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旅館の電話代行利用について

旅館の電話代行利用について

電話応対スーパーバイザー:雪野朱音

以前、旅館の経営者様から「旅館のスタッフが足りないため、お客様からかかってくる予約のお電話を電話代行頂きたいのですが可能でしょうか?」というようなお問合せを頂きました。

私は「はい可能です。各種予約受付の電話応対については、弊社の「エグゼクティブプラン」で対応しております。」とお答えしました。

今回は旅館の電話代行利用についてご紹介します。

旅館で人手が足りない時は電話代行を利用しよう

旅館の電話応対は、お客様によっては宿泊の予約に合わせて、又はお問合せとして、

・駅から旅館までのアクセスについて
・食事についてなど
・お部屋について
・旅館の周辺についてなど

等の質問があるかもしれませんので、旅館についての詳しい詳細をまとめたマニュアルや、良くある質問をリストなどをご用意頂けると、電話代行会社側も電話代行しやすいと思います。

旅館の電話応対でよくある質問

渋谷オフィスの場合、旅館に関する良くある質問に対して回答することができる「Q&A対応」というサービスがエグゼクティブプランには含まれています。

「Q&A対応」とは、1つの質問に対して100文字以内の回答ができ、5つまでの Q&A に応対しています。例えば上記にあげたような、旅館の電話応対で良くありそうな質問として

・駅から旅館までのアクセスについて
・旅館の食事について
・お部屋について
・旅館の周辺情報について
・宿泊のキャンセルについて

上記の5つの質問をリストアップしておき、それに対する回答を100文字以内にまとめて用意頂くことで、お客様からの質問に電話秘書が応対することが可能です。もしもマニュアルにない質問等があった場合は、旅館の担当者様に内線電話のようにかかってきた電話を繋げることもできますので、安心して利用することができます。

コロナ以降、インバウンドの低迷、旅行産業も厳しい局面を迎えており、お客様の減少、働き手不足などの問題で、旅館のスタッフが足りないなどの問題が多発しています。またお客さんが来ないので人件費をかけることができず、家族や知人で旅館を回しているところも少なくありません。

このようなときこそ、電話代行のご利用をおすすめ致します。電話代行を利用することで、旅館の予約応対や電話でのお問合せをアウトソーシングできるため、業務を分散することができます。

家族経営の旅館こそ、電話代行を利用しよう!

例えば家族経営の旅館の場合は、清掃や洗濯、食事の支度、チェックイン/チェックアウトの対応、荷物の手配など多岐に渡ります。スタッフが少なければ、ずっと受付にいてお客様からの予約電話を待つことは難しいと思います。

電話代行を利用することで宿泊の受付応対を任せてしまい、その他の業務に取組むことができるため、業務を効率良く進めることが可能です。更に人件費をかけるよりも大分安い料金でサービスを利用できるため、経費の削減にもつながります。

料金、サービスに関して少しでもご不明の点がありましたらお気軽にご相談下さい。