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『催促編』恥をかかないメールの書き方・電話のかけ方の例文と解説

『催促編』恥をかかないメールの書き方・電話のかけ方の例文と解説

電話応対スーパーバイザー:雪野朱音

仕事というのはいろいろな人との関わりの中で成り立っているものです。そのため、「ここが動かないとどうにもならない」「この人からの返事がないと動けない」といったことはよくあります。

そういった場合、相手への催促をしなければいけないのですが、基本的に催促をされて気分がいいという方はいません。そのため、催促をする場合には細心の注意を払っていく必要があります。

ここでは、「催促編」ということで催促をする際のメールの書き方や電話のかけ方について、例文も踏まえて解説をしていきたいと思います。

 >>> 社外向け <<<

メール返信の催促

本来であればもう来ているはずのメールの返信が来ないという状況の中では、やはり怒りも出てくるでしょうし、相手を非難したい気持ちも出てくるかもしれません。

ただ、そこはぐっとこらえて感情的にならないような文面を作り上げるようにしましょう。

<メール返信の催促メール例文>

株式会社○○
○○様

いつもお世話になっております。
◆◆の◆◆です。

XX月XX日(X)に~をメールにてお送りいたしましたが、お手元に届いておりますでしょうか。

ご確認の上、お返事いただけますと幸いです。

もしお手元に届いていない場合には、すぐに再送いたしますので恐れ入りますが、XX月XX日(X)中にご連絡ください。

ご多忙のところ恐縮ですが、お返事はXX月XX日(金)までにいただけますでしょうか。

~を控えており、期限をこれ以上延ばすのが厳しい状況です。

こちらの事情で大変申し訳ございませんが、ご確認の程、よろしくお願いいたします。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
◆◆(社名) ◆◆(フルネーム)
〒000-0000 (会社の住所)
電話 00-0000-0000 / FAX 00-0000-0000 / メール (メールアドレス)

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

本当に状況が差し迫っている場合には、メールよりも電話のほうが効果的です。

電話をかけるという時点で相手も「急いで返事をしたほうがいいんだな」と察することができます。

ただ、本当に差し迫った状況だと早口になってしまったり感情的になってしまったりすることもあるかと思いますので、その点は気を付けておきましょう。

<メール返信の催促電話例文>

いつもお世話になっております。
◆◆の◆◆です。

今、お時間よろしいでしょうか?

先日の~の件でご連絡いたしました。

XX月XX日(X)に~をメールにてお送りいたしましたが、お手元に届いておりますでしょうか。

もしお手元に届いていない場合には、すぐに再送いたしますので恐れ入りますが、再送に関してましてはXX月XX日(X)中にご連絡をいただけますと幸いです。

ご多忙のところ大変申し訳ないのですが、お送りした~に関するお返事はXX月XX日(金)までにいただけますでしょうか。

というのも、~を控えており、期限をこれ以上延ばすのが厳しい状況でございます。

何卒よろしくお願いいたします。

ではご連絡をお待ちしております。

失礼いたします。

見積書の催促

ビジネスシーンでは見積書のやり取りというのも多くなります。

ただ、お願いしていた見積書が一向に届かないということもあります。

そういった場合には、急いでいることを強調した上で催促をしていきましょう。

もちろん、ここでも感情的になってしまうのはNGです。

<見積書の催促メール例文>

株式会社○○
○○様

お世話になっております。
◆◆の◆◆です。

先日は、商品に関する丁寧なご説明をありがとうございました。

さて、XX月XX日付けのメールにて、~についての見積書の作成をお願いしておりましたが、本日XX日現在、届いておりません。

XX日までにご手配くださるとのお約束でしたが、いかがなっておりますでしょうか。

当社といたしましては、XX日に発注を考えておりますので、大至急、お送りくださいますようお願い申し上げます。

取り急ぎお願いまで。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
◆◆(社名) ◆◆(フルネーム)
〒000-0000 (会社の住所)
電話 00-0000-0000 / FAX 00-0000-0000 / メール (メールアドレス)

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

見積書の催促に関しても、やはりメールより電話をしたほうが相手も「急いでいるんだな」と察してくれるはずです。

相手が約束を破って平然としていると腹が立ってしまうかもしれませんが、ここでも感情をぐっと抑えてあくまでも「急いでいるんです」「困ってるんです」というスタンスで電話をかけるようにしましょう。

<見積書の催促電話例文>

「お世話になっております。
◆◆の◆◆です。

今、お時間よろしいでしょうか?

先日ご説明いただいた商品~の件でお電話いたしました。

XX月XX日付けのメールで~についての見積書の作成をお願いしており、その際にXX日までにご手配くださるとのお約束でしたが、現在いかがなっておりますでしょうか?

当社といたしましては、XX日に発注を考えておりますので、お忙しいところ大変申し訳ないのですが、なるべく早くにお送りくださいますようお願いいたします。

では、ご連絡をお待ちしております。

失礼いたします。

 >>> 社内向け <<<

依頼事項の催促

社内でも何かをお願いしたり、お願いされたりということはよくあります。

自分が何かを依頼したときに、その催促をメールでする場合には相手を気遣いつつ、お伺いを立てるような感じで文面を作成していきましょう。

社外へのメールほど神経質になる必要はありませんが、やはり催促という行為そのものがデリケートなので文面には気を付けましょう。

<依頼事項の催促メール例文>

○○部長

お疲れ様です。

◆◆です。

先日は、いろいろとありがとうございました。

その際にお願いしました件についてはその後、いかがなっておりますでしょうか。

ご多忙中のところ、催促がましく失礼かとは存じますが、よろしくご配慮のほどお願いいたします。

お返事をお待ちしております。

◆◆(部署と名前)

電話での催促というのは、仮に社内の相手でも緊張するかと思います。

電話という時点で相手にある程度のプレッシャーを与えることになりますので、メールの文面以上にちょっとした言い回しにも気を遣うようにしましょう。

そこまでの急ぎでなければ、声色や声のトーンもできるだけ柔らかく、優しい感じにするといいかもしれません。

<依頼事項の催促電話例文>

「お疲れ様です。

◆◆です。

今、お時間よろしいでしょうか?

先日は、いろいろとありがとうございました。

本日はその際にお願いしました件についてお電話させていただきました。

その後、いかがなっておりますでしょうか?

お忙しいところ、申し訳ないのですが、何卒よろしくお願いいたします。

では、失礼いたします。

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