ビジネスというのは人と人との関わりの中で、成り立っているものです。そのため、お互いに何かを確認したり問い合わせをしたりというのはよくあります。
ただ、いざ自分が確認をしたり問い合わせをしたりするとなると、構えてしまうものです。
ここでは、「照会｜問合せ編」ということで、照会や問い合わせにあたってのメールの書き方、電話のかけ方の例文を含めて詳しく解説していきたいと思います。
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商品や製品に関する照会
基本的に照会というのは、相手に調べる手間をかけさせることになります。
そのため、お願いする姿勢が大切になってきますし、箇条書きなどで相手が答えやすい形を意識していきましょう。
＜商品や製品に関する照会メール例文＞
「株式会社○○
○○様
平素より大変お世話になっております。
◆◆の◆◆です。
さて、現在弊社では貴社の～の注文を検討いたしております。
そこで大変お手数ではございますが、下記の条件内容について、一度ご返答いただけますようお願い申し上げます。
時節柄、ご多用中とは存じますが、何卒宜しくお願い申し上げます。
○支払い方法
○価格（～の場合と～の場合）
以上、ご回答のほどよろしくお願いいたします。
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◆◆（社名） ◆◆（フルネーム）
〒000-0000 （会社の住所）
電話 00-0000-0000 / FAX 00-0000-0000 / メール （メールアドレス━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━」
商品や製品に関する照会を電話でする場合、聞きたいことを明確にしておき、それをわかりやすく伝えることが大切です。
その場で保留となって回答をもらえることもあれば、後日連絡をもらう形になることもありますので、臨機応変に対応していきましょう。
＜商品や製品に関する照会電話例文＞
「お世話になっております。
◆◆の◆◆です。
今、お時間よろしいでしょうか？
早速なのですが、現在弊社では御社の～の注文を検討いたしております。
そこで大変お手数ではございますが、お支払方法、それから～の場合と～の場合の価格について一度ご返答いただけないでしょうか？
ありがとうございます。
かしこまりました。
では、ご連絡をお待ちしております。
失礼いたします。」
仕事の進捗に関する問合せ
ビジネスシーンではさまざまな照会や問い合わせが発生してくるものですが、その中でももっとも神経を使うのが仕事の進捗に関する問い合わせです。
というのも、一歩間違えるとどうしても催促のようになってしまうからです。
宿題をしようとしていたタイミングで「宿題をしなさい」と言われてカチンと来ると同時にモチベーションも下がってしまうといった経験は誰にでもあるかと思うのですが、これと同じことがビジネスシーンでも起こり得るのです。
こちらとしても、カチンと来たからといって雑な仕事をされてしまっては困ります。
そのため、相手を刺激しないように気遣いつつ問い合わせをすることが大切です。
＜仕事の進捗に関する問合せメール例文＞
「株式会社○○
○○様
お世話になっております。
◆◆の◆◆です。
～の～について、進行状況をお尋ねいたしたくご連絡いたしました。
先週、～がありましたので心配しておりましたが、進行状況はいかがでしょうか。
来週には、～がありますので、現在の状況をお知らせいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
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◆◆（社名） ◆◆（フルネーム）
〒000-0000 （会社の住所）
電話 00-0000-0000 / FAX 00-0000-0000 / メール （メールアドレス）━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━」
メール以上に神経を尖らせないといけないのが電話です。
電話で単刀直入に仕事の進捗を尋ねてしまうと、印象が悪くなってしまいます。
場合によっては威圧的だと受け取られてしまうこともありますので、とにかく優しい雰囲気を意識してください。
「こんなことがあったので心配してたんですよ～」というワンクッションの後に仕事の進捗を尋ねるという形だと、印象もガラリと変わってきます。
＜仕事の進捗に関する問合せ電話例文＞
「お世話になっております。
◆◆の◆◆です。
今、お時間よろしいでしょうか？
本日は～の～について、進行状況をお尋ねいたしたくご連絡いたしました。
先週、～がありましたが、影響はありましたでしょうか？
そうでしたか。
何事もなかったようで安心しました。
ちょうど来週には～がありますが、進行状況はいかがでしょうか？
現在の状況をお聞かせいただけますと幸いです。
ありがとうございます。
かしこまりました。
では、引き続きよろしくお願いいたします。
失礼いたします。」
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資料の照会
社内での照会や問合せとなってきた場合に多いのが、資料の照会です。
特に、今は社内でメールに資料を添付してやり取りすることが当たり前になっています。
ただ、メールが届いていなかったり、メールが届いていることに気づいていなかったりすることがありますので、こういった照会というのはとても大切です。
そこまであれこれ気遣う必要はないかと思いますが、社内であってもきつい印象を与えないように配慮しておくといいかもしれません。
＜資料の照会メール例文＞
「○○部
○○様
お疲れ様です。
◆◆です
〇月〇日に、お求めの～資料〇件をお送りましたが、お手元に届きましたでしょうか。
================================================
■～資料〇件
・XXX
・XXX
・XXX
・XXX
================================================
もし届いていないようでしたらご返信ください。
再度お送りします。
◆◆（部署と名前）」
電話で資料の照会をする場合、相手に都合を確認するのはもちろんですが、具体的にいつ何の資料をという部分を明確にしていきましょう。
その場ですぐに確認が取れればいいのですが、場合によっては確認後に改めて連絡が入ることもあるでしょう。
緊急性のないものであれば、その場での確認にこだわる必要はないかと思います。
相手の忙しさや資料の多さなどによって違ってくる部分もあるかと思いますので、臨機応変に対応していきましょう。
＜資料の照会電話例文＞
「お疲れ様です。
◆◆です
今、お時間よろしいでしょうか？
〇月〇日に、お求めの～資料〇件をお送りましたが、届いておりますでしょうか？
XXX、XXX、XXX、XXXの～の資料〇件です。
かしこまりました。
もし届いていないようでしたらご連絡ください。
すぐにお送りします。
では、失礼いたします。」
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