電話におけるビジネスマナーは色々あります。
それこそ、それだけで一冊本が書けるくらいあって、
私たち電話代行の電話秘書オペレーターは日々そういったビジネスマナーに気をつけながらお仕事をさせていただいているわけです。
その中で、特にこれは注意したほうが良いなというものはあります。
ここではそういった、特に気をつけておきたいビジネスマナーについて見ていきましょう。
業務として気をつける点
まずは、お相手に対するマナーだけではなく業務として気をつけるべきことです。
それは、呼び出しの相手の方が今何をしているのかを詳しく教えないということです。これは、もちろん社外に詳しい情報を出すことが情報リテラシーにかなわないということもあるのですが、電話相手の方に余計な不快感を与えることもあるんですね。
シンプルに「〇〇は席を外しております」で良いのです。
どうしても詳しく伝える場合であっても、
伝えて良いのは戻る時間や会社で認められている場合にのみ、
貸与されている携帯の電話番号までです。
というのも、良かれと思って詳しく伝えてしまうと
「その仕事のほうが私より大事なのか？」
と思わせてしまうことがあるからなんです。
また、不在の場合の対応としてよく間違うのが、
こちらが対応策を決めることです。
「〇〇は席をはずしておりますが、折返しお電話差し上げましょうか？」
などと言った風に、勝手に対応を決めてはいけません。
あくまで電話相手の方に「いかが致しますか？」
と対応策を委ねます。
席を外していたのはこちらの都合で、
電話相手の方に非はないのですから、
こちらが勝手に対応策を決めるのは失礼に当たるというわけです。
次に、はじめましての方でも「いつもお世話になっております」です。
これは、会社での教育で言われていない時に迷ってしまうビジネスマナーの一つで、逆に初めてなのに「お世話になっております」が失礼に感じる時があるんですね。冗談で「いや、世話した覚えはないけどね」などとおっしゃられる方もいらっしゃいますので。
でも、このお世話になるというのは直接的な取引やそういった場合だけではなく、どこかで自社の製品やサービスを使ったかもしれない可能性を含んでいる言葉です。日本的に言うと「縁」も含めた言葉なんですね。
最後に、いちばん大事な電話でのビジネスマナー。
電話応対の姿勢を正す→『心構え』
それは、見えていないからと言って適当な姿勢と表情ではなく、
きちんと姿勢を正して笑顔で応対するということです。
私たち電話代行サービスの電話秘書オペレーターのように日々たくさんの電話業務を行う人間として断言してもいいですが、その姿勢や表情はきちんとお相手の方に伝わるものです。
そうなんです、いちばん大事なビジネスマナーは『心構え』なんですね。
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