ビジネスというのは人と人との関わりの中で、成り立っているものです。そのため、お互いに何かを確認したり問い合わせをしたりというのはよくあります。
ただ、いざ自分が確認をしたり問い合わせをしたりするとなると、構えてしまうものです。
ここでは、「照会｜問合せ編」ということで、照会や問い合わせにあたってのメールの書き方、電話のかけ方の例文を含めて詳しく解説していきたいと思います。
ビジネスとは、人と人との関わりの中で成り立つものです。仕事を円滑に進めるためには、情報の確認や相手への問い合わせは日常的に行われます。
特に、取引先や上司、同僚とのコミュニケーションの中で、「この件はどうなっているのだろう？」「これを進めるためには何を確認すればよいのか？」といった場面は避けられません。
・確認や問い合わせは、ビジネスの信頼関係を築くうえで非常に重要
こうした確認や問い合わせは、単なる情報のやり取りにとどまらず、ビジネスの信頼関係を築くうえで非常に重要な役割を果たします。しかし、いざ自分が確認や問い合わせをしようとすると、意外と難しさを感じることがあります。
「失礼に聞こえないだろうか」「相手に迷惑をかけてしまうのでは」と構えてしまうことも少なくありません。特に、初めて連絡を取る相手や目上の人に対しては、どのような言葉遣いや表現をすればいいのか悩む場面が多いでしょう。
そこでこの記事では、「照会｜問い合わせ編」と題して、照会や問い合わせを行う際に役立つメールの書き方や電話のかけ方について、具体的な例文を交えながら詳しく解説していきます。適切な方法で問い合わせを行うことで、相手に不快感を与えることなくスムーズなやり取りができるようになるでしょう。
『確認や問い合わせのポイント』
照会や問い合わせを行う際には、いくつかのポイントを押さえておくと効果的です。まず、何を確認したいのか、どのような情報を必要としているのかを明確に整理することが大切です。
曖昧な内容や要点がぼやけた問い合わせは、相手に余計な負担をかけることになりかねません。また、言葉遣いや表現においては、丁寧さを意識しつつも簡潔に伝えることを心がけましょう。
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商品や製品に関する照会
商品や製品に関する照会を行う場合、基本的に相手に調査や確認の手間をかけさせることになります。
そのため、単に情報を要求するのではなく、お願いをする姿勢をしっかりと示すことが大切です。丁寧な言葉遣いや表現を用いて、相手に配慮した形で依頼を行うことで、スムーズな回答を得られる可能性が高まります。
『相手が答えやすい形を意識する』
相手が回答しやすい形で情報を整理することも重要です。特に、照会内容が複数ある場合は、箇条書きや番号を振るなどして、わかりやすくまとめる工夫をしましょう。
『確認後のフォローアップ』
照会の回答をもらった後には、迅速にお礼を伝えることも忘れないようにしましょう。
たとえば、「お忙しいところ、早急にご対応いただき、誠にありがとうございました」といった感謝の意を伝えることで、相手に良い印象を与えることができます。また、追加の質問がある場合も、失礼のないよう丁寧に対応を依頼しましょう。
＜商品や製品に関する照会メール例文＞
「株式会社○○
○○様
平素より大変お世話になっております。
◆◆の◆◆です。
さて、現在弊社では貴社の～の注文を検討いたしております。
そこで大変お手数ではございますが、下記の条件内容について、一度ご返答いただけますようお願い申し上げます。
時節柄、ご多用中とは存じますが、何卒宜しくお願い申し上げます。
○支払い方法
○価格（～の場合と～の場合）
以上、ご回答のほどよろしくお願いいたします。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
◆◆（社名） ◆◆（フルネーム）
〒000-0000 （会社の住所）
電話 00-0000-0000 / FAX 00-0000-0000 / メール （メールアドレス━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━」
商品や製品に関する照会を電話でする場合、聞きたいことを明確にしておき、それをわかりやすく伝えることが大切です。
その場で保留となって回答をもらえることもあれば、後日連絡をもらう形になることもありますので、臨機応変に対応していきましょう。
＜商品や製品に関する照会電話例文＞
「お世話になっております。
◆◆の◆◆です。
今、お時間よろしいでしょうか？
早速なのですが、現在弊社では御社の～の注文を検討いたしております。
そこで大変お手数ではございますが、お支払方法、それから～の場合と～の場合の価格について一度ご返答いただけないでしょうか？
