ます)

これを繰り返すだけでも、基本がしっかりしたデキる人の電話応対に近づくことができますよ..。o○☆

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