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『お礼編』恥をかかないメールの書き方・電話のかけ方の例文と解説

『お礼編』恥をかかないメールの書き方・電話のかけ方の例文と解説

電話応対スーパーバイザー:雪野朱音

最近ではお礼をうまく言えない方やうまく伝えられない方が増えているようです。ただ、お礼というのは人としてはもちろん、社会人としての基本です。

お礼を言えなかったり、お礼を伝えられなかったりするだけで大きなビジネスチャンスが台無しになってしまうようなこともあるのです。

ここでは、「お礼編」ということでメールの書き方や電話のかけ方、それぞれの例文にも触れつつ、詳しく解説していきたいと思います。



お歳暮の御礼(社外向け)

まずは、社外向けのお歳暮の御礼についてです。


基本的にお歳暮に限らず、贈答品をいただいたらすぐにお礼を伝えるようにしましょう。 いただいたことへのお礼はもちろんですが、改めて感謝の気持ちを丁寧に伝えるように心がけてください。

お歳暮というのは暮れのご挨拶でもありますので、その年の仕事への感謝にプラスして新しい年に向けて仕事の豊富を述べるのもいいかもしれません。


<お歳暮へのお礼のメール例文>

株式会社○○ ○○様

お世話になっております。

◆◆の◆◆です。

このたびは結構な品をご恵贈賜りまして、心より感謝申し上げます。

スタッフ一同で喜び、美味しくいただきました。

○○様のお心遣いに一同感謝申し上げます。

来る年も○○様のご期待に添えますよう全力をあげて努力してまいりますので、今後とも変わらぬご高配を賜りますようよろしくお願いいたします。

寒さ厳しき折、皆様くれぐれもご自愛ください。

今後ともよろしくお願いいたします。

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◆◆(社名) ◆◆
(フルネーム)
〒000-0000 (会社の住所)
電話 00-0000-0000
FAX 00-0000-0000
メール (メールアドレス)

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では、電話をかけるときにはどうしたらいいのでしょうか?

基本的にお歳暮をいただいてお礼を電話のみで済ませるということはありません。 電話をして、それとは別にメールやハガキなどでお礼状を送るという形が一般的です。

そのため、電話でお礼を伝えるからといって無駄に話し込もうとする必要はありません。 感覚としては、電話で取り急ぎお礼を伝えるという形です。

ちなみに、おそらくお礼を伝えると相手方はご謙遜されるかと思いますが、その際には「いつもありがとうございます」といった日頃への感謝で対応しましょう。


<お歳暮へのお礼の電話例文>

「お世話になっております。

○○の○○と申します。

本日お歳暮をいただきました。

取り急ぎ届いたことのご連絡を、と思いましてお電話させていただきました。

結構なお品物をいただきましてありがとうございます。

いつもご丁寧にありがとうございます。

寒さ厳しい日々が続いております

皆々様、くれぐれもご自愛くださいませ。

まずは取り急ぎお礼まで、これで失礼させていただきます。



名刺交換の御礼(社外向け)

交流会のような場で名刺交換をした場合、名刺交換だけで終わってしまうことも珍しくありません。

そういった出会いがビジネスチャンスにつながることもありますので、大切にしていきましょう。相手のことをある程度リサーチした上で、基本的には名刺交換をした当日中にお礼のメールを送ります。

<名刺交換へのお礼のメール例文>

株式会社○○ ○○様

お世話になっております。

「○○」にて名刺交換をさせていただきました◆◆の◆◆です。

このたびは、ご縁をいただきありがとうございます。

御社のホームページを拝見したところ、~で~されていることを知り、〇〇様の~の秀逸さを理解することができました。

機会がございましたら、是非一度、ゆっくりと〇〇様の仕事のお話をお聞きすることができましたら幸甚でございます 。

またお会いするご機会もあるかと存じますが、今後とも何卒宜しくお願いいたします。

取り急ぎ、名刺交換の御礼を申し上げます。

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◆◆(社名) ◆◆
(フルネーム)
〒000-0000 (会社の住所)
電話 00-0000-0000
FAX 00-0000-0000
メール (メールアドレス)

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では、電話をかけるときにはどうしたらいいのでしょうか?

基本的に名刺交換のお礼はメールのみでOKです。 いきなり電話だと相手も戸惑ってしまう可能性がありますので、名刺交換のお礼を電話で伝えるのは控えるようにしましょう。



上司から何らかの配慮をしてもらったときの御礼(社内向け)

社内向けにお礼をするシーンというのはいろいろ考えられるのですが、やはり上の立場の人へのお礼というのはしっかりと押さえておきたいところです。

もし上司から何らかの配慮をしてもらった場合、メールでは具体的な事柄を挙げた上で感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。

当たり前のことなのですが、お礼のメールを送るのであれば配慮をしてもらってすぐに送るようにしましょう。

<上司から何らかの配慮をしてもらったときのお礼のメール例文>

〇〇部長 お疲れ様です。

◆◆です。

~の件に関しまして、~していただきありがとうございます。

おかげさまで、~することができました。

特に、~につきましては、大変ありがたく思っております。

部長の細やかなお心遣いにいつも感謝しております。

今後とも、ご指導よろしくお願いいたします。

◆◆(名前)


では、電話をかけるときにはどうしたらいいのでしょうか?

基本的に内線電話や社用の携帯電話がある場合には、そちらに電話をかけます。 電話をかける前には、伝えたい内容をまとめておきましょう。

自信がない方は要点を紙に書いておくような形でもいいかと思います。 電話をかけたらまず相手が電話できる状態なのかどうかを確かめます。

問題がないようであれば、そのままお礼を伝えましょう。 周りの環境に気を遣って、相手にとって聞き取りやすい電話になるよう心がけてください。

電話を切るタイミングで悩む方も多いでしょうが、基本的には電話はかけたほうから切るとされていますので伝えるべきことを伝えたらこちらから電話を切る方向に持っていきましょう。

もちろん、相手が話を広げるような素振りを見せたらある程度は付き合って、キリがないようであれば無難な理由をつけて電話を切ってOKです。

その際にはいわゆるガチャ切りにならないように気を付けてください。

<上司から何らかの配慮をしてもらったときのお礼の電話例文>

お疲れ様です。

◆◆です。

~の件でお電話いたしました。

今お時間よろしいでしょうか?

~の件に関しまして、~していただきありがとうございます。

おかげさまで、~することができました。

部長にはいつも感謝しております。

直接お礼を伝えたかったもので、お忙しいところ申し訳ございません。

では、失礼いたします。

今回は、社外と社内でよくあるパターンの「お礼編」をメールの書き方・電話のかけ方でご紹介しました。

次回は「お詫び/謝罪編」を解説いたします。

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