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かかってきた電話の履歴を残す方法とは?

電話の履歴を残す方法とは?

電話応対スーパーバイザー:雪野朱音

電話の履歴が消えた ... かかってきた電話の履歴を復元したい ... なんてことありませんか?こちたの記事では、お客様やクライアントからかかってきた電話の「履歴」を残す方法についてご紹介致します。

固定電話で前の履歴を確認する方法

まず、固定電話の場合お使いの固定電話機や、契約しています通信会社によっては少し前にかかってきた電話番号を確認することが可能です。

・ナンバーお知らせ136

NTT東日本では、最後にかかってきた相手の電話番号を音声でお知らせしてくれる「ナンバーお知らせ136」というサービスがございます。

このサービスは事前申込みは必要なく、受話器を上げて「136」に続けて「1」をダイヤルすることで、最後にかかってきた電話の日時と電話番号を音声でお知らせしてくれます。このサービスは、利用毎に1回33円の料金がかかるので注意が必要です。

・ナンバー・ディスプレイ

もう一つお申込みが必須の「ナンバー・ディスプレイ」というサービスがございます。こちらのサービスは、電話に出る前に、かけてきた相手の電話番号がナンバー・ディスプレイ対応の電話機や通信機器等のディスプレイに表示されます。

また電話に出ることができなくても、数十件であれば電話番号が履歴として残りますので後で確認して折り返すことも可能です。こちらのサービスは、住宅用は月額440円、事務所用は月額1,320円の料金がかかります。

先に紹介したサービスは、共に電話番号の履歴は確認することができますが、人によってはその日かかってきた電話の内容やもう少し前の履歴を遡りたい、確認したいという人もいるかもしれません。

そんな方に向けて、今回は電話代行を利用することで、電話の履歴が消えることなく、また復元する必要もなくかかってきた電話を履歴やログとして残す方法についてご紹介します。

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ビジネスの世界でもメールやチャットで連絡することが当たり前になってきましたが、それでも電話での連絡や応対は消えることがありません。

メールやチャットの場合は連絡内容が履歴として残るため、その日どんな会社の誰から連絡があったのか?などを確認することが可能です。

一方の電話の場合は履歴が残りませんので、その日どんな会社の誰から電話がかかってきたのか?という電話の履歴、データを見ることができません。

そのため、もし顧客トラブルやビジネスで問題があった場合などに電話の記録を振り返ることができません。電話の履歴を確認したい、こんなときに便利なサービスが電話代行です。

電話代行を利用することで、かかってくる電話を履歴として残すことが可能です。どのように電話の履歴を残すことができるのか活用事例と共に詳しく見てみましょう。

通話録音として電話履歴が残る

弊社、電話代行の渋谷オフィスではお客様から掛かってきた電話(営業電話等以外)は全て通話録音しています。タイムスタンプ付きの録音という形で電話の通話履歴を残していますので、電話履歴としても活用頂けます。

通話録音の履歴は3ヶ月間保管しており、古いものから自動的に削除されるようになっています。これであれば、電話番号の履歴だけではなく、かかってきた電話の内容まで履歴を確認でき数ヶ月前まで遡ることができます。

電話代行の通話録音サービスを利用することで、かかってきた電話の履歴が消えてしまう心配をしないで済みます。

メール/チャット連絡を活用する

電話代行を活用することでかかってきた電話内容を文字起こししてテキスト情報として履歴を残すことも可能です。

電話代行会社では、かかってきた電話を代行して応対内容をテキストに書き起こし、すぐにメールやチャットで送ってくれます。このように応対内容を「メール連絡」「チャット通知」してくれるサービスを活用することで、かかってきた電話を見える化し、文字として残すことが可能です。

電話の履歴・内容を文字化することで、電話番号の履歴だけでは捉えることのできない情報まで見える化することができるため、電話の履歴を情報を重視する事業者様には必須のサービスです。

チャット通知を活用する

特に電話代行とチャット通知を活用することで、会社にかかってきた電話を電話履歴、社内の電話ログとして明確に残すことが可能です。(Slack の場合、無料会員は90日以降に届いたメッセージは表示されませんので注意が必要です。)

電話代行とチャット通知を組み合すことで、何かトラブルがあっても会社のログを検索して確認できたり、いつどこの誰から電話がかかってきたか?事実情報として履歴を確認することが可能になります。

チャットツール連絡サービスについてはこちらをご確認下さい。

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