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『依頼編』恥をかかないメールの書き方・電話のかけ方の例文と解説

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社会というのは、お願いをされたり、逆にお願いをしたりすることで成り立っているものでもあります。
社会人であればその規模を問わず、さまざまな依頼を受けるでしょうし、逆に依頼をすることもあるかと思います。

ここでは、「依頼編」ということで依頼をする際のメールの書き方や電話のかけ方、それぞれの例文も含めて解説していきたいと思います。

 >>> 社外向け <<<

見積りの依頼

見積りを依頼するメールの場合、依頼相手に具体的に何をお願いしたいのか、それを簡潔に整理することが大前提です。 それでいて、相手が答えやすい言い回しと誠実さを意識していきましょう。


<見積りを依頼するメール例文>

「株式会社○○ ○○様

いつもお世話になっております。
◆◆の◆◆です。

早速ですが、弊社では現在貴社の~を検討しております。
つきましては以下の内容でお見積りをお願いしたく存じます。

<見積書について>
・XXX
・XXX
・XXX

~が〇月〇日(〇)におこなわれますので、前日の〇日(〇)までに見積書をお送りいただければと思うのですが可能でしょうか? 難しい場合にはお知らせいただけると幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
◆◆(社名) ◆◆(フルネーム)
〒000-0000 (会社の住所)
電話 00-0000-0000 / FAX 00-0000-0000 / メール (メールアドレス)
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

電話で見積りを依頼する場合、お願いする立場であることを忘れないようにしましょう。
一方的にこちらの希望や要望を伝えるのではなく、それが可能なのかを確認するようにしてください。

<見積りを依頼する電話例文>

いつもお世話になっております。

今、お時間よろしいでしょうか?
早速なのですが、弊社では現在御社の~を検討しておりまして、お見積りをお願いしたいと思っております。
お見積りをお願いしたいものはXXX、XXX、XXXの3点なのですが、可能でしょうか?
ありがとうございます。

~が〇月〇日(〇)におこなわれますので、できれば前日の〇日(〇)までに見積書をお送りいただければと思っておりますが、こちらは可能でしょうか? ありがとうございます。

では、そのような形でお願いできればと思います。
よろしくお願いいたします。
では、失礼いたします。」

アポイントの依頼

アポイントの依頼に関しても、依頼相手に具体的に何をお願いしたいのか、それを簡潔に整理した上で相手が答えやすい言い回しと誠実さを......という部分は同じです。

ただ、アポイントの場合には日程の候補を具体的に挙げておいたほうがいいでしょう。
もちろん、明日明後日のような急な日程ではなく、ある程度余裕を持たせたもので、なおかつ複数の候補を挙げることです。

<アポイントを依頼するメール例文>

「株式会社○○ ○○様

いつもお世話になっております。
◆◆の◆◆です。

先日の件なのですが、~ができました。

つきましては詳細についてご説明させていただきたいのですが、お打ち合わせのお時間をいただけないでしょうか。
今週でしたら以下の日程で伺うことが可能です。

<候補日>
・〇月〇日(〇) XX:XX~XX:XX
・〇月〇日(〇) XX:XX~XX:XX
・〇月〇日(〇) XX:XX~XX:XX

○○様のご都合をご返信いただけますと幸いです。

お忙しいところ誠に恐縮ですが、是非ご検討のほどよろしくお願いいたします。
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◆◆(社名) ◆◆(フルネーム)
〒000-0000 (会社の住所)

電話 00-0000-0000 / FAX 00-0000-0000 / メール (メールアドレス)
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

電話の場合、その電話で日程を決めてしまうのであれば、絶対に間違いがないように復唱した上で確認を取るようにしましょう。 もちろん、相手がスケジュールを確認してかけ直すということもあるかもしれませんので、そのあたりは臨機応変に対応していくよう心がけてください。

<アポイントを依頼する電話例文>

「いつもお世話になっております。
◆◆の◆◆です。

今、お時間よろしいでしょうか?
実は先日の件なのですが、~ができました。

詳細についてご説明させていただきたいので、お打ち合わせのお時間をいただけないでしょうか?

ありがとうございます。
日程なのですが、今週でしたら〇月〇日(〇) XX:XX~XX:XX、〇月〇日(〇) XX:XX~XX:XX、〇月〇日(〇) XX:XX~XX:XXにお伺いすることができます。

はい、〇月〇日(〇) XX:XX~XX:XXですね。

かしこまりました。

では、〇月〇日(〇) XX:XX~XX:XXにお伺いいたします。
よろしくお願いいたします。
では、失礼いたします。


 >>> 社内向け <<<

上司への協力依頼

上司への協力依頼というのは、社会人であれば必ず通る道です。上司に限ったことではないのですが、協力してもらうということは相手に時間を割いてもらうことでもあります。

そのため、内容はわかりやすく簡潔にまとめ、最後には相手への配慮を忘れないようにてください。簡単な内容であればメールの本文でまとめてしまっても問題はないのですが、もし長文になってしまいそうなときには別途まとめて添付ファイルとして送信したほうがいいでしょう。

<上司へ協力を依頼するメール例文>

「〇〇部長
お疲れ様です。 ◆◆です。
突然メールをお送りする失礼をお許しください。

来月、~に関する~が完成いたしましたので、その内容につきまして、〇〇部長の貴重なご意見を伺いたくご連絡いたしました。

内容に関しては添付ファイルでお送りしております。
一度お目通しいただき、ご意見やご感想をお聞きできましたら幸いです。

お忙しい中、大変恐縮ではございますが、何卒宜しくお願い申し上げます。

◆◆(部署と名前)」

電話の場合、上司がOKしてくれた時点ですぐにお礼を伝えましょう。
短い内容であればそのまま口頭でOKですし、ボリュームがあるようなら別途メールを送って確認してもらうといった形で臨機応変に対応してください。

<上司へ協力を依頼する電話例文>

「お疲れ様です。 ◆◆です。
今、お時間よろしいでしょうか?

来月、~に関する~が完成いたしましたので、その内容につきまして、〇〇部長の貴重なご意見を伺いたくご連絡いたしました。

ありがとうございます。
詳細に関しましてはメールにて添付ファイルでお送りさせていただきますので、一度お目通しいただき、ご意見やご感想をお聞きできましたら幸いです。

よろしくお願いいたします。
では、失礼いたします。」

料金、サービスに関して少しでもご不明の点がありましたらお気軽にご相談下さい。