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『お詫び|謝罪編』恥をかかないメールの書き方・電話のかけ方の例文と解説

『お詫び|謝罪編』恥をかかないメールの書き方・電話のかけ方の例文と解説

謝ることのできない人というのは、社会人などに関係なく人として嫌われてしまいます。

ただ、残念なことに今は自分の非を認め、きちんと謝るという当たり前のことができない方が増えています。謝罪すらまともにできないというのは、企業にとっても大ダメージとなります。

ここでは、「お詫び|謝罪編」ということでお詫びや謝罪に関するメールの書き方、電話のかけ方、それぞれの例文について詳しく解説していきたいと思います。


>>> 社外向け <<<

確認ミスに関するお詫びや謝罪

お詫びや謝罪に関するメールがもっとも多く発生するのは、やはり社外でしょう。

本来であればあってはならないことなのですが、どうしても人のやる仕事ですからゼロというのはなかなか難しいものです。

確認ミスに関するお詫びや謝罪の場合、確認ミスが起こった原因とその対応、今後の対策などに触れることによって問題を向き合っているということを伝えることができます。

ただのお詫びや謝罪では機械的に受け取られてしまう可能性がありますので、気を付けましょう。


<確認ミスに関するお詫びや謝罪のメール例文>

株式会社〇〇 〇〇様 大変お世話になっております。

◆◆の◆◆です。

先日の~件ですが、確認したしましたところ、確認ミスで~ができておりませんでした。

つきましては、~に~をいたしますので、~でお願いしたく存じます。

この度は、こちらの不手際により〇〇様にご迷惑をおかけいたしましたこと、心より深くお詫び申し上げます。

今後このようなことがないように、~を実施し、再発防止に取り組んでまいります。

何卒、よろしくお願いいたします。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

◆◆(社名) ◆◆(フルネーム)

〒000-0000 (会社の住所)
電話 00-0000-0000 /
FAX 00-0000-0000 /
メール (メールアドレス)

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では、メールではなく電話でのお詫びや謝罪の際にはどうしたらいいのでしょうか?

電話に関しては、とにかくスピードが命です。すぐに電話をすることによって、相手方も対応ができて、被害を最小限に抑えられることもあるかもしれません。

ただ、だからといって相手の都合を考えずに一方的な電話になってしまってはいけません。 相手の都合も考え、それでいて話し方や言葉遣いにもしっかりと気を使っていく必要があります。

特に、お詫びや謝罪の電話では相手が感情的になってしまって早く切りたいと思うこともあるかもしれませんが、こちらに非がある以上は相手の話を最後まで聞くようにしましょう。


<確認ミスに関するお詫びや謝罪の電話例文>

お世話になっております。 ◆◆の◆◆ですが、今お時間よろしいでしょうか?

先日の~件ですが、確認したしましたところ、確認ミスで~ができておりませんでした。

誠に申し訳ございません。

~に~をいたしますので、~でお願いすることは可能でしょうか?

ありがとうございます。

では、早急に手配いたします。この度は、こちらの不手際により〇〇様にご迷惑をおかけいたしましたこと、心より深くお詫び申し上げます。

今後はこのようなことがないように、~を実施し、再発防止に取り組んでまいりますので、何卒、よろしくお願いいたします。 では、失礼いたします。

クレームに関するお詫びや謝罪

クレームへのお詫びや謝罪の場合、謝罪の意思を伝えると同時に社内での事実確認、それに対する改善をどうおこなっていくのかを伝えるようにしましょう。


<クレームに関するお詫びや謝罪のメール例文>

○○様 大変お世話になっております。◆◆の◆◆です。

平素は格別のご高配を賜り、お礼申し上げます。

この度は、~にて、不愉快な思いをさせてしまいましたこと、深くお詫び申し上げます。

早速、~に厳重に注意するとともに社内全体にも、気を引き締めて~にあたるよう改めて通達致しました。

この度のこと、~も深く反省をしております。 どうかご寛容を賜りますよう伏してお願い申し上げます。

これからもお気づきのことがございましたら、何なりとご指摘いただきますよう、合わせてお願い申し上げます。誠に略儀ながら、書面にてお詫び申し上げます。

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◆◆(社名) ◆◆(フルネーム)
〒000-0000 (会社の住所)
電話 00-0000-0000
FAX 00-0000-0000
メール (メールアドレス)

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一方で、電話の場合、クレームへのお詫びや謝罪というのは神経を使わなければいけません。

言葉遣いや話し方はもちろん、声のトーンにも気を遣ってください。

クレームは企業にとってのチャンスでもあるので、恐怖感や不安感はあるかもしれませんが相手の話を最後までしっかりと聞き、真摯に対応していきましょう。


<クレームに関するお詫びや謝罪の電話例文>

お世話になっております。 ◆◆の◆◆ですが、今お時間よろしいでしょうか?

先日の~件ですが、ご不快な思いをさせてしまい、誠に申し訳ございませんでした。

確認したところ、~とのことでした。

今後はこのようなことがないように、指導を徹底してまいります。

これからもお気づきのことがございましたら、何なりとご指摘いただければと思います。

この度は本当に申し訳ございませんでした。 では、失礼いたします。


>>> 社内向け <<<

不注意によるミスに関するお詫びや謝罪

社内向けのお詫びや謝罪に関するメールには、関係者を必ず送信先に入れるようにしてください。

これを忘れてしまうと、謝罪しても謝罪にならない可能性が出てきます。

早い段階で適切な対処をおこなうことができれば、被害を最小限に抑えることができますし、場合によっては問題を未然に防ぐことにもつながってくるかもしれません。

社内での関係性にもよるところはあるのですが、社外と違って社内であれば問題への協力をお願いすることもできます。


<不注意によるミスに関するお詫びや謝罪のメール例文>

○○部 ○○様 お疲れ様です。 ◆◆です。

取り急ぎ、ご報告があります。

先日、~していたところ、~を~してしまいました。

私の不注意から、○○様及び関係各位に対し、多大なるご迷惑をおかけしましたこと、誠に申し訳ありませんでした。

~について~を早急におこない、二度とこのような失態を繰り返さないように、以後十分に注意して業務に励みます。 誠に申し訳ございませんでした。

◆◆(部署と名前)


では、電話の場合にはどうでしょうか?

社外へのお詫びや謝罪よりも社内へのほうがまだ気持ちの面でのハードルは低いという方もいるかもしれませんが、社内だからこそよりいっそう厳しいことを言われる可能性もあります。

社内へのお詫びや謝罪ではあるものの、やはり社外のときと同じように相手の都合を考え、言葉遣いや話し方などにも気を配っていきましょう。


<不注意によるミスに関するお詫びや謝罪の電話例文>

お疲れ様です。 ◆◆ですが、今お時間よろしいでしょうか?

~の件なのですが、~のところ、~してしまいました。早急に~いたします。

ご迷惑をおかけして、本当に申し訳ございません。

今後は~を実施し、二度とこのような失態を繰り返さないように、以後十分に注意して業務に励みます。

では、失礼いたします。

料金、サービスに関して少しでもご不明の点がありましたらお気軽にご相談下さい。