ありがとうございます。
かしこまりました。
では、ご連絡をお待ちしております。
失礼いたします。」
仕事の進捗に関する問合せ
ビジネスシーンではさまざまな照会や問い合わせが発生してくるものですが、その中でももっとも神経を使うのが仕事の進捗に関する問い合わせです。
というのも、一歩間違えるとどうしても催促のようになってしまうからです。
宿題をしようとしていたタイミングで「宿題をしなさい」と言われてカチンと来ると同時にモチベーションも下がってしまうといった経験は誰にでもあるかと思うのですが、これと同じことがビジネスシーンでも起こり得るのです。
こちらとしても、カチンと来たからといって雑な仕事をされてしまっては困ります。
そのため、相手を刺激しないように気遣いつつ問い合わせをすることが大切です。
＜仕事の進捗に関する問合せメール例文＞
「株式会社○○
○○様
お世話になっております。
◆◆の◆◆です。
～の～について、進行状況をお尋ねいたしたくご連絡いたしました。
先週、～がありましたので心配しておりましたが、進行状況はいかがでしょうか。
来週には、～がありますので、現在の状況をお知らせいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
◆◆（社名） ◆◆（フルネーム）
〒000-0000 （会社の住所）
電話 00-0000-0000 / FAX 00-0000-0000 / メール （メールアドレス）━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━」
メール以上に神経を尖らせないといけないのが電話です。
電話で単刀直入に仕事の進捗を尋ねてしまうと、印象が悪くなってしまいます。
場合によっては威圧的だと受け取られてしまうこともありますので、とにかく優しい雰囲気を意識してください。
「こんなことがあったので心配してたんですよ～」というワンクッションの後に仕事の進捗を尋ねるという形だと、印象もガラリと変わってきます。
＜仕事の進捗に関する問合せ電話例文＞
「お世話になっております。
◆◆の◆◆です。
今、お時間よろしいでしょうか？
本日は～の～について、進行状況をお尋ねいたしたくご連絡いたしました。
先週、～がありましたが、影響はありましたでしょうか？
そうでしたか。
何事もなかったようで安心しました。
ちょうど来週には～がありますが、進行状況はいかがでしょうか？
現在の状況をお聞かせいただけますと幸いです。
ありがとうございます。
かしこまりました。
では、引き続きよろしくお願いいたします。
失礼いたします。」
＞＞＞ 社内向け ＜＜＜
資料の照会
社内での照会や問合せとなってきた場合に多いのが、資料の照会です。
特に、今は社内でメールに資料を添付してやり取りすることが当たり前になっています。
ただ、メールが届いていなかったり、メールが届いていることに気づいていなかったりすることがありますので、こういった照会というのはとても大切です。
そこまであれこれ気遣う必要はないかと思いますが、社内であってもきつい印象を与えないように配慮しておくといいかもしれません。
＜資料の照会メール例文＞
「○○部
○○様
お疲れ様です。
◆◆です
〇月〇日に、お求めの～資料〇件をお送りましたが、お手元に届きましたでしょうか。
================================================
■～資料〇件
・XXX
・XXX
・XXX
・XXX
================================================
もし届いていないようでしたらご返信ください。
再度お送りします。
◆◆（部署と名前）」
電話で資料の照会をする場合、相手に都合を確認するのはもちろんですが、具体的にいつ何の資料をという部分を明確にしていきましょう。
その場ですぐに確認が取れればいいのですが、場合によっては確認後に改めて連絡が入ることもあるでしょう。
緊急性のないものであれば、その場での確認にこだわる必要はないかと思います。
相手の忙しさや資料の多さなどによって違ってくる部分もあるかと思いますので、臨機応変に対応していきましょう。
＜資料の照会電話例文＞
「お疲れ様です。
◆◆です
今、お時間よろしいでしょうか？
〇月〇日に、お求めの～資料〇件をお送りましたが、届いておりますでしょうか？
XXX、XXX、XXX、XXXの～の資料〇件です。
かしこまりました。
もし届いていないようでしたらご連絡ください。
すぐにお送りします。
では、失礼いたします。」
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